Как написать пресс-релиз: пошаговое руководство

Пресс-релиз является одним из основополагающих форматов связей с общественностью (PR). PR и пресс-релизы являются важными инструментами управления восприятием. Знание того, как написать пресс-релиз, является жизненно важным навыком, если вы хотите привлечь внимание средств массовой информации к своему бизнесу или организации.

Традиционно пресс-релизы рассылаются по новостным лентам, которые затем распространяют информацию среди журналистов. Из-за истории пресс-релизов и способа их распространения они приобрели стандартный формат.

Пресс-релизы — это способ контролировать повествование о вашем бренде, одновременно набирая органический импульс и охват. В этом руководстве мы расскажем вам, как писать пресс-релизы для важных событий или объявления, которые выделяются и привлекают внимание средств массовой информации.

Что такое пресс-релиз и для чего он нужен?

Пресс-релиз — это официальное заявление, которое организация распространяет среди новостных агентств или общественности. Это формальный способ собрать всю информацию, относящуюся к истории, в одностраничный источник. Функция пресс-релиза — привлечь внимание средств массовой информации.

Когда следует создавать или использовать пресс-релиз?

Пресс-релизы должны создаваться каждый раз, когда организация хочет привлечь внимание средств массовой информации к важному событию. Их также можно использовать для формирования повествования, когда компания или организация подвергается тщательной проверке. Эти события могут включать:

1 Изменения в руководстве высшего звена

2 Запуск нового продукта

3 Публичные и частные мероприятия

4 Объявления о финансировании

5 Срочные новости

6 новаторских и грандиозных открытий

Чем пресс-релиз отличается от других объявлений компании?

Пресс-релизы — это больше, чем официальные объявления. В журналистике и исторически достоверном письме пресс-релиз считается первоисточником . Это оригинальные документы, содержащие официальную информацию. Пресс-релизы также отличаются от других объявлений тем, что они написаны особым образом, с целью быть подхваченными и освещенными средствами массовой информации.

4 правила и 3 правила написания пресс-релиза

Когда вы пишете пресс-релиз, лучше всего следовать традиционным правилам. Если вы хотите, чтобы ваш заслуживающий внимания пресс-релиз попал в СМИ, вам следует следовать этим советам.

Учитывайте угол вашего пресс-релиза

Сосредоточьтесь на том, как ваше объявление представляет ценность для вашей целевой аудитории. Это ваш угол (и ваш крючок). Когда это служит людям, им стоит делиться. Четкая передача перспективы или ракурса привлечет больше внимания прессы. Подумайте о том, куда вы отправляете свой выпуск — телевизионная станция может отреагировать иначе, чем общественная радиостанция или газета.

Подумайте, как ваша история повлияет на сообщество. Есть ли споры вокруг этого события? Есть ли прогресс в решении конкретной проблемы? Как ваш пресс-релиз может вызвать эмоциональный отклик у читателя?

Включите пять W

Пять вопросов: кто , что , когда , где и почему . Это самая важная информация в пресс-релизе. Важная информация должна быть опубликована в самом начале вашего пресс-релиза, чтобы журналисту, читающему его, не приходилось искать жизненно важные детали, например, когда и где происходит объявление или мероприятие и кто там будет.

Используйте ключевые слова

Если ваш пресс-релиз рассылается службой распространения, он обычно доступен для поиска в Интернете. Эти службы рассылки также отправляют ваш пресс-релиз прямо в почтовые ящики журналистов. Использование ключевых слов в заголовке и резюме сделает ваш пресс-релиз видимым в поисковых системах и облегчит поиск ключевой информации.

Сделайте гиперссылку или источник любых ссылок, которые вы цитируете

Если вы используете какие-либо ссылки в своем пресс-релизе, используйте якорный текст для гиперссылки на источник. Вы можете ссылаться на данные, цитаты или другую информацию, которую необходимо указать. Журналисты часто спрашивают, откуда вы получили информацию или источник ваших данных, поэтому размещение этой информации заранее даст ответы на эти вопросы до того, как они будут заданы.

Не уходи надолго*

Пресс-релизы должны быть четкими и краткими. У журналистов нет времени читать несколько страниц, особенно когда они получают десятки пресс-релизов в день.

* Исключением из этого правила являются пресс-релизы, целью которых является передача сложной и детализированной информации, например анонсы медицинских исследований, технологических прорывов и т. д.

Не забудьте отредактировать

Пресс-релизы являются формальными, профессиональными документами. Вы же не хотите, чтобы в вашем пресс-релизе были ошибки. Тщательно пересмотрите и отредактируйте свой релиз перед его отправкой, обращая внимание на опечатки, неправильно написанные имена, неправильные даты и недостающую информацию.

Не будь лишним

Каждый компонент вашего пресс-релиза — это еще один шанс донести вашу точку зрения и показать, что ваше мероприятие заслуживает освещения в печати. Не делайте заголовок, подзаголовок и первое предложение одинаковыми. Каждый абзац в вашем пресс-релизе должен содержать уникальную информацию и легко сливаться друг с другом.

Как написать пресс-релиз

Соблюдение типичного плана пресс-релиза показывает средствам массовой информации, что ваша организация является профессиональной. Стандартная структура также облегчает журналистам быстрый поиск нужной информации. Давайте углубимся в типы пресс-релизов и что каждый из них должен включать.

План пресс-релиза

Пресс-релиз — это, по сути, одна страница новостей, которая следует традиционному плану. Он должен быть от 200 до 500 слов. Вот стандартный план пресс-релиза.

1 заголовок

2 Дата публикации

3 Контактная информация

4 Резюме

5 Вводный абзац

6 Подробные абзацы

7 О нас

8 ###

Какие бывают виды пресс-релизов?

Запуски и обновления продукта

Запуск продукта — отличное время для создания пресс-релиза. Это позволяет компании контролировать, какая информация об их продукте становится достоянием общественности, и вызывает интерес к их последним инновациям. Всегда включайте высококачественную фотографию продукта в пресс-релиз продукта.

Примеры:

• Apple представляет новые ремешки Apple Watch Pride Edition
• Coding Dojo запускает онлайн-программу UX/UI с частичной занятостью для повышения квалификации работающих специалистов
• Genesis поставляет первый электромобиль GV60 в США

Объявления о мероприятиях или приглашения

Пресс-релизы могут использоваться для объявления как публичных, так и частных мероприятий. Будь то краткое изложение частного благотворительного мероприятия или публичное объявление о предстоящем торжественном открытии, пресс-релиз мероприятия может способствовать укреплению имиджа организации и узнаваемости бренда.

Если мероприятие открыто для публики, включите четкий призыв к действию и распространите свой пресс-релиз как минимум за две недели до мероприятия. Обыграйте визуальные аспекты мероприятия с помощью изображений, чтобы вызвать больший интерес.

Примеры:

• Великолепное мороженое Джени — фаворит Среднего Запада — открывает свой первый магазин в Сан-Диего
• Bonnaroo выпускает полное расписание
• Благотворительная прогулка по волчанке собирает 1 миллион долларов на исследования
• Организация помогает семьям, необеспеченным жильем, найти постоянное жилье

Обновления брендинга

Пресс-релиз об обновлении бренда показывает общественности, как и почему ваша организация провела ребрендинг. Включите цитату руководства вашей организации, чтобы передать намерения ребрендинга. Вы можете продвинуть пресс-релиз о ребрендинге еще на один шаг, сделав его интерактивным. Не забудьте включить изображения нового фирменного стиля.

Примеры:

• Dunkin' Donuts теперь Dunkin'
• Google становится «Алфавитом» в масштабном ребрендинге
• Фонд муковисцидоза получает новый логотип

Организационные изменения

Пресс-релизы об организационных изменениях могут включать в себя новое руководство высшего руководства, партнерские отношения с другими компаниями, слияния и поглощения. Организационные изменения могут восприниматься по-разному в зависимости от истории организации и охвата изменений. Пресс-релиз — это самый простой способ рассказать историю вашей организации. Включите цитаты ключевых игроков в изменение.

Примеры:

• M&M's и Adidas объединяются для выпуска новой коллекции кроссовок
• Компания Blueprint Medicines возводит двух талантливых лидеров в свою исполнительную команду
• Microsoft приобретет Activision Blizzard, чтобы подарить всем радость и сообщество игр

Награды

Объявления о наградах укрепляют репутацию вашей компании. Используйте ключевые слова и прилагательные в превосходной степени , чтобы подчеркнуть свои достижения в заголовке. Пресс-релизы о наградах также можно использовать для создания шума, если ваша организация ищет или недавно получила финансирование.

Примеры:

• Ologies с Эли Уорд побеждает в номинации «Лучший ведущий подкастов» по ​​версии Webby
• JD Power считает, что корейские производители автомобилей лидируют в обеспечении надежности автомобилей
• Свежий воздух с Терри Гроссом получил премию Института Пибоди
• Стартап по переработке пластика Novoloop привлекает 10 миллионов долларов

Последние новости

Краткий, формальный формат пресс-релизов побуждает вас просто излагать факты и давать четкие объяснения, не используя чрезмерно эмоциональный язык, даже при объявлении сложных экстренных новостей. Фактически, первый пресс-релиз, выпущенный в 1906 году, был посвящен трагической железнодорожной катастрофе.

Примеры:

• Агентство по охране окружающей среды объявляет о ресурсах по коронавирусу (COVID-19) для правительств штатов, местных органов власти и правительств племен
• Мощное землетрясение потрясло юг Перу
• Япония возобновит туризм в июне
• Софи Маслофф, бывший мэр Питтсбурга, умерла в возрасте 96 лет

8 вещей, которые должны быть во всех пресс-релизах

1 заголовок

Поскольку средства массовой информации получают сотни статей в день, вам понадобится убойный заголовок , чтобы ваш пресс-релиз выделялся среди других. Чтобы создать выдающийся заголовок, попробуйте один из следующих подходов:

• Ссылайтесь на интересные данные
• Говорите напрямую с читателем
• Задайте вопрос
• Включить ключевые слова
• Используйте числа
• Ответь на вопрос
• Применить аллитерацию
• Добавить значение

2 Дата публикации

В большинстве пресс-релизов просто указывается «для немедленного выпуска» в поле даты публикации , но это не единственный вариант. Если у вас есть предстоящее мероприятие, вы всегда можете разослать свой пресс-релиз заранее и вместо этого указать дату, когда вы хотите, чтобы он был выпущен.

3 Контактная информация

Поле контактной информации в пресс-релизе должно содержать информацию о связях с общественностью вашей организации. В этом поле должны быть указаны их имя, должность, адрес электронной почты и номер телефона.

4 Резюме

Резюме размещается над основной частью пресс-релиза, но ниже заголовка, контактной информации и даты. Резюме состоит из одного-трех пунктов или выделенного курсивом абзаца из двух-трех предложений, содержащих наиболее важную информацию. Будьте лаконичны.

5 Вводный абзац

Первый абзац, или вступительный абзац , должен начинаться с места проведения мероприятия и представлять, о чем идет речь в пресс-релизе. Средства массовой информации ищут заслуживающее внимания объявление и три из пяти вопросов: когда, где и почему.

6 Подробные абзацы

Вы можете включить один или два абзаца с подробными сведениями, содержащими факты и цифры, дополнительные сведения или цитату из соответствующего члена организации. Выберите только одну или две важные цитаты или статистические данные, которые действительно заслуживают освещения в печати. Вы также можете использовать третий абзац, чтобы связать свой пресс-релиз с текущим новостным событием, чтобы сделать его более своевременным и актуальным.

7 О нас

В разделе «О компании» , также называемом шаблоном, вы рассказываете прессе о своей компании . Этот раздел должен состоять из двух-четырех предложений и включать последние два из пяти W — кто и что. Укажите название вашей организации и ее миссию, даты основания и размер компании.

8 ###

Традиционно в конце пресс-релиза ставятся три знака фунта стерлингов, указывающие на конец содержания пресс-релиза. Знаки использовались, чтобы сообщить телеграфным службам, что другой страницы нет, и сказать журналистам, что им не нужно ждать следующей страницы. В настоящее время эти символы не являются технически необходимыми, но многие писатели все еще следуют этому формату из уважения к традиции .

Часто задаваемые вопросы о пресс-релизе

Что такое пресс-релиз?

Пресс-релиз – это официальное заявление, распространяемое в средствах массовой информации для предоставления официальной информации общественности. Пресс-релиз считается первоисточником.

Когда следует писать пресс-релиз?

Вы должны написать пресс-релиз для важных, заслуживающих внимания событий, которые вы хотите опубликовать.

• Запуски и обновления продукта
• Объявления о мероприятиях или приглашения
• Обновления брендинга
• Организационные изменения
• Награды
• Последние новости

Каковы ключевые компоненты пресс-релиза?

Основные компоненты пресс-релиза:

1 заголовок

2 Дата публикации

3 Контактная информация

4 Резюме

5 Вводный абзац

6 Подробные абзацы

7 О нас

8 ###