Как написать письмо-напоминание — с образцами

Будь то пропущенный платеж, срочная встреча или просьба об отпуске, иногда вам нужно отправить электронное письмо с напоминанием.

Письма-напоминания должны быть вежливыми, профессиональными и убедительными — доносить свою точку зрения, оставаясь при этом на правильной стороне грубости. К концу письма получатель должен точно знать, что ему нужно сделать и когда.

‍ Дружественные напоминания по электронной почте, как известно, сложно придумать, но это не обязательно так. Прочитав это руководство и следуя нашим принципам написания электронного письма с напоминанием, вы сможете отправить мягкое напоминание за считанные минуты.

Что такое напоминание по электронной почте?

Существует множество причин, по которым вам может потребоваться отправить напоминание по электронной почте. Некоторые из них включают подтверждение присутствия на предстоящей встрече или собеседовании, выделение неоплаченного счета или несвоевременную работу.

Напоминания по электронной почте обычно делятся на два типа:

1. Электронное письмо, отправленное до того, как что-то произошло — например, дружеское напоминание о том, что должна состояться встреча.
2. Напоминание по электронной почте после того, как что-то не произошло — например, напоминание о том, что счет не оплачен в установленный срок.

Электронное письмо с напоминанием имеет единственную цель: заставить кого-то действовать.

Будь то ответное письмо по электронной почте, обратный звонок, отправка вам работы или оплата счета. В конце письма они должны знать, что вы хотите, чтобы они сделали, как вы хотите, чтобы они это сделали и когда.

Это так просто, но почему многим из нас так трудно писать электронные письма с вежливыми напоминаниями? Это среда, которая делает сообщение вызовом.

В отличие от телефонных звонков, электронная почта пассивна. Удаление человеческого фактора может вызвать проблемы с пониманием и привести к избеганию и бездействию. Людям легче проигнорировать электронное письмо, чем телефонный звонок.

Так что ты можешь сделать? Независимо от того, ведете ли вы переписку в деловой или личной сфере, написание профессиональной электронной почты — это важный навык, которым вы должны овладеть.

При написании электронного письма-напоминания задача состоит в том, чтобы найти правильный баланс между профессионализмом, вежливостью и убедительностью. Дружественные письма-напоминания должны соответствовать формальным правилам этикета электронной почты, но не допускать путаницы.

‍Научные работники, изучающие электронные письма, пришли к выводу, что использование «соответствующего тона и отношения в электронных письмах может помочь смягчить проблемы, которые представляет среда». Будучи профессиональным, вежливым и убедительным, но добрым, вы можете заставить людей ответить. С другой стороны, ваше электронное письмо, скорее всего, будет проигнорировано, если оно покажется вам грубым, агрессивным или неоднозначным.

Почему важны дружеские электронные письма-напоминания?

Написание электронных писем с вежливыми напоминаниями является необходимостью в нашей личной и профессиональной жизни. Электронная почта является деловой валютой в мире: ежедневно отправляется более 300 миллиардов электронных сообщений. Средний работник получает 121 электронное письмо в день, и, по оценкам, невероятные (или шокирующие) 35% этих деловых писем остаются непрочитанными.

У них также есть 651 непрочитанное электронное письмо в их почтовом ящике. Это много пропущенных сообщений и недовольных отправителей. Сколько у вас есть?

Если вы обнаружите, что тонете в цифровых коммуникациях, не отчаивайтесь. Исследования, посвященные исследованиям и разработкам в американских фирмах, показали, что «администраторы инноваций имеют больше прямых контактов, более вовлечены в разговоры и получают больше сообщений, чем отправляют». Они также обнаружили, что новаторские люди с большей вероятностью реагируют быстро и профессионально.

Если учесть, сколько времени требуется, чтобы открыть, прочитать и ответить на электронное письмо, неудивительно, что можно пропустить даже важную корреспонденцию. Но пропущенные электронные письма могут привести к упущенной выгоде, поскольку средний британский малый и средний бизнес имеет не менее пяти неоплаченных счетов на сумму в среднем 11 700 долларов США. Сколько электронных писем с напоминанием о просроченных платежах вы отправили?

Респонденты могут не намеренно игнорировать ваше письмо. Фактически, все более чувствительные спам-фильтры могут поместить вашу важную корреспонденцию в папку для нежелательной почты, особенно если она содержит вложение.

Дружественные электронные письма-напоминания могут быть сложными для написания и неудобными для получения, поэтому делайте их краткими. Получатель должен сделать две вещи: прочитать письмо и ответить. Это так просто, поэтому нет причин усложнять их отправку.

Как написать письмо-напоминание

Письма-напоминания должны быть короткими, емкими и по существу. Вы хотите, чтобы человек что-то сделал, поэтому вы должны быть ясны. Вы должны быть настойчивы и избегать грубости. Выглядеть невежливо — это самый быстрый способ полностью отклонить ваше электронное письмо.

Что касается тона, мы рекомендуем вам быть формальными при отправке добрых напоминаний по электронной почте. Если вы имеете дело с чем-то серьезным, например с неоплаченным счетом, вам, возможно, придется снова обратиться к электронному письму в будущем или даже использовать его в качестве доказательства, поэтому будьте максимально вежливы.

Наше исследование показало, что есть шесть важнейших компонентов успешных напоминаний по электронной почте:

1. Сюжетная линия
2. Приветствие
3. Ситуация
4. Решение
5. Действие
6. Выйти

Давайте рассмотрим их более подробно шаг за шагом.

1. Тема письма

Мы рекомендуем быть четкими в теме письма с напоминанием. Наш пример ниже означает, что получатель не может сомневаться в том, о чем электронное письмо.

2. Приветствие по электронной почте

Быть вежливым и профессиональным - правильный подход. Мы не будем слишком углубляться в нюансы приветствия по электронной почте, но прочитайте наше руководство о том, как начать профессиональное электронное письмо, если вы хотите узнать больше.

3. Ситуация

Объясните проблему и будьте конкретны. Включите ссылки, даты и детали. Будьте ясны и недвусмысленны.

4. Решение

В этом образце электронного письма с напоминанием мы будем немного добрее, чем вам необходимо. Тем не менее, часто это помогает, особенно если вы представляете малый бизнес и человек, с которым вы общаетесь, является ценным клиентом или покупателем.

Иногда могут быть законные оправдания того, почему электронное письмо или счет-фактура игнорируются или не оплачиваются. Вежливость и профессионализм дают вам наилучшие шансы на достижение удовлетворительного результата.

5. Действие

Скажите получателю, что именно вы хотите, чтобы он сделал. Если вы хотите, чтобы они заплатили вам, скажите им. Если вы хотите назначить дату, сделайте это. Но воздержитесь от угроз или гнева. Маловероятно, что вы достигнете желаемого результата, если сделаете это.

В случае постоянных просроченных платежей вы можете указать дату платежа. В некоторых случаях вы можете захотеть объяснить последствия, если кто-то не ответит вам любезно. Возможно, вы предложите их место для интервью кому-то другому или начнете официальное разбирательство по возмещению упущенной выгоды.

Еще раз: если вы ясно представляете себе, чего хотите, нет места для непонимания.

6. Подтверждение электронной почты

Закончите письмо официально и вежливо. Если вам нужно напоминание о том, как профессионально закончить письмо, ознакомьтесь с нашим руководством.

Примеры писем-напоминаний

Вот несколько стандартных и относительно мягких примеров напоминаний по электронной почте, которые могут оказаться полезными. Они также используют структуру из шести пунктов, которую мы установили выше. Независимо от того, черпаете ли вы вдохновение из наших примеров или нет, всегда помните основные аспекты электронного письма-напоминания, которые мы изложили в этом блоге.

Нежное напоминание по электронной почте начальнику

Нежное напоминание по электронной почте вашему боссу может быть деликатной темой, но принцип остается тем же. Говорите профессионально, вежливо и убедительно. Этот образец также можно использовать в качестве напоминания менеджеру по персоналу, профессору или коллеге.

Письмо-напоминание клиенту

Иногда проект может быть приостановлен, если клиент, подрядчик, заинтересованная сторона или кто-то еще не выполняет свою роль. Ненавязчивое электронное письмо с напоминанием клиенту может вернуть ваш проект в нужное русло.

Электронное письмо с напоминанием о мероприятии

Электронные письма с напоминанием о мероприятии необходимы для того, чтобы ваше мероприятие прошло успешно. Скорее всего, вы отправите их довольно много, поэтому этот образец электронного письма с напоминанием обнадеживающе краток, мил и по существу.

Электронное письмо с напоминанием о встрече

Запросы на встречи всегда должны быть персонализированы. Вы можете более конкретно указать важность встречи и последствия неявки по сравнению с электронным письмом о мероприятии. Этот пример также можно превратить в электронное письмо с напоминанием о встрече.

Письмо с напоминанием о просроченном платеже

Напоминания об оплате (к сожалению) слишком распространены, а просроченные платежи являются проблемой, с которой сталкиваются все предприятия. Ключевым моментом здесь является устранение эмоций и сопротивление искушению разозлиться. Укажите факты, дайте им результаты и скажите им, что вам нужно, чтобы они сделали.

5 распространенных ошибок напоминаний по электронной почте — и как их избежать

Приведенные выше примеры должны предоставить некоторые ценные рекомендации о том, как структурировать дружественные электронные письма с напоминаниями. Прежде чем мы закончим, вот пять распространенных ошибок напоминаний по электронной почте и способы их избежать.

1. Ближе к делу

Будьте дружелюбны, но тверды. Вы пишете напоминание по какой-то причине, поэтому быстро переходите к сути. Будьте подробными, конкретными и структурированными.

2. Избегайте смущения

Вы знаете, что они получили электронное письмо (и они, вероятно, тоже), но не называйте их имена и не пристыжайте. Будьте вежливы, дружелюбны и сосредоточены в своих письмах-напоминаниях.

3. Никогда не извиняйтесь

Извиниться легко (мы ведь так и делаем, верно?), но это не поможет вашему напоминанию по электронной почте. Если хотите, можете немного смягчить удар ( возможно, вы пропустили мое предыдущее письмо ), но вам это не нужно. Кроме того, не пишите одно из этих электронных писем типа «Просто напоминание…».

4. Предложите решение

Всегда четко говорите о том, что вы хотите, чтобы получатель сделал. Вам нужен ответ и действие, которые приведут к желаемому результату. Скажите человеку, что вы хотите, чтобы он сделал и к какому сроку.

5. Поощряйте общение

В некоторых случаях могут быть законные причины, по которым кто-то не отвечает вам. Предоставьте несколько возможностей и подсказок, чтобы побудить их ответить вам. Если они не хотят писать вам по электронной почте, предложите возможность связаться с вами по телефону.

Все еще задаетесь вопросом, как написать нежное электронное письмо с напоминанием? С помощью Flowrite вы можете превратить короткие маркеры в готовое к отправке электронное письмо с напоминанием с помощью ИИ. Запросите ранний доступ, чтобы отправлять дружественные электронные письма с напоминаниями быстрее, чем когда-либо.