Руководство по использованию простого языка в письме

Сложный текст, в котором используется богатая лексика и яркий образный язык, может удивить читателей и продемонстрировать ваши навыки письма. Но это не единственный признак хорошего писателя — еще один не менее ценный навык — способность излагать идеи простым языком.

Прямой, доступный язык часто называютпростым языком.Простой языкпредназначен для максимально четкой передачи информации, чтобы она могла быть донесена до как можно большего числа людей. Это не упрощенный язык; это прямой язык, в котором нет ни чутья, ни пафоса. Вы, вероятно, сталкивались с простым языком в официальных документах, вывесках, инструкциях и веб-сайтах.

Что такое простой язык?

Простой язык— это язык, предназначенный для того, чтобы сообщать что-то как можно быстрее и проще. Хотя в этом посте мы сосредоточимся на простом английском языке, имейте в виду, что принципы простого языка можно применить практически к любому языку. Фактически, правительства многих стран требуют, чтобы государственные службы использовали простой язык в своих сообщениях, чтобы гарантировать, что эти сообщения дойдут до как можно большего числа людей.

Простой язык имеет простую структуру. Как правило, предложения короткие, в них подлежащее и глагол находятся близко друг к другу. Единственные детали, которые они включают, - это те, которые необходимы читателю для понимания смысла предложений. Например, вывеска на железнодорожной платформе может содержать фразу «Подождите за желтой линией». Это простое предложение включает цвет линии, чтобы путешественники знали, где стоять и ждать. Вывеска, скорее всего, не будет содержать предложения с ненужными деталями, например «Подождите за желтой линией, пока не прибудет поезд, а затем войдите в поезд упорядоченным образом, чтобы избежать травм». Несмотря на то, что эти детали верны, они не добавляют к предложению никакой важной информации.

Другие признаки простого языка включают в себя:

• Активный голос, когда это возможно
• Краткие, сфокусированные абзацы
• Тема упоминается в начале предложения или абзаца
• Универсальный словарь
• Четкое, удобное для навигации форматирование и структура

Когда вы используете простой язык, вы не «отупляете» свой текст. Скорее, вы пишете, чтобы избежать любого потенциального недопонимания из-за языкового барьера, ограниченной грамотности или ограниченного знакомства с вашей темой. Вот почему в медицинских и юридических документах часто используется простой язык. Другие типы контента, в которых часто используется простой язык, включают:

• Инструкции по эксплуатации
• Информация о путешествии
• Документы и веб-сайты, связанные с государственными льготами и услугами
• Международные версии сайтов

Чем простой язык не является

Простой язык избегает жаргона, сложной структуры предложений и любой потенциально запутанной лексики. Это включает в себя образный язык, такой как метафоры и аллюзии, которые могут включать ссылки, которые читателям с разным опытом трудно понять.

Жаргон — это любой словарный запас, требующий отраслевых или инсайдерских знаний. Например, словозадержкаотносится к задержке между вводом данных пользователем и реакцией компьютера на этот ввод. Например, вы можете описать приложение с высокой задержкой как «медленное» или «зависающее» из-за задержки между вашим вводом и ответами приложения. Если вы работаете в ИТ, вы можете спокойно использовать этот жаргон со своими коллегами, потому что они знают, что это значит. Но при разговоре с клиентами, которые могут не иметь опыта работы в сфере ИТ, вместо этого вы можете использовать такие термины, какотставаниеилимедлительность, чтобы убедиться, что они понимают, о чем вы говорите. Простой язык использует тот же принцип: автор должен предположить, что читатель не имеет базовых знаний по теме, которую он освещает, и предпочесть использовать словарный запас, который читатель знает, даже если технический термин является более точным выбором.

Помимо избегания жаргона, простой язык также избегает более длинных и малопонятных слов. Например, в простом языке будет использоватьсяголодныйвместоголодногоибыстровместооперативного.

Однако простой язык — это больше, чем просто выбор слов. Это также включает в себя структурирование письма, чтобы отдавать приоритет ясности. В этой части простого языка есть несколько компонентов. Один из них структурирует письмо таким образом, чтобы подчеркнуть его основную тему и представить вспомогательную информацию в логическом, связном повествовании. Это включает в себя использование четких заголовков для каждого раздела и сосредоточение абзацев на одной идее вместо того, чтобы охватывать несколько идей в одном абзаце. Это также включает в себя использование переходных предложений внутри и между абзацами, чтобы подчеркнуть, как понятия, которые вы ввели, связаны друг с другом.

Как писать простым языком

Не существует конкретных правил написания простым языком. Скорее, есть общие рекомендации, которым нужно следовать. К ним относятся:

• Используйте словарный запас, который, вероятно, знает ваш читатель. При выборе слов всегда выбирайте самые простые слова.
• Используйте короткие предложения. Если возможно, разделите одно длинное предложение на два коротких.
• Сделайте отношения между идеями и предложениями понятными с помощью переходных слов.
• Включайте только детали, которые облегчают понимание информации. Опустите любые посторонние детали.
• Пишите прямо своему читателю. Во многих случаях это означает писать от второго лица.
• По возможности используйте активный залог.

Имейте в виду, что не каждое руководство применимо к каждому фрагменту простого письма. Ваша цель — написать что-то доступное и легкое для понимания, а это часто означает определение потребностей вашей аудитории и корректировку используемого вами языка для удовлетворения этих потребностей.

Вы можете встроить в свое письмо простой язык еще до того, как начнете писать. Поскольку большая часть простого письма включает в себя структуру и форматирование, планируйте свою работу с учетом удобочитаемости. Напишите тематическое предложение каждого раздела в четком логическом порядке; под каждым отметьте темы, которые вы будете освещать в каждом разделе. Создавая четкий план, в котором приоритет отдается логическому потоку, вы облегчаете себе задачу не сбиться с пути во время написания.

Когда вы закончите свой первый черновик, найдите предложения и отрывки, которые можно сделать более простыми. Может быть полезно проверить ваше письмо с помощью инструмента читабельности, такого как Readable. Readable анализирует ваш текст и выделяет длинные, сложные или потенциально запутанные области. Внесите изменения, чтобы ваш текст было легче читать, и, если у вас есть время, попросите кого-нибудь еще прочитать его и отметить любые области, которые можно исправить в дальнейшем.

Примеры на простом языке

Пример 1

Период зачисления иностранных студентов начинается 14 ноября и заканчивается 5 декабря. Пожалуйста, подайте все свои документы в отдел международного образования не позднее 5 декабря. Вы получите расписание курсов до 11 января.

Пример 2

Все экзамены по вождению проводятся Департаментом транспортных средств. Пожалуйста, приезжайте на тест с двумя документами, удостоверяющими личность (допустимы паспорт, студенческий билет или удостоверение личности государственного образца). Подождите в специально отведенной зоне ожидания, пока вас не вызовут к стойке регистрации. Администратор проводит вас в зону тестирования.

Простой язык — это способ быстро и легко связаться с вашими читателями. Держите свои предложения короткими и сфокусированными. Используйте лексику, которую, скорее всего, знает ваш читатель, а не жаргон.

Часто задаваемые вопросы на простом языке

Что такое простой язык?

Простой язык — это язык, в котором приоритет отдается пониманию читателя. Это ясно и прямо и направлено на устранение любой потенциальной путаницы.

Почему важен простой язык?

Простой язык важен, потому что он делает информацию доступной для широкого круга людей. Это может упростить понимание сложных тем, таких как юридические процессы или медицинская информация, для людей, не имеющих базовых знаний в этих областях.

Каковы ключевые компоненты простого языка в письменной форме?

Ключевые компоненты простого письма включают в себя:

• Краткие, сфокусированные предложения и абзацы
• Простая, знакомая лексика
• Структура и формат, которые делают повествование понятным
• Активный залог