7 полезных советов по написанию идеального профессионального электронного письма

Это захватывающий день — вы впервые на новой работе. И к такой работе можно привыкнуть: сидеть в удобном кресле и обрабатывать электронные письма — не совсем непосильный труд, верно? Но что-то из этого может показаться вам неестественным, по крайней мере, не сразу.

Возможно, вы хотите, чтобы электронные письма, которые вы составляете, демонстрировали уверенность и контроль, но боитесь расположить каждую часть в правильном порядке. Может быть, вы не знаете, как лучше поздороваться. Может быть, вы не выросли, говоря по-английски дома; может быть, это все же не тот язык, на котором ты мечтаешь.

В любом случае, вам не о чем беспокоиться, потому что после некоторой практики написание идеального профессионального электронного письма станет казаться легким, даже автоматическим. Вот несколько советов, которые помогут вам начать работу.

1 Поприветствуйте человека, которому вы пишете.

Может показаться странным обращаться к незнакомцу в Интернете как « Уважаемый », но в официальной переписке это нормально . Другие респектабельные, но менее распространенные варианты включают «Приветствия » и «Приветствия» .

По возможности лучше указать имя получателя. После него поставьте запятую или двоеточие, как в следующих примерах:

• Дорогой Чад,
• Уважаемый мистер Освальд!
• Уважаемая г-жа Пикард-Миммс!

Если вы не уверены, является ли женщина, которой вы пишете, госпожой или госпожой , то обычно более безопасным вариантом является госпожа . Еще один надежный гендерно-нейтральный подход — просто указать полное имя получателя:

• Уважаемый Алекс Ли:

Напротив, общие Уважаемый сэр или Мадам кажутся безличными, и их следует избегать.

2 Вы благодарите человека или отвечаете на его недавнее сообщение? Если да, то начните оттуда.

(Если вы обращаетесь к незнакомцу, с которым никогда раньше не переписывались, начните основную часть письма с шага 3.)

То, о чем вы решите написать в первую очередь, сообщает читателю, что вы считаете важным.

Если вам есть за что выразить благодарность, вы хотите сделать это в самом начале, чтобы не чувствовать себя запоздалым. Точно так же, если вы уже находитесь в разгаре двусторонней беседы, вы хотите оставаться на правильном пути и не менять тему. Некоторые примеры:

• Спасибо за ваш добрый вклад в Red Panda Conservation International.
• Спасибо за ваш интерес; мой клиент был бы более чем счастлив поболтать в то время, которое вы предложили.
• Запчасти, которые вы запросили для своего DeLorean, должны быть доставлены на этой неделе.

Главное здесь — быстро добраться до сути; Вы же не хотите, чтобы занятый читатель задавался вопросом.

3 Объясните, о чем вы пишете.

Есть два вопроса, на которые вы должны четко ответить. Чего вы надеетесь добиться и как может помочь человек, которому вы пишете? Например:

• Я пишу, чтобы узнать о вашем исследовании того, как кошки ухаживают за своей шерстью.
• Я местный радиопродюсер и хочу запланировать интервью в прямом эфире перед вашим выступлением в Окленде на следующей неделе.
• Моей архитектурной фирме нужны специалисты по домам на деревьях, и несколько коллег говорят, что ваша проницательность не имеет себе равных.

Излагая свою цель, вы должны быть прямолинейными, но не доходить до резкости или грубости. Если это похоже на неловкое балансирование, ошибитесь в сторону формальности. Точно так же, как на работе лучше быть слегка расфуфыренной, чем слишком небрежной, обычно лучше, чтобы ваше первое электронное письмо новому контакту было исключительно вежливым.

4 Не забудьте сделать это коротким

Профессиональные электронные письма не должны быть эпичными по длине. Уважайте время ваших читателей, потому что, если они сочтут ваше сообщение слишком длинным, они, скорее всего, начнут его пролистывать.

Если важная тема требует продолжительного обсуждения, поищите лучшие способы сообщить об этом, чем электронная почта. Используйте свое сообщение как способ организовать встречу или дискуссию, а не как место для пространного трактата на эту тему.

5 Завершите заключительной строкой.

Ваше электронное письмо должно заканчиваться одним предложением, которое проясняет ваш смысл и устанавливает все, что будет дальше. Это может подтолкнуть читателя к действию или мягко свернуть разговор.

• Я с нетерпением жду возможности обсудить это с вами в четверг в 11:00.
• Пожалуйста, просмотрите черновик рукописи, который я прилагаю, и дайте мне знать, какие изменения или вопросы приходят на ум.
• Ваше руководство было чрезвычайно полезным, и я с нетерпением жду возможности связаться с вами.

Точно так же, как ваше сообщение могло начаться там, где закончилось предыдущее электронное письмо, вы хотите, чтобы это закончилось, настроив будущую переписку.

6 Подпишитесь соответствующим завершением.

Есть много способов закончить электронное письмо, прежде чем указать свое имя, но в интересах профессионального приличия, вероятно, лучше не подходить к этому слишком творчески. Многие люди жалуются на отвлекающие подписи в электронной почте, такие как «ура» и «VR» (очень уважительно), поэтому выберите тот, который не будет чувствовать себя неуместным. Одни из самых надежных вариантов:

• Искренне,
• С уважением,
• Спасибо еще раз,
• С благодарностью,
• С наилучшими пожеланиями,
• С уважением,

На данный момент вы почти закончили — остался только один последний важный шаг.

7 Найдите минутку, чтобы вычитать .

Просмотр того, что вы написали, прежде чем нажать «Отправить», не должен отнимать много времени: помните, идеальное электронное письмо должно быть лаконичным .

Убедитесь, что ваше приветствие выглядит правильно (нет ничего хуже, чем осознать, что имя человека, которому вы только что отправили электронное письмо, было написано с ошибкой) и что вы говорите спасибо, когда это уместно. Дважды проверьте, чтобы любой запрос, который вы делаете, был простым и понятным, но не резким или самонадеянным.

Кроме того, это ваш последний шанс обнаружить тонкие опечатки; мы наблюдали, как не одна цепочка электронных писем полностью сошла с рельсов, когда кто-то хотел напечатать «сейчас», но вместо этого случайно написал «нет», например: «Мы не пытаемся подготовить презентацию к четвергу». Будьте бдительны.

Грамматика здесь, чтобы помочь.