Начинаете карьеру? Вот как перейти от академического письма к профессиональному письму

Поздравляю! На это потребовались годы дисциплины, в том числе, возможно, больше, чем ваша справедливая доля ночных ночей во время финалов, но вы это сделали — вы сдали свою последнюю студенческую работу.

За время своего научного пути вы, вероятно, привыкли писать в академическом стиле . Но все изменится, когда вы начнете искать работу и перейдете к профессиональной писательской деятельности.

От форматирования до длины, тона и словарного запаса — письмо для вашей работы будет отличаться от письма для профессора. Например, требование к большому количеству слов в статье (включая, соответственно, возню с межстрочным интервалом и полями) больше не применяется; вместо этого вам нужно будет писать кратко, будь то по электронной почте или в презентации, чтобы обеспечить эффективное изложение своих мыслей. Помимо прочего, хотя вы и привыкли писать формально для академической аудитории, вам нужно будет перейти к лично-профессиональному тону, который требует практики, чтобы добиться успеха.

Однако не волнуйтесь: мы собрали лучшие советы, которые помогут вам плавно и успешно осуществить переход.

>>Читать далее:Что нужно и чего нельзя делать при первом поиске работы

Пишу для новой аудитории

Во-первых, вы не новичок в электронной почте, но, скорее всего, собираетесь вывести эти отношения на новый уровень. Даже если слова «писатель» нет ни в названии, ни в описании вашей должности, вскоре оно вполне может стать неотъемлемой частью вашей повседневной жизни.

Вы также можете общаться с коллегами на платформах обмена сообщениями на рабочем месте, таких как Slack, или писать совместные документы вместе с коллегами, потенциально используя самые разные языковые навыки, от технических знаний до рекомендаций от команды юристов.

Другими словами, ваше рабочее письмо должно будет удовлетворять одновременно множество людей, а не одного профессора. Это еще одна причина, чтобы все было просто и понятно, где это возможно, как мы обсудим ниже.

>>Подробнее:Как выбрать правильный канал связи для каждой задачи

Форматирование имеет значение в профессиональном письме

Вы хотите добиться максимальной читабельности даже на уровне каждого создаваемого вами электронного письма. По возможности будьте краткими и излагайте основную мысль в начале. Помните: люди, с которыми вы общаетесь, тоже работают, и вы хотите уважать их время и делать все максимально просто.

Кроме того, постарайтесь не прятать ключевую информацию в плотных абзацах с посторонними деталями, где ее могут пропустить или упустить из виду. Примеры элементов, которые вы, возможно, не захотите, чтобы читатели пропустили, включают вопросы, суммы в долларах, а также даты или сроки.

Несколько советов:

• Используйте маркированные списки, подобные этому, чтобы еще больше улучшить читаемость.
• Ищите возможности разбить слишком длинные абзацы и предложения.
• Обратите внимание, что может быть даже полезно выделить важные элементы жирным шрифтом.

К счастью, Grammarly может помочь вам гарантировать, что ваши электронные письма привлекут внимание читателя, отметив эти самые проблемы в своих предложениях по написанию.

>>Подробнее:Что нужно и что нельзя делать при соблюдении этикета деловой электронной почты

Что нужно и что нельзя делать с тоном в письменной речи

В академическом письме формальность часто предпочтительнее, но в профессиональной среде существует больше различий. Например, хотя при написании сопроводительного письма следует соблюдать формальность , это может оказаться ненужным и, по сути, неловким, если вы будете звучать слишком скучно в быстром сообщении Slack коллеге, с которым вы работаете каждый день.

В общем, вам нужно писать достаточно официально, чтобы выразить уважение, но не настолько формально, чтобы показаться чопорным или сдержанным. Это может быть балансирующим актом — только эта сторона «Уважаемый сэр», но не весь путь к «Привет, братан».

Вместо этого постарайтесь звучать нейтрально-разговорно. Попробуйте прочитать черновик вслух и посмотрите, звучит ли он вежливо и дружелюбно, но не слишком дружелюбно. Если оно содержит жаргонизм или содержит смешное количество восклицательных знаков, переработайте его соответствующим образом. И если вы задыхаетесь до конца предложения или теряете место в середине абзаца, знайте, что-то нужно разбить на более мелкие части.

Используйте простой словарный запас в профессиональном письме

В колледже вы, возможно, привыкли демонстрировать свои обширные знания в области семиотики, лежащей в основе мизансцены в вашем последнем литературном анализе. (Что?) Но на рабочем месте нужно быть более прямолинейным.

Как мы уже упоминали выше о структуре и тоне, вы хотите, чтобы ваше профессиональное письмо было разговорным и легким для понимания. Это значит оставить свой тезаурус на полке и упростить слишком эрудированную дикцию. Чтобы ваше письмо было интересным, Grammarly может помочь вам найти сильные синонимы, если вы снова и снова полагаетесь на одни и те же простые слова.

Делаем это правильно

Как и в случае с школьным письмом, вы не хотите рисковать потерей баллов из-за ошибок в орфографии, пунктуации и т. д., которых можно избежать. Но одна вещь, которая может вас удивить, — это то, насколько часто такие ошибки встречаются в получаемых вами сообщениях на рабочем месте.

Вот одна мера предосторожности, которую стоит выработать, особенно в отношении электронных писем: оставляйте поле «Кому» напоследок. Пока оно пустое, вероятность того, что вы (или ваша кошка) нажмете «Отправить», равна нулю, прежде чем у вас будет возможность перечитать черновик и обнаружить какие-либо очевидные опечатки.

Еще есть частый нарушитель — коварная (э-э, ненадежная — мы говорили, чтобы словарь был простым, не так ли?) Мобильная клавиатура. В отличие от школы, где ваши ноябрьские сроки появятся в программе уже в августе, временные ограничения на рабочем месте имеют тенденцию быстро меняться, и вам, возможно, придется отвечать быстро, а иногда и с мобильного устройства.

Здесь одна вещь, которая может помочь выделить вашу переписку, — это клавиатура Grammarly. Он может обнаружить множество этих неприятных ошибок до того, как вы слишком поздно осознаете, что обнаружили их в папке «Исходящие» вашего телефона.