Идеальные стратегии PR-презентации для привлечения большего количества прессы: лучшие тактики, чтобы привлечь внимание и продать свою историю

В наши дни трудно привлечь внимание репортера. Им постоянно рассказывают новые истории и рассказы, которые они никак не могут осветить. Требуется серьезное творчество, чтобы выделиться из толпы, но это возможно с идеальной PR-стратегией! Мы собираемся рассмотреть некоторые из лучших тактик, чтобы привлечь их внимание и продать им свою историю в этом сообщении в блоге.

Первое, что вы хотите сделать, это привлечь их внимание. Будь то телефонный звонок, электронная почта или личная встреча; если им не нравится ваша PR-презентация или вы планируете «основную» презентацию категории B, просто двигайтесь дальше. Это может показаться холодным, но тысячи репортеров ищут новые истории и идеи. Вы хотите убедиться, что репортеру нравится то, что он слышит, с самого начала, в противном случае удачи в привлечении его к работе позже. Есть причина, по которой нейтральная или негативная первоначальная реакция становится только хуже по мере продвижения.

Ваше вступительное предложение должно быть резким: это не только заинтригует журналиста, заставив его продолжить чтение, но и поможет вам выделиться из всех посредственных PR-презентаций, которые они получают.

Все мы знаем, что журналисты — занятые люди. Итак, если вы собираетесь отнять у них время, сделайте свою презентацию значимой и краткой: уложите ее максимум на одну страницу (в идеале два-три абзаца) с соответствующими вспомогательными материалами, включенными в виде ссылок или вложений в формате PDF/Microsoft Word.

Как только они получат этот первоначальный запрос – что теперь? В идеале, после тщательного прочтения всего за несколько секунд (репортеры — огромные скиммеры, так что помните, что ваше время, чтобы блеснуть, ограничено), они решат поместить PR-презентацию в свою стопку «Да, Нет или Может быть».

Теперь, скорее всего, никто никогда раньше не говорил вам что-то вроде «Нет». Поэтому, когда репортер говорит, что он поместил вас в стопку «нет или может быть» — это не личное (это случается чаще, чем нам бы хотелось). Если это ваша первая попытка питча, вам придется сбалансировать свою потребность в ответе с журналистом, не желающим раздражаться: продолжайте следить как можно вежливее, пока этот тихий голос в их голове, наконец, не скажет, что, возможно, пора отказаться от этого человека, по крайней мере, в это время. Правда в том, что у журналистов просто нет времени реагировать на каждую презентацию. В идеальном мире мы бы получили ответы с обратной связью, но это случается редко. Когда это происходит, даже если это резко или грубо, просто примите это и будьте добры. Несожженный мост по-прежнему является возможным путем к освещению в СМИ в будущем.

Удостоверьтесь, что за заявлениями стоит что-то существенное, потому что в наши дни журналисты быстро видят сквозь дым и зеркала! Будьте честны с собой, стоит ли эта история выделяться, когда вы обдумываете ее со всех точек зрения, чтобы вы с меньшей вероятностью тратили чье-то время впустую, включая вас и журналиста.

Помните о тоне PR-презентации. Если это звучит как коммерческое письмо, немедленно исправьте его. Лучшие презентации — разговорные и представляют собой интересный аспект, который ранее не освещался, поэтому журналисты будут рассматривать его с энтузиазмом, а не с пренебрежением, потому что они уже слышали эту историю слишком много раз.

Вот несколько простых советов, которые вы можете использовать уже сегодня для создания идеальных PR-презентаций:

1. Сделайте это личным . Если вы хотите привлечь внимание репортера, вам нужно пойти дальше простого копирования и вставки вашего пресс-релиза в электронное письмо. Вам нужно персонализировать свой питч. Обратитесь к репортеру по имени и покажите, что читали его прошлые статьи и восхищаетесь его работой. Более того, найдите способ связать свою историю с их прошлой работой, чтобы показать, насколько она идеально подходит для их публикации.

Пример PR-презентации:

Привет Ларри. Мне очень понравилась ваша недавняя статья о важности рассылки по электронной почте при обращении в СМИ с пресс-релизом или идеей подачи. Я профессионал в области PR и хотел бы, чтобы вы ознакомились с моей новой книгой «Манифест PR-стратегии: 8 шагов к созданию PR-кампании, предназначенной для широкого освещения в СМИ». В книге приводятся советы, приемы и передовой опыт, благодаря которым ваша история будет освещена в средствах массовой информации. Это действительно важно, потому что это может помочь развитию бизнеса, особенно малого, в котором нет больших бюджетов или больших команд профессионалов. Я приложил бесплатную копию книги в формате PDF для ознакомления.

2. Будьте кратки . В чем заключается суть вашей… PR-презентации? Каждую неделю репортеры получают сотни PR-презентаций. Прохождение их всех занимает много времени, а это означает, что вам нужно максимально упростить свой питч. Будьте кратки и по существу, и убедитесь, что суть вашего сообщения доходит до вас в течение нескольких секунд. Если возможно, найдите способ уловить суть вашей истории в одном предложении.

3. Не отправляйте пресс-релизы в виде вложений . Вы хотите, чтобы ваше предложение было легко видно, если они перейдут по ссылке и откроют ваше электронное письмо. Отправка вашего предложения исключительно в виде вложения — плохая идея по нескольким причинам, но главная причина в том, что время, необходимое для его открытия, слишком велико. Сообщите свою подачу и контекст, а затем включите вложения в качестве дополнительного резервного материала. Если вы отправляете пресс-релиз вместе со своим предложением, я рекомендую скопировать и вставить его в текст электронного письма под вводным предложением. Как вы можете видеть из примера PR-презентации в № 1, вложение имеет смысл, поскольку никто не собирается копировать и вставлять всю книгу в электронное письмо. Другой вариант — просто добавить ссылку (Dropbox или Google Drive), а не вложение.

4. Электронная почта в нужное время дня. Знать, когда отправлять электронную почту, так же важно, как и знать, что отправлять по электронной почте. Помните, репортеры постоянно упираются в сроки. Вот почему хорошей идеей будет отправить электронное письмо рано утром, прежде чем наступит спешка, чтобы уложиться в сроки. Конечно, у каждого репортера есть свои предпочтения, поэтому всегда полезно узнать, в какое «лучшее время» они могут быть доставлены. Также имейте в виду, что понедельник — это дни, когда вы можете наверстать упущенное по электронной почте, которая накопилась за выходные, поэтому вы получите еще более тонкий обзор вашего идеального PR-презентации, чем обычно. По возможности избегайте понедельников.

5. Напишите неотразимую строку темы . Ваша тема важна по двум основным причинам: 1) она необходима для привлечения внимания репортера и заставляет его открыть вашу электронную почту и 2) она отвечает за то, чтобы ваша электронная почта не была помечена как спам. Что касается первого пункта, вам нужно писать привлекательные сюжетные линии, которые не звучат как реклама или обычные скучные истории. Напишите строки темы, которые вы могли бы видеть в качестве заголовков в публикации репортера.

6. ПОЖАЛУЙСТА, НЕ ДЕЛАЙТЕ ЭТОГО!!! – Чтобы ваша электронная почта не была помечена как спам, избегайте чрезмерной пунктуации и ИСПОЛЬЗУЙТЕ ВСЕ ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ, ТАК КАК ЭТО ВЫГЛЯДИТ СПАМОМ!!! Это заходит слишком далеко, когда дело доходит до привлечения внимания репортера к его почтовому ящику. При этом я вижу, что люди эффективно используют смайлики. Я бы порекомендовал использовать смайлики редко и сначала протестировать их на нескольких носителях, чтобы определить, находят ли они в вашей отрасли освежающими или раздражающими.

7. Свяжите свою PR-презентацию с текущим событием . Связывание вашей истории с текущим событием или отраслевой тенденцией может сделать ее гораздо более привлекательной для журналистов. Это добавит в вашу историю дополнительный информационный элемент, увеличивая шансы, что ее подхватят. Например, если вы работаете в сфере кибербезопасности, вы можете связать свою презентацию с недавним нарушением безопасности, поскольку всегда кажется, что до него осталось несколько недель или месяцев.

8. Будьте готовы отвечать на вопросы . Это кажется пустяком, но вы будете удивлены, как часто специалисты по связям с общественностью не готовы должным образом отвечать на вопросы. Прежде чем начинать контакт, убедитесь, что вы уверены в материале. Подумайте, какие вопросы могут задать репортеры, и будьте готовы дать четкие и лаконичные ответы. Думать на ходу — отличный способ отвечать на вопросы, а также адаптировать свой идеальный PR-шаг к тому, что на самом деле может понадобиться журналисту в плане истории.

Как еще пиарщики могут улучшить свои презентации? Оставьте комментарий с вашим лучшим советом.

Эта статья написана Микки Кеннеди, основателем eReleases (https://www.ereleases.com), онлайн-лидера в доступном распространении пресс-релизов. Чтобы подписаться на PR Fuel, посетите: https://www.ereleases.com/prfuel/subscribe/.