Обзор Notion: стоит ли этот менеджер проектов?

В этом обзоре рассказывается, что вам нужно знать перед использованием Notion и как он может упростить ваш рабочий процесс. Узнайте больше из нашего обзора Notion ниже.

Координация вашей команды с бесконечным списком программных систем утомительна. Это тратит время и увеличивает вероятность того, что сотрудники будут работать изолированно. Таким образом, использование такого инструмента, как Notion, имеет смысл. Вы можете делиться знаниями, сотрудничать с членами команды и отслеживать проекты на одном экране.

Этот обзор охватывает все, что вам нужно знать о Notion. Я расскажу о своем опыте работы с этим инструментом, о том, как он может улучшить вашу жизнь и стоит ли он вашего времени.

Что такое понятие?

Notion — это инструмент управления проектами, в котором упор делается на совместную работу. Основанная Иваном Чжао в 2012 году, когда он жил в Сан-Франциско, он заметил, что командам практически невозможно работать над достижением целей вместе, потому что для этого требуется несколько платформ и несколько часов управления в день. Это часто приводило к разрозненности информации, особенно после ухода ключевого сотрудника.

Поэтому он основал Notion с целью упростить управление проектами и командами. Десять лет спустя можно с уверенностью сказать, что он достиг своей цели, потому что Notion предлагает все необходимое для эффективного управления проектами и обмена знаниями.

Такие компании, как Pixar, Spotify, Headspace и Cornershop, даже используют Notion для управления задачами. Он доступен на устройствах Windows, Mac, iOS и Android.

Понятие ценообразования

Notion предлагает четыре тарифных плана:

1. Бесплатный персональный план
2. Personal Pro стоит 5 долларов в месяц или 48 долларов в год.
3. Команда стоит 10 долларов в месяц или 96 долларов в год.
4. Корпоративные расходы зависят от потребностей вашего бизнеса

Бесплатная версия идеально подходит для тех, кто хочет попробовать Notion, не тратя денег. В отличие от другого программного обеспечения для планирования проектов, Notion предлагает множество функций в бесплатном плане. Это включает:

• Неограниченное количество страниц и блоков
• Делитесь проектами и спринтами с пятью гостями
• Синхронизация на неограниченном количестве устройств
• Расширенный интерфейс прикладного программирования или API
• Сотрудничество в режиме реального времени

Если вы писатель, который хочет структурировать рабочий процесс в течение следующих нескольких дней или недель, вы можете сделать это с помощью бесплатного плана Notion.

Если вам нужно что-то более продвинутое, рассмотрите план Personal Pro. Он похож на бесплатный, но предлагает неограниченное количество гостей, загрузку файлов и 30-дневную историю версий.

Но если вы управляете командой, подпишитесь на план Notion Team. Он предлагает те же функции, что и предыдущие планы, но упрощает управление. Вы найдете дополнительные функции, такие как:

• Инструменты администратора
• Группы разрешений
• Совместное рабочее пространство
• Неограниченное количество членов команды и документов

Если вам нужны элементы управления и поддержка для управления крупной компанией, попробуйте план Enterprise. Вы не найдете цену на сайте Notion. Но если вы обратитесь в отдел продаж, они помогут разработать план с учетом ваших потребностей. Он предлагает такие функции, как:

• Единый вход SAML
• Расширенная безопасность и контроль
• Ранний доступ к новым функциям
• Индивидуальные контракты и выставление счетов
• Специальное управление успехом
• Массовый экспорт PDF

Это упрощает управление компанией. Вы можете отслеживать все проекты на панели инструментов для совместной работы и больше никогда не пропускать сроки.

Для кого понятие?

После использования Notion для отслеживания моих писательских проектов я заметил, что это может принести пользу жизни:

• Внештатные писатели
• Команды
• Крупный бизнес

Внештатные писатели

Структурирование недели необходимо, если вы хотите стать успешным писателем-фрилансером. Это позволяет вам выполнять клиентские проекты, одновременно продвигая свои письменные услуги.

Делать это без инструмента управления проектами утомительно. Но с Notion вы можете создать несколько блоков для разных проектов. Таким образом, вы знаете, что вы должны сделать в течение дня и примерно сколько времени это займет.

Команды

Notion разработан для команд, потому что он делает упор на сотрудничество. Это важно, поскольку обмен знаниями повышает производительность и предотвращает разрозненность информации. Если вы управляете командой, Notion может помочь оптимизировать рабочие процессы.

Пригласите всех участников, чтобы каждый мог сотрудничать. Просто создавайте спринты, которые помогут вам достичь более крупной цели и отслеживать прогресс сотрудников.

Члены команды могут поделиться любыми проблемами, с которыми они сталкиваются, помогая друг другу найти решения. Вы также получите представление о производительности вашей команды и о том, нужно ли вам нанимать дополнительных сотрудников.

Крупный бизнес

Серьезной проблемой, с которой сталкивается большинство компаний при использовании программного обеспечения для управления проектами, является масштабируемость. К счастью, Чжао создал эту платформу, чтобы расти вместе с вашим бизнесом. Вы можете приглашать неограниченное количество пользователей и выполнять бесконечные задания. Это делает отслеживание прогресса вашей команды очень простым, даже если в команде сотни членов.

Notion также понимает, что сотрудникам крупных компаний иногда трудно найти важную информацию. Вот почему он предлагает групповую вики, позволяющую вам настроить централизованный репозиторий, на который может ссылаться ваш бизнес.

Если вы используете другие приложения, просто свяжите их со своей вики, поскольку Notion совместим с более чем 500 платформами.

Как работает понятие?

Использовать Notion просто. Во-первых, вам нужно зарегистрировать бесплатную учетную запись. Для этого зайдите на Notion.so и зарегистрируйтесь по электронной почте, через Apple или Google.

Отсюда Notion задаст несколько вопросов, которые помогут адаптировать панель инструментов к потребностям вашего бизнеса.

Затем Notion проведет вас через краткое руководство, которое поможет вам понять платформу. Я предлагаю создать страницы, которые вам понадобятся. Это должно быть:

• Список дел
• Планировщик контента
• Ежемесячные цели
• Журнал
• Трекер привычек

Щелкните значок «Новая страница» в левом нижнем углу, чтобы создать страницу. Вы найдете список различных типов страниц, таких как таблица, доска, список, галерея и календарь. Вам также нужно будет дать ему заголовок и выбрать значок, чтобы его было легче найти позже.

Теперь давайте посмотрим на некоторые функции, которые сделали мою жизнь проще.

Легко делать заметки

Notion работает как инструмент для письма, не отвлекающий внимание. Чтобы делать заметки, нажмите кнопку «Новая страница» в левом нижнем углу и выберите пустую страницу. Отсюда записывайте любые творческие идеи, которыми вы хотели бы поделиться с другими. Используйте функцию перетаскивания для добавления видео, изображений, аудио и программного кода.

Например, если у вас есть несколько новых идей для потенциальных постов в блоге, запишите свои идеи в Notion, и ваш контент-стратег сможет их увидеть. Они могут провести анализ поисковой выдачи и исследование ключевых слов, чтобы убедиться, что это практическая идея темы.

Notion также доступен на мобильных устройствах, и, поскольку он синхронизируется между устройствами, вы можете делать заметки на своем телефоне, и они появятся на вашем рабочем столе.

Ознакомьтесь с нашим обзором Craft.

Кроссплатформенное управление задачами

С помощью кроссплатформенного диспетчера задач разные отделы могут обмениваться знаниями одним нажатием кнопки, что помогает предотвратить разрозненность информации.

Но вы также можете создавать отдельные проекты и папки для отдельных отделов. Это упрощает управление различными командами и проектами, поскольку вы можете отслеживать прогресс исполнителей.

База данных табличного представления

Представление календаря Notion предлагает эффективный интерфейс для хранения и форматирования информации. Например, если у вас есть календарь создания контента, вы можете создавать разные статьи с указанием сроков и назначать авторов для каждого проекта.

Нажмите на строку, и она откроется как отдельная страница, на которой вы сможете редактировать сроки, ссылки, медиафайлы, исполнителей и статус.

Если вы нажмете три кнопки в верхнем правом углу, вы сможете скрыть или показать определенные свойства. Это полезно, если у вас много информации в таблице, но вы хотите сосредоточиться только на некоторых. Например, если вы хотите просмотреть только заголовки статей, статус, сроки и исполнителей, все, что вам нужно сделать, это отключить другие свойства.

Хотя Notion является ценным инструментом для команд, компаний и писателей, есть несколько областей, в которых я хотел бы улучшить Notion.

Области для улучшения

Вот некоторые области для улучшения, которые я заметил при использовании Notion:

• Это может сбить с толку новых пользователей
• Мобильное приложение работает медленно

Это может сбить с толку новых пользователей

Когда я впервые зарегистрировал бесплатную учетную запись Notion, я был смущен и немного напуган, потому что не знал, с чего начать. Даже с помощью учебника было так много вариантов и возможностей.

Слева есть значки для шаблонов, параметров обмена, страниц, таблиц и функций отслеживания.

Хотя вскоре после этого я начал знакомиться с интерфейсом, он немного продвинут для новых пользователей. Я бы хотел, чтобы Notion изначально предлагал меньше опций и функций на своей панели инструментов, чтобы помочь пользователям научиться управлять проектами.

Как только пользователь освоит основы, Notion может приступить к внедрению более продвинутых функций.

Если вы ищете более простое приложение для повышения производительности, обратите внимание на Trello или Airtable.

Мобильное приложение работает медленно

Мобильное приложение полезно, когда я в пути и пытаюсь записать творческие идеи. Однако это не быстро. Когда вы печатаете длинные стены текста или управляете большим количеством спринтов, приложение имеет тенденцию зависать. Иногда приложение самопроизвольно закрывается, и вам придется открывать его снова. К счастью, вы не столкнетесь с этими проблемами с веб-приложением или настольным приложением.

Я бы хотел, чтобы Notion разработала свое мобильное приложение, чтобы избежать зависаний или сбоев. Это раздражает, когда вы общаетесь со своей командой на iPad или iPhone.

Если вы ищете инструмент с более отзывчивым приложением, позволяющим делать заметки, обратите внимание на Evernote или Onenote.

Прочтите наш обзор Evernote.

Критерии обзора понятия

При тестировании и обзоре Notion на предмет того, является ли он ценным инструментом управления проектами, я использовал следующие критерии:

• Простота использования
• Гибкость
• Ценные функции
• Доступность
• Безопасность

После использования Notion для отслеживания моих проектов по написанию и редактированию я чувствую, что он соответствует всем этим критериям.

После того, как вы пройдете начальную кривую обучения, вы обнаружите, что им легко пользоваться, поскольку все функции, необходимые для управления проектами и знаниями, находятся на вашей панели инструментов. Это также гибко, поскольку вы можете использовать его на всех устройствах, получая доступ к таким функциям, как командная вики и расширенные рабочие процессы.

Но самое приятное то, что если вы хотите попробовать, вам не придется ничего платить. Бесплатный план позволяет вам управлять проектами, приглашая членов команды.

Почему вы можете доверять мне

Как внештатный писатель, я всегда экспериментирую с инструментами, которые помогают управлять письменными проектами, одновременно повышая производительность. Что мне понравилось в Notion при первой регистрации, так это то, что он предлагает все, что мне нужно для управления проектами.

Это включает в себя шаблоны, функции обмена, расширенную интеграцию с другими инструментами и возможности быстрого обмена знаниями. Эти функции помогают мне управлять будущими проектами по написанию и редактированию, поэтому я никогда не срываю сроки.

Поскольку я также использую другие инструменты, такие как Google Keep, Kanban Board, Asana, Google Docs и Markdown, я нашел Notion очень удобным, поскольку он интегрируется со всеми ними.

Я определенно буду продолжать использовать Notion. В настоящее время я не управляю командой, но когда мне понадобятся редакторы и писатели для помощи с проектами в будущем, я могу просто отправить приглашение по электронной почте, и управление станет проще.