Как написать профессиональное электронное письмо с советами и примерами

Написание профессиональных электронных писем — важнейший навык: это базовый, но важный инструмент для повседневного общения с коллегами, менеджерами, клиентами и покупателями.

Почти все представители академической и профессиональной сферы общаются по электронной почте, поэтому умение хорошо писать письма является ключевым навыком, который должен освоить любой студент или работающий человек. Здесь мы обсудим, как написать профессиональное электронное письмо, и дадим вам советы, предложения, а также о том, что можно и чего нельзя делать при профессиональном общении по электронной почте.

Оглавление

Что такое профессиональная электронная почта?

8 советов по написанию профессионального электронного письма

3 примера профессиональных писем

Часто задаваемые вопросы по профессиональной электронной почте

Что такое профессиональная электронная почта?

Профессиональное электронное письмо — это электронное письмо, отправленное в профессиональной обстановке, например, между двумя коллегами, руководителем и его сотрудником, студентом и его профессором или соискателем работы и менеджером по найму. Профессиональные электронные письма содержат четкое и действенное сообщение.

Профессиональные электронные письма могут представлять собой короткие сообщения с благодарностью за встречу с вами и пожеланиями хороших выходных. Однако в большинстве случаев электронное письмо посвящено задаче на рабочем месте.

Профессиональные темы электронной почты

• Планирование встречи
• Задать вопрос или ответить на него
• Разъяснение заявления или указаний
• В продолжение предыдущего сообщения
• Напоминание получателю о сроке
• Объясняя что-то

Согласно отчету «Email and Document Usage Benchmark», 91% сотрудников общаются со своими клиентами по электронной почте, а 61% предпочитают ее другим методам связи. Так что можно с уверенностью сказать, что на протяжении своей карьеры вы будете отправлятьмногоэлектронных писем.

Если вы знаете, как написать профессиональное электронное письмо, у получателя сложится положительное впечатление о вас и, если применимо, о вашей компании или организации. Это покажет потенциальным работодателям, что вы серьезно относитесь к своему заявлению, и позволит профессорам понять, что вы серьезно относитесь к своим заданиям.

Профессиональные характеристики электронной почты

• Профессиональный тон
• Подходящее приветствие
• Четкая и прямая тема письма
• Краткое сообщение, в котором указывается его цель.
• Соответствующее заключение, объясняющее, какие действия следует предпринять.
• Подписание

Профессиональные сценарии электронной почты

Каждый раз, когда вам нужно отправить электронное письмо в профессиональной или академической обстановке, вам нужно написать профессиональное электронное письмо. Это включает в себя:

• Общение с коллегами и руководителями
• Общение с людьми за пределами вашей организации, такими как поставщики, партнеры и клиенты.
• Общение с преподавателями и администрацией школы
• Общение с государственными чиновниками
• Общение в процессе подачи заявления о приеме на работу
• Общение со службой поддержки клиентов

По сути, любое электронное письмо,неадресованное близкому другу или члену семьи, должно быть написано в соответствии с профессиональными правилами электронной почты. Это верно, даже если вы расстроены или иным образом недовольны получателем, например, когда вы пишете электронное письмо с жалобой.

8 советов по написанию профессионального электронного письма

1 Укажите тему в теме письма

Первое, что ваш получатель увидит в своем почтовом ящике, — это тема вашего письма. В маркетинговом электронном письме строка темы может сыграть решающую роль в том, откроет ли получатель письмо или удалит его. Ваша тема должна быть краткой, привлекающей внимание и актуальной.

В теме письма точно укажите, о чем ваше письмо. Таким образом, получатель знает, чего ожидать от вашего письма. Здесь не нужно проявлять творческий подход или кликбейтить; Получатель оценит четкую тему письма, которая поможет ему эффективно читать ваше письмо и отвечать на него.

2 Правильно обращайтесь к получателю

Лучший способ обращения к получателю профессионального электронного письма — «Уважаемый», за которым следует имя или фамилия и соответствующее почетное обращение. Если вы не уверены, какое почетное обращение использовать, укажите либо его имя, либо имя и фамилию.

Кроме того, вы можете начать электронное письмо со слов «Привет» или «Привет», за которыми следует имя получателя. Обычно это предназначено для людей, с которыми у вас уже есть отношения, например, коллега или руководитель.

3 Держите это сосредоточенным

Профессиональное электронное письмо должно охватывать одну тему. Это может быть вопрос, просьба, ответ или объяснение. Что бы это ни было, тело письма должно быть сосредоточено на этой теме. Пишите кратко, но не упускайте ключевую информацию.Краткостьозначает «только до тех пор, пока это необходимо».

4 Добавьте свою подпись

Написав заключительную строку электронного письма, которая должна включать призыв к действию или практический шаг, добавьте соответствующую подпись и свою подпись. Профессиональная подпись должна включать всю информацию, которая может понадобиться получателю для надлежащего общения с вами, например, ваше звание, номер телефона и расширение, а также адрес электронной почты. Да, мы знаем, что они могут просто нажать «Ответить», чтобы ответить, но указание вашего адреса электронной почты исключает любую потенциальную путаницу в том, как с вами связаться.

5 Корректура

Прежде чем нажать «Отправить», проверьте свою электронную почту. Быстро прочтите текст, чтобы убедиться, что он не содержит опечаток, орфографических или грамматических ошибок. Ошибки в электронной почте могут испортить все ваше сообщение и заставить вас выглядеть непрофессионально.

6. Избегайте небрежного тона

В большинстве случаев это означает отказ от использования смайлов.

Профессиональное электронное письмо должно быть написано профессиональным тоном. Избегайте сленга, разговорных выражений и всего остального, что кажется достаточно случайным, чтобы быть текстовым сообщением. Точно так же при дальнейших действиях избегайте клише-фраз, таких как «просто вернитесь назад».

7 Следите за своими словами

Помните, что кто угодно может переслать вашу электронную почту кому угодно. Точно так же любой может скачать, распечатать или сделать снимок экрана вашей электронной почты. Электронная почта — это письменная запись разговора, поэтому, если вам не нужна письменная запись чего-либо, не говорите об этом по электронной почте.

8. Четко изложите свои указания

Не думайте, что получатель знает, где находится конкретный файл или какие источники вы использовали для обоснования своей позиции в недавнем эссе. Изложите все, что вы упоминаете, и добавьте ссылки, если это применимо, чтобы получатель точно знал, о чем вы говорите, и мог легко получить к нему доступ.

3 примера профессиональных писем

1 Тема:Благодарим вас за интерес к нашей летней программе магистратуры!

Дорогая Ванесса,

Большое спасибо за ваш запрос. В настоящее время мы не принимаем новые заявки на нашу летнюю программу магистратуры.

Желаем вам удачи в ваших будущих начинаниях!

С уважением, Симона Блейкли, доктор гуманитарных наук, заведующий кафедрой

2 Тема:Пожалуйста, закройте окно, прежде чем уйти.

Привет Маха,

Согласно моему последнему письму, пожалуйста, не оставляйте окно открытым, уходя из-за стола в конце каждого дня. Вчера вечером мы пришли и обнаружили воду в вашей кабинке.

Спасибо, Алексей

3 Тема: Есть ли у вас время позвонить на этой неделе?

Дорогой господин Альбанезе,

Недавно я увидел ваш пост в LinkedIn о том, как начать продавать закуски оптом.

продавцы в вашем районе. Я владею и управляю AcmeCo Snacks, оптовым поставщиком закусок по подписке. Мне бы хотелось выделить двадцать минут вашего времени, чтобы обсудить, что я несу, и варианты цен. Вы свободны для быстрого звонка позже на этой неделе?

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы хотите, чтобы я поделился своим летним каталогом. У нас есть несколько замечательных новинок, и я хотел бы познакомить вас с нашими пакетами.

Я свободен в среду, четверг и пятницу с 12:00 до 17:00 по восточному стандартному времени. Пожалуйста, сообщите мне несколько временных интервалов, которые подходят вам лучше всего.

Я с нетерпением жду возможности пообщаться дальше!

Бест, Мириам Шнайдер, владелец и генеральный директор AcmeCo Snacks «Нужно перекусить? Мы тебя поддержим».

Часто задаваемые вопросы по профессиональной электронной почте

Что такое профессиональная электронная почта?

Профессиональное электронное письмо — это электронное письмо, отправленное в академических или деловых целях и содержащее четкое и действенное сообщение.

Когда следует писать профессиональное электронное письмо?

• Общение с коллегами и руководителями
• Общение с людьми за пределами вашей организации, такими как поставщики, партнеры и клиенты.
• Общение с преподавателями и администрацией школы
• Общение с государственными чиновниками
• Общение в процессе подачи заявления о приеме на работу
• Общение со службой поддержки клиентов

Каковы важные элементы профессионального электронного письма?

• Тема письма
• Приветствие
• Краткие абзацы основного текста
• Завершающий раздел с действиями для получателя.
• Выйти
• Подпись