Напишите эффективный обзор производительности: пошаговое руководство

Одним из наиболее важных аспектов роли менеджера является предоставление обратной связи, которая информирует, обучает и дает членам команды возможность расти и добиваться успеха. Нигде это не является более важным, чем в обзоре производительности. Обзор эффективности — это наиболее структурированная возможность для менеджеров оценить работу сотрудников, предоставить устную и письменную обратную связь и установить цели для будущего развития.

Если все сделано правильно, это также способствует открытому общению между менеджерами и сотрудниками и дает сотрудникам ощущение, что их ценят, и дает им четкое представление о том, как в дальнейшем добиться успеха на своей должности. Читайте дальше, чтобы узнать, как писать и проводить конструктивные и эффективные обзоры производительности.

Что такое обзор производительности?

Обзор производительности — это формальная, структурированная оценка производительности работы, включая достижения и области для улучшения, которая обеспечивает обратную связь для профессионального развития.

Обзор производительности может представлять собой комплексную ежегодную оценку производительности, проводимую руководителем, более целостный обзор на 360 градусов, включающий отзывы на рабочем месте от руководителей, коллег и подчиненных, или коллегиальный обзор, включающий ценные отзывы о командной работе и сотрудничестве. навыки коллег, работающих в тесном контакте с сотрудником. Обзоры эффективности могут также распространяться на образовательные учреждения, где экспертные оценки могут иметь большое значение.

В любом случае анализ эффективности является важнейшим инструментом, предназначенным для содействия росту и успеху посредством постоянного совершенствования и согласования индивидуальных и бизнес-целей.

Анализ эффективности также может служить важным инструментом формального документирования неудовлетворительного поведения или производительности с целью либо определить курс на улучшение, либо потенциально привести к увольнению.

3 ключевых компонента эффективного анализа эффективности

Эффективный анализ эффективности построен на трех основных элементах, которые обеспечивают всестороннюю, справедливую и продуктивную оценку:

1 Четкие цели

Вашему сотруднику должны были быть поставлены четкие задачи SMART — конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные по времени цели и обязанности — посредством внутренних коммуникаций задолго до проверки эффективности. Эти четкие цели — это путь вашего сотрудника к успеху в своей должности. Они также помогут вам оценить производительность; В центре вашего обзора должно быть то, как они выполнили поставленные перед ними задачи.

Примеры четких целей производительности

• Улучшите показатель удовлетворенности клиентов вашего отдела с 81% до 85% и увеличьте показатель удовлетворенности клиентов отдела с 85% до 90%, внедрив в течение следующих шести месяцев две новые инициативы по обслуживанию клиентов.
• Разработайте и запустите новую функцию продукта, отвечающую основным запросам наших пользователей, указанным в последнем опросе команды, проведенном к концу третьего квартала.
• Снизить процент перерасхода проектов с 15% до 5% за счет улучшения распределения ресурсов в следующем году; ввести еженедельные проверки прогресса в течение следующего квартала, чтобы гарантировать, что это произойдет.

2 Сбалансированная обратная связь

Сбалансированная обратная связь охватывает достижения и области для улучшения. Оба важны для анализа производительности.

Каждый сотрудник получает признание за хорошо выполненную работу. Обзор производительности — это время, чтобы подробно отметить эти достижения. Такое признание порождает чувство личной гордости, повышает моральный дух и вдохновляет на постоянное стремление к профессиональному росту внутри компании. Похвала за достижения также облегчает получение конструктивной критики, которая необходима для того, чтобы помочь вашему сотруднику расти и продвигаться по своей должности.

Независимо от того, является ли обратная связь положительной или отрицательной, она должна быть подкреплена конкретными примерами и данными, такими как заметки, электронные письма или поддающиеся количественному измерению результаты. Этот научно обоснованный подход обеспечивает ясность, знакомит сотрудников с их влиянием и демонстрирует ваши знания и вклад в их усилия и успех.

3 Будьте конкретными, актуальными и действенными

Представьте себе, что единственным отзывом, который вы дали во время аттестации, было бы: «Вам нужно улучшить свою работу». Без определения аспектов, которые нуждаются в улучшении, контекста или связи с ролью или обязанностями сотрудника, а также рекомендаций о том, как улучшить или какие шаги предпринять дальше, ваша обратная связь не будет ценной для улучшения, роста или развития сотрудника или для помощи вам и ваша команда получает максимальную отдачу от члена вашей команды.

Вот почему обратная связь всегда должна быть конкретной, актуальной и действенной:

Конкретнаяобратная связь позволяет сотруднику понять, о чем именно вы говорите.

Соответствующаяобратная связь гарантирует, что вы предоставляете обратную связь в пределах влияния сотрудника и актуальности для обсуждаемой дискуссии.

Полезнаяобратная связь дает сотруднику четкое понимание следующих шагов, будь то повышение производительности или поддержание отличной работы.

Более конкретное, актуальное и действенное заявление о необходимости повышения производительности могло бы звучать так: «Я заметил, что ваши отчеты часто содержат неточности в анализе данных. Например, в последнем отчете доля ошибок составляла 10%. Чтобы улучшить ситуацию, я рекомендую перепроверить ваши расчеты и использовать наши инструменты проверки данных перед отправкой. Давайте также запланируем время для совместного рассмотрения этих инструментов».

Примеры эффективной обратной связи

• «Ваши презентационные навыки значительно улучшились. Ежеквартальный отчет, который вы представили в прошлом месяце, был ясным, кратким и хорошо принят руководством».
• «Несмотря на то, что ваши технические навыки сильны, в управлении проектами есть возможности для совершенствования. Я рекомендую сосредоточиться на оценке сроков и распределении ресурсов в предстоящем квартале».
• «За последние три месяца я заметил, что вы последовательно соблюдаете сроки проекта, но часто в ущерб моральному духу команды. Например, в ходе недавней маркетинговой кампании члены команды сообщили, что работали сверхурочно в течение двух недель подряд. В дальнейшем я бы хотел, чтобы вы сосредоточились на совершенствовании своих навыков делегирования. Давайте устроим встречу, чтобы обсудить стратегии более равномерного распределения задач и изучить методы управления временем, которые помогут поддерживать эффективность и благополучие команды».

7 шагов для написания и проведения обзоров эффективности

Написание и проведение содержательных обзоров производительности требует времени и усилий. Но выгоды намного перевешивают затраты. Помимо признания ваших сотрудников за их работу и предоставления полезных отзывов об их работе, ваш отзыв будет способствовать постоянному открытому общению, поможет четко определить ожидания и заложить основу для будущего успеха членов вашей команды.

Чтобы оптимизировать свои усилия и добиться оптимальных результатов, следуйте этим семи лучшим практикам анализа производительности:

1 Попросите сотрудников провести самооценку

Самооценка сотрудников, при которой сотрудник предоставляет письменный обзор своей работы, является одним из нескольких мощных методов оценки сотрудников, которые приносят пользу как сотруднику, так и менеджеру.

Для сотрудника такая саморефлексия — это возможность выделить достижения, которые могли остаться незамеченными, определить области, требующие улучшения, и повысить самосознание.

Для менеджера это возможность увидеть производительность глазами сотрудника и получить информацию, которая поможет провести более точную и целостную оценку производительности.

2. Соберите исчерпывающие данные для подтверждения вашей оценки.

Использование данных для формулирования вашего обзора — одна из самых мощных стратегий оценки эффективности.

Данные предоставляют однозначное свидетельство того, как сотрудник выполнил свои задачи SMART или документально подтвержденные роли и обязанности. Вооружившись данными, вы получите более четкое представление о работе вашего сотрудника, что позволит вам провести объективную, обоснованную и конструктивную оценку. Данные также могут предоставить конкретные примеры для включения в ваш письменный обзор и темы для обсуждения при проведении анализа эффективности.

При поиске данных для оценки эффективности собирайте их из различных источников: отзывы коллег, отзывы клиентов или заказчиков, результаты проектов, записи посещаемости, показатели продаж и предыдущие показатели производительности обеспечивают более полный обзор и меньше возможностей для непреднамеренной предвзятости.

3. Напишите обзор производительности

Объединив цели SMART, заметки по самооценке и данные, вы получите четкое представление о производительности сотрудника. Используйте эту информацию для написания обзора производительности.

Начните с положительных моментов, прежде чем переходить к областям, требующим улучшения. Искренняя похвала помогает смягчить любые негативные отзывы. Стремитесь к соотношению трех положительных комментариев на каждый конструктивный отзыв 3:1 и тщательно подбирайте слова. Такой баланс гарантирует, что сотрудники почувствуют, что их ценят, и найдут области для улучшения.

Для достижения наилучших результатов обязательно определите области для улучшения как возможности для роста, а не как неудачи. Используйте модель «ситуация-поведение-воздействие», чтобы обеспечить объективность обратной связи. Вам следует описать:

• Ситуация
• Наблюдаемое поведение
• Его влияние на команду или организацию

Такой стиль общения «покажи, а не расскажи» делает ваши отзывы более интересными и понятными. Наконец, включите соответствующие данные, статистику и примеры в письменный документ и запишите любые дополнительные данные или примеры, которые вы, возможно, захотите изучить во время совещания по оценке эффективности.

Ищете дополнительные рекомендации? Ознакомьтесь с примерами проверки эффективности и узнайте, как улучшить качество написания.

4 Проведите собрание по оценке эффективности

Совещания по оценке производительности могут вызывать у сотрудников сочетание ожидания и беспокойства, особенно когда бонусы привязаны к индивидуальным целям или существуют известные проблемы с производительностью, которые будут решены. По этим причинам важно создать спокойную, профессиональную и конструктивную атмосферу в начале встречи.

Начните с выбора тихого и удобного места для встречи, где нет отвлекающих факторов и нет возможности услышать ваш разговор другими сотрудниками.

Начните встречу с короткой непринужденной беседы, которая поможет сотруднику расслабиться: теплое приветствие и небольшое подшучивание могут значительно успокоить нервы. Затем четко объясните цель и структуру обзора.

Проходя обзор и предоставляя сбалансированную обратную связь, начните с положительных моментов. Выделите конкретные достижения и вклад. Вдавайтесь в подробности и поделитесь имеющимися у вас данными, чтобы подчеркнуть вашу осведомленность об их усилиях.

Если вам необходимо решить деликатные вопросы, такие как плохая производительность труда, поведенческие проблемы или конфликты на рабочем месте, помните о том, как вы к ним подходите. Вообще говоря, лучше всего работает прямой подход в сочетании с сочувствием. Будьте конкретны при решении проблем, уделяя особое внимание поведению и результатам, а не личным характеристикам. Предоставьте четкие, практические предложения по улучшению, чтобы эффективно руководить сотрудником.

Используйте один из наиболее важных методов обратной связи с сотрудниками: поощряйте разговор, задавая открытые вопросы, которые раскрывают точку зрения сотрудника. Примером может быть: «Что вы думаете о том, чем я поделился?» Это покажет, что вы цените их вклад, и создаст для сотрудника более увлекательный опыт совместной работы. На протяжении всего собрания активно слушайте, делайте заметки, если это необходимо, и проявляйте искренний интерес к их вкладу.

5 Используйте эффективные методы общения

В коммуникациях по оценке эффективности не должно быть серых зон. Эффективное общение — это разница между обзором с четкой обратной связью, пониманием следующих шагов и положительным результатом, и разочарованным, растерянным или, возможно, недовольным сотрудником, который не понимает, как действовать успешно. Вот пять способов обеспечить четкое и эффективное общение:

• Используйте методы активного слушания: поддерживайте зрительный контакт и подавайте вербальные и невербальные сигналы, чтобы продемонстрировать вовлеченность.
• Используйте ясный и краткий язык и избегайте жаргона или двусмысленности при обсуждении показателей эффективности или ожиданий.
• Практикуйте сочувствие: признавайте точку зрения и эмоции сотрудника на протяжении всего разговора.
• Обобщите ключевые моменты и попросите подтверждения, чтобы убедиться, что вы и ваш сотрудник согласны.
• Используйте ролевые упражнения, чтобы попрактиковаться в рассмотрении деликатных тем. Вы можете нанять коллегу, который будет выполнять роль сотрудника и предлагать различные ответы на ваши конструктивные отзывы по гипотетической проблеме с производительностью.

6. Запланируйте последующее наблюдение после проверки.

После проверки эффективности организуйте последующую встречу, чтобы закрепить дискуссию и определить четкий путь вперед. Это ваша возможность совместно разработать новые действенные планы, соответствующие роли сотрудника, потребностям в развитии и целям компании.

Начните работу после проверки с обобщения ключевых моментов проверки, включая сильные стороны, которые можно использовать, и области для улучшения. Затем поработайте с сотрудником над установлением новых целей SMART, касающихся выявленных областей роста.

Например, если коммуникативные навыки были выделены в качестве области для развития, цель могла бы быть такой: «Пройти продвинутый курс по навыкам презентации и провести три командные презентации в течение следующих шести месяцев».

Создайте подробный план действий для каждой цели, определив конкретные шаги, необходимые ресурсы и основные этапы. Убедитесь, что план включает регулярные проверки или обзоры развития сотрудников для отслеживания прогресса и обеспечения постоянной поддержки.

Такой совместный подход не только усиливает приверженность сотрудников своему развитию, но также демонстрирует ваш вклад и вклад организации в их успех.

Устанавливая четкие, измеримые цели и структурированный план достижения, вы создаете основу для постоянного совершенствования и повышения производительности в предстоящий период анализа.

7 Постоянная поддержка и проверки

Недостаточно предложить обзор, определить следующие шаги и затем заняться своими делами. Как руководитель вашего сотрудника, ваши небольшие постоянные усилия будут иметь большое значение для укрепления целей и успеха, предоставления возможностей для обратной связи и вопросов, а также обеспечения поддержки вашего сотрудника в его пути развития.

Одна из эффективных стратегий — запланировать короткие неформальные встречи. Организация быстрых, повторяющихся бесед за чашкой кофе или выделенного времени во время встреч один на один для обсуждения прогресса и проблем создает конструктивную, благоприятную среду для успеха. Кроме того, празднование небольших побед на этом пути может поднять моральный дух и сохранить мотивацию, когда вы и ваш сотрудник готовитесь к следующему обзору производительности.

Ключевые моменты

• Установите четкие цели SMART для эффективности работы сотрудников.
• Предоставляйте сбалансированную обратную связь, которая признает достижения и определяет области для улучшения.
• Убедитесь, что обратная связь является конкретной, актуальной и действенной.
• Поощряйте культуру непрерывной обратной связи и роста посредством регулярных проверок, которые укрепляют цели, обеспечивают поддержку и обратную связь, обсуждают прогресс и проблемы и отмечают небольшие победы на этом пути.

Обзоры производительности: часто задаваемые вопросы

Как часто следует проводить обзоры эффективности?

В идеале обзоры эффективности должны проводиться не реже одного раза в год, но более частые проверки — например, ежеквартально или раз в два года — могут улучшить коммуникацию и развитие. Такой подход способствует развитию культуры постоянного совершенствования и позволяет своевременно корректировать цели и ожидания в отношении производительности.

Как можно решить проблемы с производительностью, не демотивируя сотрудников?

Чтобы решить проблемы с производительностью, не демотивируя сотрудников, используйте факты, а не мнения, а также прямой подход в сочетании с сочувствием. Сосредоточьтесь на конкретном поведении и результатах, а не на личных характеристиках. Предоставьте четкие, действенные предложения по улучшению, определите области развития как возможности для роста и используйте модель «ситуация-поведение-воздействие», чтобы обеспечить объективность и актуальность обратной связи.

Каковы наилучшие методы документирования обзоров производительности?

Лучшие методы документирования обзоров эффективности включают сбор полных данных из различных источников, чтобы вы могли сделать свою оценку, основываясь на фактах, а не на мнениях. Сформулируйте свою обратную связь для достижения успеха: начните с достижений, затем стремитесь к соотношению положительных комментариев к конструктивной обратной связи 3:1, используя для объективности модель «ситуация-поведение-воздействие». Включите соответствующие данные, статистику и примеры в поддержку оценки.