Все, что вам нужно знать о том, как написать рекомендательное письмо
Опубликовано: 2017-09-01Вас попросили написать рекомендательное письмо — здорово! То, что вас спрашивают, скорее всего, означает, что вы продвинулись в своей карьере достаточно далеко, чтобы ваше одобрение имело смысл. По крайней мере, это означает, что кто-то, кого вы знаете лично, ценит ваше мнение о нем.
Рекомендательные письма являются основным продуктом современных коммуникаций. В то или иное время почти всем он нужен для таких вещей, как заявления о приеме на работу, стажировки, заявления в колледж или аспирантуру или даже возможности волонтера. Стоит уметь их писать. К счастью, рекомендательные письма имеют стандартный формат.
Прежде чем писать рекомендательное письмо
Есть несколько вещей, которые следует рассмотреть, прежде чем вы сядете, чтобы порекомендовать кого-то. Хотя это и лестно, но имейте в виду, что ваше одобрение может стать частью личного дела, поэтому важно быть уверенным, что это то, что вы готовы поддерживать в долгосрочной перспективе. Кроме того, в некоторых компаниях действует политика, запрещающая сотрудникам давать рекомендации. Прежде чем давать кому-то свое одобрение, убедитесь, что ваша компания одобряет эту практику.
Отклонение запроса рекомендательного письма
Что делать, если вам нужно отклонить просьбу о рекомендательном письме? Ответ зависит от ситуации.
Когда вы не можете честно рекомендовать человека
Что произойдет, если вас попросят предоставить рекомендации для кого-то, кого вы не хотите рекомендовать? Допустим, их трудовая этика или качество их работы не соответствуют вашим стандартам. Допустимо вежливо отказаться с общим ответом, например: «Я не думаю, что я лучший человек, чтобы написать вам рекомендацию». Нет необходимости указывать конкретные причины.
Когда ты недостаточно хорошо знаешь человека
Вы действительно знаете человека, которого вас попросили порекомендовать? Если вы недостаточно знаете о качестве их работы, чтобы говорить о них восторженные вещи, лучше отклонить запрос. Просто скажите: «Прости. Я польщен, что вы попросили меня о рекомендации, но я не чувствую, что достаточно знаком с вами или вашей работой, чтобы написать ее».
Как оформить рекомендательное письмо
Большинство рекомендательных писем имеют стандартный формат делового письма. Хотя вам придется заполнить все пробелы, наличие шаблона сделает процесс немного проще. Вот что должно быть в рекомендательном письме.
Ваша контактная информация и приветствие. Рекомендуется указать свою должность, номер телефона и (если вы не отправляете рекомендацию напрямую) свой адрес электронной почты. Начните письмо с официального приветствия.
Вступительный абзац, рассказывающий о себе. Расскажите получателю, кто вы и почему вы имеете право рекомендовать человека, о котором пишете. Укажите, например, как долго вы знаете этого человека или работали с ним, и в каком качестве (в качестве руководителя, советника и т. д.).
Подробная информация о человеке, которого вы рекомендуете. Поговорите о том, почему этот человек квалифицирован. Какие личные качества делают их хорошими работниками или учениками? Какие навыки они привносят в игру? Какими достижениями вы были свидетелем или частью которых были? Если вы можете включить краткий пример, чтобы проиллюстрировать квалификацию человека, тем лучше.
Закрытие и подпись. В заключении следует повторить, почему человек заслужил ваше одобрение. Если вы готовы к дальнейшим вопросам или устным рекомендациям, укажите это. Отпишитесь официально.
Образец рекомендательного письма
Хитрого Э. Койота попросили написать рекомендательное письмо для стажера, которым он непосредственно руководил. Вот пример правильного формата рекомендательного письма в печатном виде (или в виде вложения в формате pdf).
Элмер Дж. Фадд Фадд Mansion & Yacht, Inc. 5678 Wabbit Season Way Hollywood, CA 90123
Уважаемый мистер Фадд,
С удовольствием рекомендую Road Runner на должность курьера в вашей компании. Роуд работал курьером-стажером в офисе Acme Corporation в Альбукерке с марта по июль 2017 года. Все это время он находился под моим непосредственным руководством.
За короткое время с Акме Роуд продемонстрировал исключительную скорость и ловкость в качестве курьера. Его поставки своевременны, и он всегда вежлив и профессионален. Его замечательная способность думать на ходу помогла ему пережить множество стрессовых ситуаций. Он всегда спокоен, даже под давлением. Он продемонстрировал готовность идти на просчитанный риск и делать все возможное.
Хотя Роуд обычно тихий, у него вежливые манеры, он отлично ладит как с клиентами, так и с коллегами — он действительно никого не беспокоит. Я думаю, что он получает огромное удовольствие от своей работы, потому что ему всегда кажется, что он развлекается. Мне нравилось, когда он ежедневно приветствовал меня веселым «Мип-мип!»
Я считаю, что Роуд будет активом для любого работодателя. Я без колебаний даю ему свою искреннюю рекомендацию. Я с нетерпением жду возможности внимательно следить за траекторией его карьеры. Я уверен, что он далеко пойдет. Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
Искренне,
Хитрый Э. Койот
Примечание о рекомендательных письмах по электронной почте
Когда вы отправляете рекомендательное письмо по электронной почте, нет необходимости указывать свой адрес или контактную информацию получателя. Вместо этого включите заголовок темы, например:
Рекомендательное письмо: Road Runner
Поместите свою контактную информацию под своей подписью, например:
Искренне,
Хитрый Э. Койот
Директор по производству
Корпорация Акме
(123) 456-7890
Если вам нужно больше вдохновения, посетите сайт The Balance, чтобы найти образцы рекомендательных писем различных типов. 