Пожалуйста, найдите вложение: вам нужно уведомить свою аудиторию?

Когда я был новичком на рынке труда и рассылал резюме по почте (хотя я встречаюсь сам с собой, я признаю, что это было задолго до дней электронной почты), я отправил свои тщательно составленные сопроводительные письма с примечанием, которое гласило:

Во вложении прошу найти мое резюме.

Результатом одной такой рассылки стало интервью. Я оказался в обшитом деревянными панелями кабинете безукоризненно ухоженного адвоката. Пока я с тревогой ждал в большом кожаном кресле с откидной спинкой, он сидел за своим столом, щелкая кончиком ручки и просматривая мое резюме и сопроводительное письмо. Он вдруг поднял глаза и усмехнулся, указывая на письмо. «Мне нравится, когда люди пишут: «В приложении, пожалуйста, найдите мое резюме». Я даже не знал, что твое резюме пропало!»

Это был неприятный момент. Я подражал стилю делового письма, которому меня учили на уроках машинописи в старшей школе, не говоря уже о любом другом деловом письме, которое я видел или получал. Но этот интервьюер указал, насколько бессмысленным и скучным может быть деловой разговор. Я никогда не использовал прилагаемый, пожалуйста, найдите снова.

В наши дни мы с большей вероятностью захотим привлечь внимание к вложениям, чем к элементам, включенным в письмо, отправленное по почте, но люди все еще постоянно используют « пожалуйста, найдите вложенные ». Это пережиток делового письма необходим?

Есть ли какая-либо причина для использования, пожалуйста, найдите прикрепленный ?

Неа! Не надо этой фразы. И есть несколько веских причин, чтобы сбросить его.

Во-первых, это звучит душно и старомодно. Даже в официальной переписке ваша цель должна состоять в том, чтобы общаться прямо, в разговорной манере, без многословия или жаргона. Пожалуйста, найдите прилагаемый многословный жаргон в худшем его проявлении. Также немного излишне говорить, что что-то прикреплено, а затем указывать получателю, чтобы он нашел это.

Еще одна странность присоединения, пожалуйста, найдите , заключается в том, что это команда, когда в этом нет необходимости. Популярный англоязычный блог, разделенный общим языком, пишет об этом так:

Нет необходимости командовать другим человеком, чтобы найти что-то, поскольку предложение просто сообщает: «Я приложил для вас документ». На самом деле, было бы просто странно помещать это в другую форму запроса, например Не могли бы вы найти приложенный документ? или я был бы очень признателен, если бы вы нашли приложенный документ . Это подчеркивает, что « пожалуйста, найдите приложенное » вовсе не является большой просьбой. Вместо этого это стандартная фраза в императивной форме, которая выполняет не очень запрашивающую работу.

Является ли фраза «пожалуйста, приложенной» обязательным юридическим языком?

В приложении, пожалуйста, найдите читается как юридический язык, так что вы можете задаться вопросом, необходимо ли это в юридическом документе. Эксперт по писательскому мастерству Брайан Гарнер говорит, что нет.

Вы постоянно видите в письмах готовые фразы, такие как вложенные, пожалуйста, найдите и как . Они громко звучат, но малоэффективны. Без них ваши письма будут намного четче и привлекательнее.

Пожалуйста, найдите прикрепленный файл грамматически правильным?

Технически нет ничего плохого в том, чтобы сказать что-то вроде «Пожалуйста, найдите прикрепленный документ». Хотя найти может означать наткнуться на что-то, ища это (отсюда утверждение умного юриста, что мое резюме должно быть потеряно), найти также означает распознать или обнаружить, что что-то присутствует. Поскольку вы хотите, чтобы ваш получатель обнаружил то, что вы вложили, пожалуйста, найдите работы.

Но по причинам, которые я только что привел выше, вам все же лучше избегать этого.

Какие есть альтернативы, пожалуйста, прикрепите ?

Этой фразы легко избежать. Просто используйте прямой язык и отбросьте деловой жаргон. Вот несколько альтернатив:

• Я прикрепил [элемент].
• Пожалуйста, взгляните на прикрепленный [пункт].
• [Предмет], который вы просили, прилагается.
• Пожалуйста, обратитесь к прикрепленному [пункту] для более подробной информации.
• Прилагаемый [элемент] включает в себя . . .

Этикет привязанностей 101

Есть несколько правил этикета, которым необходимо следовать при использовании вложений.

1 Предупредите перед отправкой вложения, если оно неожиданное.

Уведомление получателя, когда вы отправляете вложение, является хорошим тоном. Вирусы, передающиеся через вложения, заставляют нас опасаться открывать те файлы, которых мы не ожидаем. (Если ваша работа связана с регулярной отправкой вложений туда и обратно, в этом, вероятно, нет необходимости.)

2 Обратите внимание на вложения.

Сообщите получателю, что вложение есть. Люди часто пропускают их, поэтому небольшое уведомление (с помощью альтернативных фраз, предложенных выше) поможет вам избежать путаницы.

3 Если вы упомянули вложение, не забудьте его!

Мы все сделали это. (Я называю это «аттачментитом».) Если вы упоминаете вложение в своем электронном письме, не забудьте прикрепить его. Если вы забудете и обнаружите свою ошибку только после того, как нажмете « Отправить », быстрый ответ в цепочке с текстом «Вот вложение. Извини за это!" должен сделать трюк.

4 Не прикрепляйте огромные файлы.

Мало того, что почтовые клиенты имеют ограничения на размер файла, загрузка больших файлов может занять много времени, особенно на мобильных устройствах. (Вы же не хотите потреблять мобильный трафик вашего получателя, не так ли?) Если вам нужно передать большой файл, используйте такую ​​службу, как Dropbox, или отправьте его по ссылке на онлайн-документ, такой как Google Docs.