8 фраз для генеральной уборки ваших писем

Плохие писательские привычки накапливаются, как беспорядок в доме. Стоит периодически избавляться от скопившихся излишков кофейных кружек и забывающихся футболок, так почему бы не провести аналогичную инвентаризацию, чтобы избавить свои электронные письма от нескольких клише и глубоко «ме» на рабочем месте?

Мы должны признать, что мы тоже виноваты: оказывается, называть клише «изношенными» само по себе является чем-то вроде клише, поэтому мы удалили это. Действительно, ваш скромный писатель не гордится тем количеством совершенно безжизненных писем, которые он «отправил». Мы все можем добиться большего.

Имея это в виду, мы собрали некоторые из наиболее скучных, устаревших и в целом субзвездных фраз, которые вы, возможно, решите выбросить во время генеральной чистки своих электронных писем, а также несколько аккуратных и четких альтернатив.

1 Надеюсь, это письмо вас застанет.

Вы могли бы сказать это с заботой, но эта фраза настолько утомительна и универсальна, что теперь рискует предположить обратное: не столько вдумчивое чувство, сколько просто бессмысленная болтовня.

Зачастую лучше сразу остановиться на этом моменте и перейти к сути, но если вам действительно нужна еще одна строка после приветствия, выразите признательность читателю, поговорив конкретно с ним:

Мне нравится ваш последний пост в блоге.

Я оценил вашу презентацию на прошлой неделе о снижении выбросов углекислого газа нашими серверами.

Фотографии вашего нового щенка, которыми вы поделились в Slack, просто восхитительны.

Если вы пишете кому-то, кого плохо знаете или вообще не знаете, вы все равно можете похвалить его или начать с намека на то, откуда вы знакомы или почему обращаетесь к нему:

Мы кратко встретились на конференции через нашего общего друга Арджуна.

Два человека сказали мне, что ты будешь идеальным гостем для нашего подкаста.

Цель — показать читателю, что вы вкладываете мысли в то, что пишете.

2 Просто продолжаю. . .

Вы можете использовать эту перегруженную фразу, когда подталкиваете кого-то, кто не ответил на электронное письмо. Иногда это необходимо, но эта фраза слишком часто не достигает своей цели – получить ответ. Поэтому стоит сначала спросить себя: «Требует ли мое сообщение ответа?» Если ответ «да», то найдите более прямой вариант.

Неоптимальный пример 1:Просто проверяю, есть ли интерес к . . .[пресс-релиз, например]

Предложение:Честно говоря, мы рекомендуем вообще обрезать линию.

Неоптимальный пример 2:Просто проверяю, есть ли у вас какие-либо данные, прежде чем мы отправим эту итерацию клиенту.

Предложение:клиент ожидает от нас чего-то сегодня днем, поэтому мне бы хотелось получить окончательные изменения к полудню.

Обратите внимание, что последнее предложение позволяет передать больше информации — более убедительно — без того, чтобы оно было более длинным или менее вежливым.

3 Просто возвращаюсь назад. . .

Все те же проблемы, что и выше, за исключением большего количества обходных путей. Вы можете обойтись без этого.

4 Новый нормальный

Неисчерпывающий список причин отказаться от этой фразы может включать в себя то, что она слишком часто используется и расплывчата, что она не оставляет никого, кто ее печатает или читает, с хорошим настроением, и что она призвана признать множество неприятных реалий, одновременно, возможно, минимизируя их.

Это может быть тот, который вы просто бросаете и двигаетесь дальше:

Неоптимальный пример:наша команда все еще приспосабливается к новым нормам, и нам необходимо соответствующим образом перестроить процесс собеседований.

Предложение 1:Пришло время перестроить процесс собеседования.

Еще один хороший вариант — быть более конкретным и немного более человечным:

Предложение 2.Пандемия разрушила наш старый процесс собеседований, поэтому давайте потратим некоторое время на разработку нового.

Это гораздо меньше похоже на то, что это написал компьютер, чем пример, с которого мы начали, — и в меньшем количестве слов.

5 Как обсуждалось. . .

Обычно это используется, когда в электронном письме говорится о том, что нужно сделать после встречи, но оно обычно расплывчато. Спросите себя: «Какой лучший способ напомнить читателю, о каком разговоре я говорю?»

Неоптимальный пример:как обсуждалось на совещании всего персонала в среду, я подготовил прилагаемые рекомендации.

Предложение 1:Основываясь на отзывах сотрудников, которые хотят привести собак в офис, я составил несколько рекомендаций.

Предложение 2:Всегда приводите в офис собак.

(Последнее — шутка. Вроде того.)

6 Извините за задержку.

Одним из преимуществ электронной почты является то, что вы часто можете подождать до следующей встречи, или после обеда, или даже до завтра, чтобы ответить. Так как часто вам действительно нужно извиняться за использование этой функции?

Как и в случае со многими другими фразами, приведенными выше, часто можно сократить эту идею, не заменяя ее, но если вам необходимо ее использовать, поищите способы сделать ее новой или отличительной. Искренне Ваш однажды извинился за то, что забыл письмо в пятницу днем, перефразировав почтенного Гэндальфа: «Тьма взяла мой ответ, и он «отклонился от мысли и времени».

Мне все равно удавалось продолжать получать работу от этого редактора, так что, по крайней мере, это баллы за изобретательность?

7 Если нет, не беспокойтесь!

Мы хотим, чтобы вы знали, что можно попросить помощи на работе или сообщить читателю, что вам нужно закончить что-то раньше установленного срока. Это не властность; это просто правда.

Неоптимальный пример:можно ли сообщить мне, если вы заинтересованы сегодня до 16:00? Если нет, не беспокойтесь!

Предложение:моя команда собирается окончательно утвердить состав панели позже сегодня, поэтому, если вы согласны, дайте мне знать до 16:00.

Стоит отметить, что последнее предложение занимает немного больше места. Это разрешено. И ты тоже.

8 Я с нетерпением жду вашего ответа.

Что бы говорилось в электронном письме, которое вы пишете, если бы это былонеправдой? Это понятие, как правило, несущественно и его легко отбросить, но если вы хотите подчеркнуть, что вам нужен своевременный ответ, попробуйте использовать последний пример выше, в котором указана и причина, и конкретные временные рамки.

Если вы заметили здесь тему с нашими предложениями, возможно, многие формы беспорядка в электронной почте лучше просто удалить, а не заменить. В конце концов, смысл генеральной уборки заключается не в обновлении вещей, которыми вы никогда не пользуетесь, а в том, чтобы избавиться от них. Как и в случае с аккуратным домом, то же самое можно сказать и о аккуратной электронной почте: среди величайших предметов роскоши — пустое пространство.