Как использовать личный канбан и стать безумно продуктивным

Персональный канбан может помочь найти творческий баланс между ведением бизнеса и работой над своим ремеслом. В этом руководстве объясняется, как это работает.

Вы ищете идеальную систему личной продуктивности для своего творческого бизнеса?

Сначала плохие новости: его не существует. Как и в случае с программным обеспечением для целевых страниц, вы должны выполнять работу независимо от вашей системы.

А теперь хорошие новости: Канбан — это простая в использовании и обучении система, которая поможет вам не чувствовать себя перегруженным бесконечными списками дел. Для этого вы можете использовать доску или такой инструмент, как Trello.

Давайте погрузимся.

Что такое Канбан?

Канбан — это гибкий метод создания продуктов на основе непрерывных поставок. Эта система возникла из японской производственной системы.

Промышленный инженер Toyota Тайити Оно создал систему, чтобы помочь занятым руководителям предприятий справляться со сложными проектами и рабочими нагрузками.

Что такое персональный канбан и как он работает?

Персональный канбан — это адаптация гибкого метода для отдельных лиц и даже для владельцев малого бизнеса. Он работает, заставляя пользователей визуализировать работу в одном месте и ограничивать то, над чем они работают.

Джим Бенсон и Тонианна ДеМария Бэрри предлагают эти два правила, используя эту систему продуктивности, в своей превосходной книге « Персональный канбан».

1. Визуализируйте свою работу
2. Ограничьте незавершенное производство (WIP)

Они сказали о первом правиле: «Когда мы видим работу в ее различных контекстах, реальные компромиссы становятся явными. Теперь у нас есть физическая запись всех этих требований к нашему времени. Это более широкое представление о нашей работе и нашем контексте позволяет нам принимать лучшие решения.

И они добавили о правиле два: «Ограничение незавершенного производства дает нам время сосредоточиться, работать быстро, спокойно реагировать на изменения и выполнять работу вдумчиво».

Шаг 1: Подготовьте свою канбан-доску

Разделите доску на три колонки. Если у вас ее нет, подумайте о покупке Magic Whiteboard и прикрепите ее к стене или даже разделите большой блокнот формата A4 или Letter.

Назовите первый столбец «Сделать», второй «Выполняется» и третий «Готово».

Первый столбец предназначен для записи рабочего элемента в ваш новый список дел. Во-вторых, чтобы решить, над чем вы собираетесь работать прямо сейчас, и в-третьих, чтобы записать то, что вы закончили.

Не забывайте избегать классической ошибки продуктивности, когда проект превращается в задачу. Для выполнения проекта требуется ряд задач (или карточек). Вы также можете использовать липкие заметки для представления карты Kaban.

Шаг 2: Работа с Канбан

Добавляйте элементы или карточки в столбец «Задачи» на доске Канбан, используя маркер или стикеры.

Используйте глагол действия и запишите рассматриваемую задачу. Если вы переезжаете, это может быть «Наймите компанию по переезду». В качестве альтернативы, если вы готовите большую презентацию, это может быть «Исходные стоковые изображения».

Когда вы будете готовы к работе, перетащите элемент или задачу из столбца «Задачи» в «Выполняется».

Как правило, я считаю разумным оставлять в колонке «Выполнение» не более трех пунктов. Это ограничивает мою незавершенную работу и помогает визуализировать то, над чем я работаю. (Помните правила!)

Когда вы закончите работу, перетащите завершенную задачу из столбца «Выполняется» в столбец «Готово». Затем вытащите еще одну карточку Канбан из «Делать» в «Выполнение».

Шаг 3. Просмотрите свою доску

Во время работы вы, естественно, будете перетаскивать задачи слева направо на доске.

Простое перетаскивание задачи из одного столбца в другой заставляет вас расставлять приоритеты. Это также поощряет регулярные обзоры вашего списка дел.

Этот способ работы поощряет состояние потока. Процесс перемещения карт из одного столбца в другой доставляет удовольствие. Вы можете быстро увидеть задачи, которые легко выполнить, те, которые занимают много времени, и даже задачи, с которыми вы застряли. Бенсон сказал мне,

«Самой распространенной ошибкой было бы не ограничивать незавершенное производство… Люди иногда пропускают второе, потому что «слишком много дел», и, по иронии судьбы, именно для этого в первую очередь и предназначено ограничение WIP».

Джим Бенсон

Как только вы освоитесь с методом Канбан, добавьте дополнительные столбцы на свою личную Канбан-доску или в Канбан-приложение.

Например, я создал столбец под названием «Ожидание», чтобы зафиксировать задачи, которые я заблокировал, и те, где мне нужно, чтобы кто-то ответил мне. Я также создал столбец «Далее» для задач, над которыми хотел работать в течение рабочего дня, но не сразу.

Совет для профессионалов: если вам нужно вдохновение, поищите в Google Images фразу «Персональная канбан-доска».

Рекомендуемые инструменты Канбан

Когда я начал использовать Personal Kanban, я протестировал большую белую доску и блокнот. Оба инструмента прекрасно работают и помогут вам освоить основы Канбана. С помощью этого метода любой может записать открытую и выполненную задачу.

Как только вы почувствуете, как работает эта система повышения производительности и как она станет частью вашей рабочей недели, вы будете готовы к использованию цифровой персональной доски Kaban.

Trello — это веб-приложение для управления проектами. Это в основном тип программного обеспечения Канбан. Вы можете загружать файлы в свои задачи или карточки, маркировать их, устанавливать сроки выполнения и так далее.

Загрузка вложений на карточки полезна для сбора всей вашей работы в одном месте. Точно так же я использовал функции совместной работы приложения Trello для работы со сторонними подрядчиками.

Как бы я ни любил Trello для личной продуктивности, я рекомендую сначала освоить Канбан на доске или аналоговой системе. В конце концов, инструмент всегда менее важен, чем выполнение работы. Затем вы можете перейти к специальному приложению или программному обеспечению.

Попробуйте персональный канбан уже сегодня

Идеального инструмента Kaban не существует. Если ваш простой список дел помогает вам выполнить работу, придерживайтесь его.

Я пробовал много программного обеспечения для управления проектами за эти годы. Самая большая проблема заключается в том, что большой список иногда может показаться ошеломляющим.

Если это происходит с вами, персональный канбан не займет много времени, чтобы научиться, и он поможет вам управлять своей повседневной работой, не чувствуя себя перегруженным. Эта система личной продуктивности также помогает визуализировать работу в одном месте. Или, как сказал Бенсон,

«Система была специально разработана для обеспечения гибкости за счет небольшого набора правил. Это главная причина, по которой мы видим, что он принят в каждой стране и во всех сферах на земле, включая дома. Дети с удовольствием выполняют свои обязанности. Команды разумно решают сложные проблемы. Работа над проектом и окружающей средой легко визуализируется и завершается».

Джим Бенсон

Версия этого поста первоначально появилась на Forbes.

Это также отредактированный отрывок главы из моей новой книги «Это работает: сосредоточьтесь на том, что важно, и получите результаты, которых вы заслуживаете».

Распродажа

Это работает: сосредоточьтесь на том, что важно, и получите результаты, которых вы заслуживаете

• Коллинз, Брайан (писатель)
• Английский (язык публикации)
• 296 страниц — 27.05.2019 (дата публикации) — Nielsen (издатель)

Купить на Амазоне

Часто задаваемые вопросы