Ответить всем: как уверенно ответить на групповое электронное письмо

Функция ответа всем — неоднозначное благо. Это может быть неотъемлемой частью вашей повседневной работы с электронной почтой, но если вы неосторожны, это также может быть простым способом поставить себя в неловкое положение перед своим руководителем, коллегами, профессиональными знакомыми и даже незнакомцами.

Знание того, когда и как лучше всего использовать функцию «Ответить всем», является ключом к успеху практически во всем, что связано с отправкой электронной почты, например, при работе с клиентами, внутренней коммуникации или планировании командной прогулки. Ниже мы рассмотрим причины его применения, ситуации, в которых он не идеален, и способы реагирования — и все это тактично, вежливо и уверенно.

Когда уместен ответ-все?

Для начала давайте проясним, что во многих случаях лучше отвечать на групповое электронное письмо, отправляя сообщения отдельным лицам, а не отвечая всем.

Ключевой вопрос здесь:каковсамый простой способ свести к минимуму беспорядок в почтовом ящике и путаницу для всех, кому вы отвечаете? Если вы можете придумать лучший способ добиться того и другого, вам, вероятно, следует сделать это.

Тем не менее, существует множество ситуаций, когда использование параметра «Ответить всем» определенно является правильным решением.

Иногда это очевидно: например, ваш начальник отправляет вашей команде электронное письмо и просит вас проинформировать всех о чем-то, над чем вы работаете. Или клиент отправляет электронное письмо вам, вашему начальнику и другому коллеге с вопросом о времени; если вы главный человек, отвечающий за планирование, сейчас самое время использовать функцию «Ответить всем». Обратите внимание, что в этом сценарии одна из причин ответа всем — дать понять остальным членам вашей команды, что вы позаботились об ответе на вопрос клиента.

Хотя вариант «Ответить всем» иногда не одобряется из-за того, что он генерирует отвлекающие, раздражающие или ненужные электронные письма, один, своевременный и продуманный ответ «Все» может предотвратить появление новых писем и дополнительных вопросов.

Вот пример: допустим, вы работаете в отделе новостей, и коллега срочно отправляет электронное письмо пятнадцати людям с вопросом, может ли кто-нибудь помочь ей открыть шкаф с расходными материалами, чтобы взять полевой диктофон и микрофон для ее предстоящей репортажной поездки.

Если вы ответите только ей и скажете: «Конечно, у меня есть ключ, и я могу сейчас проверить комплект для вас», скорее всего, другие ответят и предложат сделать то же самое, а редактор спросит, сделано ли это. В этом случае лучше сразу ответить всем и дать понять всем, что вы обрабатываете запрос.

Важно отметить, что та же самая логика работает в масштабе: если ваш ответ получат все двадцать человек и ваш ответ будет полезен большинству из них, его стоит отправить. Тем не менее, чем больше людей в теме, тем выше планка релевантности.

Этот тип расчета также работает, если вы планируете использовать вариант «Ответить всем», чтобы задать вопрос. Если это, вероятно, затронет большинство других участников ветки, возможно, стоит задать вопрос так, чтобы все могли это видеть, но будьте осторожны и не переусердствуйте.

Когданеследует отвечать всем?

Давайте вернемся к вопросу, который мы затронули ранее: как лучше всего свести к минимуму беспорядок и путаницу в почтовом ящике? Если электронное письмо, которое вы собираетесь отправить, не будет желанным или актуальным для большинства людей, которым оно будет доставлено, вариант «ответить всем» — не лучший вариант.

Вот пример: вы и все в вашем отделе получаете электронное письмо, в котором сообщается, что один из ваших коллег принял новое важное повышение и перевод. Поздравления приняты, и всех приглашаем в четыре часа зайти во внутренний дворик, чтобы насладиться тортом и теплыми прощаниями.

Вам (и всем остальным в вашем отделе) нужно ответить - все с закрытыми буквамиПОЗДРАВЛЯЕМи смайликами с тортом? Вероятно, нет. В этом случае просто ответьте знаменитому коллеге лично, а еще лучше, поздравьте его лично за тортом.

Похожая логика применима и к более деликатным или личным вопросам. Когда вам нужно вежливо поправить кого-то или убедиться, что в кредиторской задолженности указаны ваши личные налоговые формы и текущий адрес, ответ-все редко, если вообще когда-либо, является оптимальным.

Эта идея особенно актуальна, когда речь идет о профессиональной обратной связи, потому что нетрудно представить сценарий, в котором даже благие намерения, сделанные перед дюжиной коллег, оскорбляют основного получателя, заставляя съеживаться всех остальных в цепочке, и в лучшем случае рискует заставить отправителя выглядеть не обращающим внимания.

Опять же, если ваше электронное письмо не будет представлять ценности для большинства людей, которые его получат, не используйте функцию «Ответить всем».

Как я могу использовать функцию «Ответить всем», чтобы тактично передать полезную информацию?

Как и в случае с электронными письмами отдельным лицам, вы должны быть вежливыми и отвечать кратко. Это означает сведение к минимуму повторений и поиск способов ограничить повторение. Постарайтесь уточнить, что должно происходить дальше, особенно если это касается действий для нескольких получателей. В таких случаях вы можете выделить имя каждого человека жирным шрифтом или использовать маркированный список, чтобы улучшить читабельность, как в этом примере:

Поскольку гостю этого эпизода пришлось перенести нашу запись на день раньше, нам придется увеличить сроки.

• Марисса:Можете ли вы сегодня утром составить производственные заметки, чтобы у нас было время их отредактировать?
• Вирджил:Можете ли вы быть готовы их настроить и передать организатору до 14:00?
• Райли:Не могли бы вы убедиться, что гость знает всю информацию о нашей установке для записи?

Помните о своей аудитории. Подумайте, какая информация будет им лучше всего полезна и как передать ее ясно, кратко, доброжелательно и без ошибок.

Grammarly поможет вам ответить на все вопросы с уверенностью.

Меньше всего вам хочется нажать «Отправить» и осознать, что вы только что использовали «Ответить всем», чтобы отправить коллегам или совершенно незнакомым людям электронное письмо, полное пунктуационных, орфографических и грамматических ошибок.

Grammarly может сэкономить ваше время, защитив от неуклюжих опечаток, неправильных расставленных запятых, разногласий между подлежащим и глаголом и других ошибок. Пользователи Grammarly Premium могут получить дополнительную помощь в переписывании предложений и настройке тона , чтобы вы могли общаться с уверенностью.