Как написать профессиональное электронное письмо с напоминанием

Опубликовано: 2023-09-22

У людей несовершенная память. Вот почему существуют электронные письма с напоминаниями. На протяжении своей карьеры вы, вероятно, будете писать много писем с напоминаниями. Это электронные письма, в которых упоминаются темы, которые обсуждались ранее, например профессиональные запросы, встречи и темы для обсуждения, чтобы получатель не забыл о них. Электронные письма с напоминаниями также полезны в вашей непрофессиональной жизни, будь то просьба ответить на приглашение на мероприятие, планирование поездки или подталкивание кого-то к встрече.

Придайте вашим электронным письмам дополнительный блеск
Grammarly помогает вам общаться уверенно

Что такое электронное письмо с напоминанием?

Электронное письмо с напоминанием отправляется, чтобы напомнить получателю выполнить определенное действие или убедиться, что он ничего не забыл. В профессиональной и академической сферах часто рассылаются электронные письма с напоминаниями, чтобы убедиться, что встречи запланированы, документы распространены, информация подтверждена и сроки соблюдены. Электронные письма с напоминаниями — это тип профессиональной электронной почты, и они имеют некоторые сходства с другими видами профессиональных электронных писем, такими как продающие и последующие электронные письма.

Когда следует отправить электронное письмо с напоминанием?

Электронное письмо с напоминанием обычно представляет собой последующее сообщение, подтверждающее предыдущее электронное письмо. Например, если вы отправили коллеге электронное письмо с просьбой запланировать встречу и не получили ответа, вы можете отправить электронное письмо с напоминанием и повторить приглашение на встречу.

Письма с напоминаниями не обязательно должны следовать за электронными письмами. Вы также можете отправить его после телефонного звонка или личного разговора. Всякий раз, когда вам нужно напомнить получателю о чем-то, что вы ранее обсуждали, уместно отправить электронное письмо с напоминанием.

Когда отправлять напоминание

Вот несколько примеров сценариев, которые можно решить с помощью напоминания по электронной почте:

  • Просрочка платежа от клиента
  • Ближайший срок
  • Документация, которую необходимо подписать
  • Предстоящая встреча
  • События
  • Прерванное общение

Когда не следует отправлять напоминание

Не отправляйте электронное письмо с напоминанием, если с момента отправки первого электронного письма прошло менее 24 часов. Помните об этом как оминимальномвремени, в течение которого необходимо подождать перед отправкой электронного письма с напоминанием — в некоторых случаях может оказаться целесообразным подождать дольше.

4 совета по написанию электронного письма с напоминанием

1 Используйте профессиональный тон

Электронное письмо с напоминанием, как и любое другое электронное письмо, должно быть написано прямым, профессиональным тоном. Не обвиняйте и не упрекайте в электронном письме с напоминанием; цель не в том, чтобы пристыдить получателя и заставить его согласиться, а просто напомнить ему о встрече, звонке или другой теме, о которой можно забыть в суете повседневной профессиональной жизни.

2 Будьте прямолинейны

Помимо вежливости и профессионализма, будьте прямолинейны. Сделайте конкретный запрос, например, попросите его отправить вам по электронной почте доступ к определенному документу или сказать «да» запланированной встрече в их календаре, и изложите этот запрос напрямую.

3 Время важно

Соответствующее время ожидания перед отправкой электронного письма с напоминанием во многом зависит от срочности вашего сообщения. В случае сжатых сроков отправьте электронное письмо с напоминанием примерно через 24 часа после первого сообщения. В случае менее насущных проблем можно подождать несколько дней, прежде чем отправлять электронное письмо с напоминанием. Подумайте, сколько времени прошло с момента вашего первого сообщения, а также сколько времени у вас осталось до крайнего срока — если этот крайний срок быстро приближается, отправка электронного письма с напоминанием раньше, а не позже, может помочь им не пропустить его.

В любом срочном электронном письме с напоминанием указывайте четкий график выполнения. В своей временной шкале укажите дату вашего первого разговора, крайний срок и любые другие соответствующие даты.

4 Не извиняйся

Наконец, не извиняйтесь за отправку электронного письма с напоминанием. Просто дайте получателю краткое объяснение вашего письма и вежливо попросите его принять меры.

Как написать вежливое письмо с напоминанием

Используйте следующий формат в качестве шаблона для эффективных писем с напоминаниями.

Тема письма

Используйте четкую тему письма с напоминанием. Получатель должен знать, о чем письмо, еще до того, как откроет его. Вот несколько примеров хороших тем писем-напоминаний:

  • Напоминание: пожалуйста, отправьте подписанные документы о приеме на работу до четверга, 28 сентября.
  • Далее: Наша встреча в следующий вторник в 11 утра.
  • Требуются СРОЧНЫЕ действия: проект Уорд-стрит

Приветствие

Начните свое электронное письмо со стандартного профессионального приветствия, например«Привет», «Здравствуйте»или«Уважаемый»,за которым следует имя получателя.

Объяснение

В первом разделе письма с напоминанием укажите причину, по которой вы отправляете напоминание. Это может быть краткий обзор вашего разговора с получателем или одно-два предложения, объясняющих, почему вы обращаетесь к нему. В любом случае, этот раздел должен быть кратким и прямым.

Предлагаемое решение/призыв к действию

Вторая половина тела вашего электронного письма с напоминанием должна содержать само напоминание. Здесь вы указываете, что должен сделать получатель, и дату, к которой это необходимо сделать. В зависимости от темы и временных рамок вы также можете указать, что действие необходимо предпринять «как можно скорее» или при первой возможности.

В зависимости от содержания электронного письма вы также можете попросить получателя написать вам по электронной почте или позвонить вам и задать любые вопросы.

Выйти

Завершите электронное письмо с напоминанием профессиональной подписью, например:

  • С наилучшими пожеланиями
  • Искренне
  • Лучший

За подписью поставьте свою профессиональную подпись.

5 примеров писем с напоминанием

1 письмо-напоминание менеджеру

Тема:Re: ВОМ с 12.10 по 20.10.

Привет, Розали,

Я хотел проследить за своим запросом на отпуск с 12 по 20 октября. Смогли ли вы получить от отдела кадров разрешение на мой отпуск на этот раз?

Пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее, так как мне нужно обеспечить бронирование отелей и рейсов, если PTO будет одобрен.

Спасибо!

Лучший,

Далила

2 Напоминание по электронной почте клиенту

Тема:Утверждение проекта

Здравствуйте, Каролина!

Спасибо за быстрый отзыв об этих макетах. Пожалуйста, присылайте свои заметки или одобрение предлагаемого обновления дизайна до пятницы EOD, чтобы наша творческая команда могла продолжить работу над своими ресурсами для кампании по электронной почте.

Если у вас есть дополнительные вопросы или вам нужны разъяснения, я всегда доступен по электронной почте или в Slack.

Тепло,

Кармайкл

Ведущий дизайнер

Дизайнерское агентство

3 Электронное письмо с напоминанием о встрече

Тема:Жду нашего звонка сегодня в 14:00.

Привет, Дариен,

Надеюсь, это письмо вас застанет. Я хотел бы напомнить вам о нашем статусном звонке сегодня днем. Я с нетерпением жду возможности обсудить наш прогресс в вашем проекте ремонта и услышать ваши отзывы.

Если вам нужно перенести наш звонок, сделайте это, выбрав другую дату и время в моем календаре здесь: [ссылка на календарь].

Лучший,

Витторио Маной

Бригадир

Строительство, ООО

4 Срочное напоминание по электронной почте

Тема:СРОЧНО: необходимо принять меры до 1 октября.

Дорогой Сумит,

Мы ценим ваш бизнес и с гордостью называем вас «одним из наших» на протяжении последних трех лет. Мы надеемся, что вы продолжите инвестировать в Capital Company. Однако для этого нам нужно, чтобы вы обновили свою учетную запись инвестора и авторизовали двухфакторную аутентификацию. Это необходимо для защиты ваших конфиденциальных данных и обеспечения соответствия требованиям безопасности.

Если у вас есть вопросы об обновлении или о том, как мы обеспечиваем безопасность ваших данных, ответьте на это письмо. Если вы не сможете обновить свою учетную запись и разрешить двухфакторную аутентификацию до 1 октября, ваша учетная запись будет приостановлена ​​до тех пор, пока вы не завершите обновление.

Большое спасибо за сотрудничество. Мы рады продолжать инвестировать вместе с вами.

Лучший,

Эстер Кларк

Помощник по администрированию безопасности

Капитал Ко.

5 Электронное письмо с напоминанием об оплате

Тема:Напоминание: оплатите счет № 008.

Уважаемая госпожа Теплицкая,

Это нежное напоминание о том, что счет-фактура № 008 просрочен. Пожалуйста, завершите оплату как можно скорее.

Если вы считаете, что это письмо ошибочное, отправьте его Сантосу Баутисте, руководителю бухгалтерии, на [адрес электронной почты] с кратким объяснением ошибки.

Спасибо,

Дебора

Админ. Ассистент, Веб-хостинг

Напоминания по электронной почте

Что такое электронное письмо с напоминанием?

Электронное письмо с напоминанием — это сообщение, отправленное с целью напомнить получателю о предстоящем событии, действии или ранее обсуждавшейся теме.

Когда следует отправить электронное письмо с напоминанием?

Отправьте электронное письмо с напоминанием как минимум через день после первого общения с получателем. Если вы напоминаете им о крайнем сроке, также может быть полезно отправить напоминание по электронной почте как минимум за 24 часа до крайнего срока.

Что должно включать в себя электронное письмо с напоминанием?

Письмо с напоминанием должно содержать следующее:

  • Привлекательная и четкая тематическая линия
  • Приветствие
  • Краткое объяснение того, почему вы отправляете электронное письмо.
  • Четкая, прямая просьба или напоминание
  • Профессиональная подпись и подпись

Какие существуют виды электронных писем-напоминаний?

  • Последующие мероприятия по встрече
  • Напоминания о пропущенных платежах
  • Запросы на действия
  • Возобновление прерванного общения
  • Напоминания о встречах