Профессиональные подписи: как завершить сообщение

Научиться писать убедительные подписи к электронным письмам — это часть того, чтобы стать успешным в профессиональном общении. Практически каждое отправляемое вами электронное письмо и письмо завершается подписью, а в профессиональном мире эта подпись может произвести впечатление на человека, с которым вы общаетесь.

Что такое профессиональная подпись?

Профессиональное подтверждение приходит в конце электронного письма и включает в себя:

• напутственная фраза
• ваше имя и должность (если применимо)
• ваша контактная информация

Использование соответствующей подписи демонстрирует внимание к получателю и вашим профессиональным отношениям.

Напутственная фраза

Первая часть профессионального подписания – это подходящая заключительная фраза. Подписывания подтверждают тон вашей переписки по электронной почте, заканчивая каждое сообщение дружеской и продуктивной нотой. Фактически,всеподписи служат для выражения тона сообщения. Подумайте о разнице между этими двумя подписаниями:

• Увидимся позже
• С наилучшими пожеланиями

Хотя оба заканчивают сообщение, каждый из них имеет разные тона: непринужденный и формальный. Пусть ваши отношения с получателем электронного письма помогут вам выбрать идеальное подписание. Например, если вы подаете заявление о приеме на работу, отправляете уведомление за две недели или иным образом отправляете официальное электронное письмо, выберите официальное подтверждение, например«С уважением»или«С уважением».Для коллеги, с которым вы регулярно общаетесь, вам все равно следует использовать профессиональную подпись, но вы можете выбрать что-то более неформальное, например«Поздравления»или«С наилучшими пожеланиями».

Имя и контактная информация

После этой напутственной фразы укажите свое полное имя и контактную информацию. Как правило, это означает, что вам следует указать свой номер телефона. Хотя это может показаться излишним, здесь также полезно указать свой адрес электронной почты, а также любые другие каналы, по которым получатель может связаться с вами, например LinkedIn или другую социальную сеть.

Когда использовать профессиональную подпись

Используйте профессиональную подпись в каждом письме, которое вы пишете. Не имеет значения, есть ли у вас уже сложившиеся отношения или дружеские отношения с получателем; если это часть профессионального общения, она требует профессионального одобрения. Обычно это относится к электронным письмам, но также включает и печатные деловые письма.

Профессиональная подпись в электронном письменезаменяет соответствующее подписание. Хотя вам не нужно вводить контактную информацию после имени, если она включена в вашу подпись, обязательно закройте электронное письмо соответствующей напутственной фразой.

3 совета для профессиональных подписаний

1 Оставайтесь профессионалами

Существует множество подписей, которые вы можете использовать в сообщении другу или члену семьи, но которые вы бы не использовали в профессиональной переписке. Вот некоторые примеры: XX,«Поговорим скоро» и«Увидимся позже». В профессиональном сообщении избегайте сокращений, разговорной речи и всего, что может показаться получателю слишком фамильярным.

2 Сделайте так, чтобы было легко ответить

Профессионализм является движущей силой этикета электронной почты. Этикет – это не свод правил, которые нужно запомнить и соблюдать. Это общий подход к взаимодействию, цель которого – успокоить другую сторону.

• Всегда указывайте свою контактную информацию.
• Когда это уместно, выберите подписи, которые содержат четкие инструкции или ожидания, например«Поговорим с вами завтра»или«С нетерпением ждем нашего звонка».

3 Будьте краткими

Одна вещь, которую вы заметите в большинстве подписаний по электронной почте, — это то, что они краткие. Выберите одно слово или короткую фразу. Если вам есть что сказать, добавьте это в тело сообщения.

Не будьте самонадеянными

Вы можете столкнуться с подписями по электронной почте, в которых говорится что-то вроде«Жду вашего ответа»или«Заранее спасибо».Хотя на первый взгляд такого рода одобрения могут показаться безобидными, они подразумевают, что вы ожидаете чего-то конкретного, например, продолжения взаимодействия или одобрения вашего запроса. Если ожидание не было четко озвучено (например, запланированный телефонный звонок), придерживайтесь более общих утверждений.

9 примеров профессиональных подписаний

Общие примеры профессиональных подписаний

• С уважением
• Искренне
• Лучший

Персонализированные примеры профессиональных подписаний

• Давай поговорим еще раз в ближайшее время
• Большое спасибо
• Я ценю вашу помощь

Дружественные и неформальные примеры профессиональных подписаний

• До скорой встречи!
• Приятно пообщаться с тобой
• С наилучшими пожеланиями

Часто задаваемые вопросы о профессиональном подписании

Что такое профессиональная подпись?

Профессиональное подписание — это заключительная часть сообщения, выражающая профессиональный тон. Он включает короткое слово или фразу, имя отправителя и любую соответствующую контактную информацию.

Когда вам нужно профессиональное заключение?

Используйте профессиональную подпись в любом электронном письме или другом сообщении профессионального характера, которое вы отправляете.

Что должно включать в себя подписание?

Все профессиональные подписи должны включать следующее:

• Подходящее напутствие
• Ваше имя и, если применимо, должность
• Ваша контактная информация