10 примеров профессиональной электронной почты для рабочего места

Если вы когда-нибудь сомневались в электронном письме, которое отправили на работе, это руководство для вас. Считайте, что это ваш основной ресурс, позволяющий оставить хорошее впечатление в почтовом ящике.

Вы используете профессиональную электронную почту для многих аспектов своей профессиональной жизни — от общения со своим руководителем до обращения к потенциальному работодателю, сетевому контакту или кому-либо, связанному с вашей работой. Профессиональные электронные письма имеют свой собственный набор правил и этикета, которые показывают, что вы настроены по-деловому. Мы рассмотрим и это.

Что такое профессиональная электронная почта?

Профессиональная электронная почта — это формальный, деловой способ общения в Интернете со всеми, кто связан с вашей карьерой. Профессиональные электронные письма должны быть краткими, ясными и аккуратно отформатированными с четким призывом к действию. Они также должны быть безошибочными.

Ваши рекомендации могут различаться в зависимости от вашего контекста и отношений с получателем. Вот несколько вещей, которые следует учитывать, прежде чем нажать «Отправить»:

Используйте профессиональный тон

Вы можете настроить тон вашего электронного письма в зависимости от ваших отношений с получателем. Несмотря ни на что, будьте вежливы и уважительны. Начните свое электронное письмо с приветствия и при необходимости используйте должность получателя. Прежде чем отправлять электронное письмо, просмотрите его на наличие мест, где вы были слишком эмоциональны или использовали больше сленга, чем уместно. Выйдите, указав правильное окончание электронной почты.

Отформатируйте свою профессиональную электронную почту

Это официальное электронное письмо, и его необходимо отформатировать соответствующим образом. Эти советы сверху вниз помогут вам правильно отформатировать электронную почту.

• Используйте четкую, целенаправленную и описательную тему письма.
• Используйте профессиональное приветствие
• Сделайте его читабельным с помощью разделов, маркированных списков и кратких абзацев.

Держите это кратким

Частью профессионального этикета электронной почты является уважение времени получателя. Сразу к делу. Включите цель вашего электронного письма в первые предложения. Сократите свою электронную почту, чтобы она была короткой и актуальной, исключая при этом избыточность. Сохраняйте профессионализм, добавляя при этом индивидуальный подход к языку.

Типы профессиональных писем с примерами

Вот 10 наиболее распространенных типов профессиональных электронных писем с примерами.

1 Пример вводного письма

Электронное письмо, в котором представляется вы или кто-то еще, чтобы установить связь или начать рабочие отношения.

Тема: Введение — [Ваше имя]

Дорогой [Имя получателя],

Надеюсь, это письмо вас застанет. Меня зовут [X], и я хочу представиться. Я [ваша должность/роль] и узнал о вашем [проекте/работе] через [взаимный контакт/веб-сайт]. Я очень рад возможности связаться и изучить [потенциальное сотрудничество или партнерство] между нашими организациями.

[Краткая предыстория и причина введения.]

Я с нетерпением жду потенциальной совместной работы. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться, если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите обсудить дальнейшее обсуждение.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше полное имя]

Представляем кого-то еще

Тема: Знакомство через [Чужое имя]

Привет, [имя получателя],

Я обращаюсь к вам, чтобы представить [имя человека]. [Подробнее о человеке, которого вы представляете.]

[Краткая предыстория и причина введения.]

Я позволю вам обоим продолжить разговор отсюда и надеюсь, что вы найдете в этой связи взаимную выгоду.

[Ваше полное имя]

2 Пример холодного письма

Холодное электронное письмо — это нежелательное электронное письмо, отправленное незнакомому получателю с целью установления соединения.

Тема: Возможное сотрудничество над [X]?

Привет, [имя получателя],

Меня зовут [имя], и я [должность/роль] в [компании]. Недавно я наткнулся на [работу/организацию получателя] и был впечатлен [конкретным аспектом]. Я хотел бы изучить потенциальное сотрудничество между нашими организациями, если вы готовы к этому.

[Краткое введение, ценностное предложение и призыв к действию.]

Я был бы признателен за возможность пообщаться дальше, если у вас есть минутка. Пожалуйста, добавьте время встречи в мой календарь по этой ссылке.

Спасибо за ваше внимание.

Поговори скорее,

[Ваше полное имя]

3 Пример письма с напоминанием

Электронное письмо с напоминанием сообщает кому-то о приближающейся встрече, крайнем сроке или задаче.

Тема: Напоминание: [Предстоящее мероприятие/крайний срок]

Дорогой [Имя получателя],

Дружеское напоминание о том, что [мероприятие/крайний срок] приближается к [дате и времени].

[Краткая информация и любая дополнительная информация.]

Есть вопросы? Вы можете связаться с нами — просто ответьте на это письмо. С нетерпением жду этого!

До скорой встречи,

[Ваше полное имя]

4 Пример последующего письма

После предыдущего взаимодействия (обычно в цепочке) отправляется последующее электронное письмо, чтобы проверить прогресс, получить обратную связь или узнать о следующих шагах.

Тема: Продолжение [темы]

[Имя получателя],

Надеюсь, у тебя все хорошо! Я продолжаю нашу недавнюю дискуссию по [теме].

[Краткое резюме, любая дополнительная информация и конкретный запрос.]

С нетерпением ждем вашего ответа в ближайшее время.

С признательностью,

[Ваше полное имя]

5 Пример заявления о приеме на работу по электронной почте

Электронное письмо, отправленное для подачи заявки на работу, включая сопроводительное письмо и резюме.

Тема: Заявление [Ваше имя] на должность [Название должности]

Уважаемый менеджер по персоналу!

Я пишу, чтобы выразить свой интерес к вакансии [название должности], рекламируемой на веб-сайте вашей компании. Мое сопроводительное письмо и резюме вы найдете ниже. Я рад поделиться своими навыками и опытом с вашей командой.

[Краткое содержание сопроводительного письма с указанием соответствующей квалификации.]

Спасибо за рассмотрение моей заявки. Мне бы хотелось поговорить с вами подробнее о позиции.

Искренне,

[Ваше полное имя]

6 Пример электронного письма общего характера

Электронное письмо, выражающее общий интерес, часто используемое для налаживания связей или поиска информации.

Тема: Ищу совета по [теме]

Дорогой [Имя получателя],

Я наткнулся на ваш профиль на [платформе] и заметил ваш опыт в [теме]. В настоящее время я [кратко объясните вашу ситуацию или интерес].

[Конкретные вопросы или просьбы о руководстве.]

Я буду рад любым идеям или советам, которые вы можете получить, когда у вас будет свободная минутка. Спасибо за вашу помощь! Если вы предпочитаете, я был бы рад провести небольшую виртуальную беседу за чашечкой кофе — пожалуйста, дайте мне знать, и я пришлю вам приглашение в календаре.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше полное имя]

7 Пример электронного письма с ответом всем

Электронное письмо в ответ на сообщение, отправленное нескольким получателям, видимое всем получателям.

Тема: Re: [исходная тема]

Всем привет,

Спасибо за ваши быстрые ответы. Я согласен с поднятыми вопросами и верю в [дополнительные сведения или действия].

[Дополнительный контент по мере необходимости.]

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше полное имя]

8 Электронное письмо с подтверждением

Электронное письмо, отправленное для подтверждения таких деталей, как встречи, бронирование или соглашения.

Тема: Подтверждение [назначения/бронирования/согласия]

Дорогой [Имя получателя],

Это электронное письмо предназначено для подтверждения нашей [встречи/встречи/бронирования], запланированной на [дата и время].

[Подробности и любая дополнительная информация.]

Пожалуйста, дайте мне знать, если есть какие-либо изменения или если у вас есть какие-либо вопросы. С нетерпением жду нашей [встречи/встречи/бронирования].

Лучший,

[Ваше полное имя]

9 Пример письма с благодарностью

Электронное письмо с выражением благодарности, которое часто отправляется после встречи, интервью или оказания услуги.

Тема: Спасибо за [конкретную задачу/событие]

Дорогой [Имя получателя],

Я хотел выразить свою благодарность по [конкретной причине]. Мы очень ценим ваше [время/помощь/вклад].

[Краткое упоминание о влиянии и заключительное заявление.]

Еще раз спасибо, и я с нетерпением жду [будущего взаимодействия/совместной работы].

Лучший,

[Ваше полное имя]

10 Пример электронного письма с резюме

Электронное письмо, в котором кратко излагаются ключевые моменты, решения или результаты встречи или обсуждения.

Тема: Итог [встречи/мероприятия]

Привет, [имя получателя],

Я хотел отправить краткий обзор нашей недавней [встречи/мероприятия], чтобы мы были на одной волне.

[Краткое изложение ключевых моментов, решений и любых действий.]

Пожалуйста, дайте мне знать, если мне нужно добавить какие-либо дополнительные мысли или разъяснения. Спасибо за ваше время и сотрудничество.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше полное имя]

Позвольте Grammarly помочь вам с вашей электронной почтой

Грамматика может помочь со всем вышеперечисленным, будь то выбор правильного тона, поиск идеальных слов или достижение краткости. Grammarly поможет вам каждый раз отправлять безупречное профессиональное электронное письмо.