Начать свою карьеру? Вот как перейти от академического к профессиональному письму

Поздравляю! Потребовались годы дисциплины, в том числе, может быть, больше, чем ваша справедливая доля бессонных ночей во время выпускных экзаменов, но вы сделали это — вы сдали свой последний диплом колледжа.

За время своего научного пути вы, вероятно, привыкли писать в академическом стиле . Но все изменится, когда вы начнете поиск работы и начнете писать в профессиональной среде.

От форматирования до длины, от тона до словарного запаса, письмо для вашей работы будет отличаться от письма для ваших преподавателей. Например, выполнение требований к количеству слов в статье (включая изменение межстрочного интервала и полей соответственно) больше не применяется; вместо этого вам нужно будет писать лаконично, будь то по электронной почте или в презентации, чтобы убедиться, что вы эффективно доносите свои мысли. Помимо прочего, пока вы привыкли писать формально для академической аудитории, вам нужно будет перейти на представительный профессиональный тон, для чего нужна практика.

Однако не волнуйтесь: мы собрали наши лучшие советы, которые помогут вам плавно и успешно осуществить переход.

>>Подробнее: Что нужно и чего нельзя делать при первом поиске работы

Пишем для новой аудитории

Во-первых, вы не новичок в электронной почте, но вы, вероятно, собираетесь вывести эти отношения на новый уровень. Даже если слово «писатель» отсутствует в названии или описании вашей должности, вскоре оно вполне может стать неотъемлемой частью вашей повседневной рутины.

Вы также можете общаться с коллегами на платформах обмена сообщениями на рабочем месте, таких как Slack, или писать в совместных документах вместе с коллегами, потенциально используя язык, варьирующийся от технических знаний до рекомендаций от юридической команды.

Другими словами, ваше письмо на рабочем месте должно удовлетворить многих людей одновременно, а не только одного профессора. Это еще одна причина сохранять простоту и прямоту везде, где это возможно, как мы обсудим ниже.

>>Подробнее: Как выбрать правильный канал связи для каждой задачи

Форматирование имеет значение в профессиональном письме

Вы хотите добиться максимальной читабельности даже на уровне каждого написанного вами электронного письма. Говорите кратко, когда можете, и излагайте главное в начале. Помните: люди, с которыми вы связываетесь, тоже работают, и вы хотите уважать их время и делать все как можно проще.

Кроме того, старайтесь не прятать ключевую информацию в плотных абзацах с посторонними деталями, где они могут быть пропущены или пропущены. Примеры элементов, которые вы, возможно, не хотите, чтобы читатели пропустили, включают вопросы, суммы в долларах, а также даты или крайние сроки.

Несколько советов:

• Используйте маркированные списки, подобные этому, для дальнейшего улучшения удобочитаемости.
• Ищите шансы разбить слишком длинные абзацы и предложения.
• Обратите внимание, что может быть даже полезно выделять важные элементы жирным шрифтом .

К счастью, Grammarly может помочь вам привлечь внимание читателей к вашим электронным письмам, отметив эти самые проблемы в своих предложениях по написанию.

>>Подробнее: Правила этикета деловой переписки

Что нужно и что нельзя делать с тоном в письменной речи

В академическом письме формальность часто предпочтительнее, но в профессиональной среде существует больше вариаций. Например, хотя при написании сопроводительного письма разумно ошибиться в сторону формальности , это может быть и ненужным, и, по сути, неловким, если вы звучите слишком скучно в быстром сообщении Slack коллеге, с которым вы работаете каждый день.

В общем, вы должны писать достаточно официально, чтобы выразить уважение, но не настолько официально, чтобы показаться чопорным или сдержанным. Это может быть уравновешивающим действием — только с этой стороны «Уважаемый господин», но не полностью до «Эй, братан».

Вместо этого постарайтесь звучать нейтрально, как в разговоре. Попробуйте прочитать черновик вслух, чтобы убедиться, что он звучит вежливо и дружелюбно, но не слишком дружелюбно. Если это сленг или содержит комичное количество восклицательных знаков, переработайте соответствующим образом. И если вы обнаружите, что задыхаетесь до конца предложения или сбиваетесь с места в середине абзаца, вы знаете, что что-то нужно разбить на более мелкие куски.

Используйте простую лексику в профессиональном письме

В колледже вы, возможно, привыкли демонстрировать свои обширные знания в отношении семиотики, лежащей в основе мизансцены в вашем последнем литературном анализе. (Что?) Но на рабочем месте нужно быть более прямолинейным.

Как мы упоминали выше о структуре и тоне, вы хотите, чтобы ваше профессиональное письмо было разговорным и легким для понимания. Это означает оставить свой тезаурус на полке и упростить чрезмерно эрудированную речь. Чтобы ваше письмо было интересным, Grammarly может помочь вам найти сильные синонимы , если вы снова и снова полагаетесь на одни и те же простые слова.

Как правильно

Подобно тому, как вы пишете для школы, вы не хотите рисковать потерей баллов из-за предотвратимых ошибок в орфографии, пунктуации и т. д. Но одна вещь, которая может вас удивить, это то, насколько часто такие ошибки появляются в получаемых вами рабочих письмах.

Вот одна из мер безопасности, к которой стоит привыкнуть, особенно для электронных писем: оставьте заполнение поля «кому» напоследок. Пока оно пустое, вероятность того, что вы (или ваша кошка) нажмете «отправить», равна нулю, пока у вас не будет возможности перечитать черновик и обнаружить какие-либо очевидные опечатки.

Тогда есть тот частый преступник, вероломная (э-э, ненадежная - мы сказали, чтобы словарь был простым, не так ли?) Мобильная клавиатура. В отличие от школы, где ваши дедлайны на ноябрь появятся в программе уже в августе, временные ограничения на рабочем месте имеют тенденцию быстро меняться, и вам может потребоваться быстро реагировать, а иногда и со своего мобильного устройства.

Здесь одна вещь, которая может помочь выделить вашу переписку, — это Grammarly Keyboard. Он может поймать множество этих надоедливых ошибок, прежде чем вы испытаете слишком запоздалое осознание того, что обнаружили их в папке «Исходящие» вашего телефона.