8 фраз для весенней очистки ваших электронных писем
Опубликовано: 2022-03-29Плохие привычки письма имеют свойство накапливаться, как домашний беспорядок. Стоит периодически избавляться от накопленных излишков кофейных кружек и забытых футболок, так почему бы не провести аналогичную инвентаризацию, чтобы избавить ваши электронные письма от нескольких клише и глубоко «мех» выражений на рабочем месте?
Мы должны признать, что виноваты и мы: оказывается, называть клише «потрепанными» само по себе является своего рода клише, поэтому мы это удалили. Действительно, ваш скромный писатель не гордится объемом совершенно безжизненных электронных писем, которые он «отправляет». Мы все можем сделать лучше.
Имея это в виду, мы собрали некоторые из наиболее пресных, устаревших и, как правило, второстепенных фраз, которые вы, возможно, решите выбросить, когда чистите свои электронные письма, а также несколько аккуратных, четких альтернатив.
1 Я надеюсь, что это письмо найдет вас хорошо.
Вы могли бы сказать это с заботой, но эта фраза настолько исчерпана и обобщена, что теперь она рискует предложить противоположное: не столько вдумчивое чувство, сколько просто бессмысленную шелуху.
Часто лучше вычеркнуть этот фрагмент и сразу перейти к делу, но если вы действительно хотите добавить еще одну строчку после своего приветствия, поблагодарите читателя, обратившись к нему конкретно:
Мне нравится твой последний пост в блоге.
Я оценил вашу презентацию на прошлой неделе о снижении выбросов углекислого газа нашими серверами.
Фотографии вашего нового щенка, которыми вы поделились в Slack, восхитительны.
Если вы пишете кому-то, кого вы плохо знаете или вообще не знаете, вы все равно можете сделать ему комплимент или начать с намека на то, как вы познакомились или почему вы связываетесь:
Мы ненадолго встретились на конференции через нашего общего друга Арджуна.
Два человека сказали мне, что ты будешь идеальным гостем для нашего подкаста.
Цель состоит в том, чтобы показать читателю, что вы вложили мысли в то, что вы написали.
2 Просто продолжаю. . .
Вы можете использовать эту заезженную фразу, когда подталкиваете кого-то, кто не ответил на электронное письмо. Иногда это необходимо, но эта фраза слишком часто не достигает цели получить ответ. Так что стоит сначала спросить себя: «Мое сообщение требует ответа?» Если ответ «да», то найдите более прямой вариант.
Неоптимальный пример 1: . . [пресс-релиз, например]
Предложение: Честно говоря, мы рекомендуем вообще обрезать линию.
Неоптимальный пример 2: Предложение: Обратите внимание, что последнее предложение позволяет передать больше информации — более убедительно — не будучи более длинным или менее вежливым.
3 Просто возвращаемся назад. . .
Все те же проблемы, что и выше, за исключением более окольного пути. Вы можете обойтись без него.
4 Новый нормальный
Неисчерпывающий список причин, по которым следует отказаться от этой фразы, может включать в себя то, что она используется слишком часто и расплывчата, она не оставляет никого, кто печатает или читает ее, чувствуя себя хорошо, и что она призвана признать множество неприятных реалий, возможно, сведя их к минимуму.
Это может быть тот, который вы просто бросаете и идете дальше:
Неоптимальный пример: Предложение 1: Еще один прекрасный вариант — быть более конкретным и немного более человечным:
Предложение 2: Это гораздо меньше похоже на то, что это написал компьютер, чем в примере, с которого мы начали, и в меньшем количестве слов.
5 Как обсуждалось. . .
Это обычно используется, когда электронное письмо относится к делу после встречи, но оно имеет тенденцию быть расплывчатым. Спросите себя: «Как лучше напомнить читателю, о каком разговоре я говорю?»
Неоптимальный пример: Предложение 1. Предложение 2: (Последнее — шутка. Вроде того.)
6 Извините за задержку.
Одним из преимуществ электронной почты является то, что вы часто можете подождать до следующей встречи, после обеда или даже до завтра, чтобы ответить. Итак, как часто вам действительно нужно извиняться за использование этой функции?
Как и в случае со многими другими вышеприведенными фразами, часто можно урезать эту идею, не заменяя ее, но если вам необходимо ее использовать, поищите способы сделать ее новой или отличной. Искренне ваш однажды извинился за то, что забыл пятничное электронное письмо, перефразировав почтенный Гэндальф: «Тьма приняла мой ответ, и он «отклонился от мысли и времени».
Мне все равно удавалось получать работу от этого редактора, так что хотя бы баллы за изобретательность?
7 Если нет, не беда!
Мы хотим, чтобы вы знали, что можно просить о помощи на работе или сообщать читателю, что вам нужно что-то закончить до установленного срока. Это не властность; это просто правда.
Неоптимальный пример: Если нет, не беспокойтесь!
Предложение: Стоит отметить, что последнее предложение занимает немного больше места. Это разрешено. Так ты.
8 Жду вашего ответа.
Что бы он сказал о письме, которое вы пишете, если бы это было неправдой? Это понятие, как правило, не имеет значения и его легко отбросить, но если вы хотите подчеркнуть, что вам нужен своевременный ответ, попробуйте использовать последний пример выше, в котором указана причина и конкретные сроки.
Если вы заметили тему с нашими предложениями здесь, возможно, многие формы беспорядка в электронной почте лучше просто удалить, а не заменить. В конце концов, смысл весенней уборки не в том, чтобы обновить вещи, которыми вы никогда не пользуетесь, а в том, чтобы избавиться от них. Как и в случае с опрятным домом, то же самое относится и к аккуратной электронной почте: среди величайших предметов роскоши — пустое место.