Ответить всем: как уверенно ответить на групповое электронное письмо

Функция «ответить всем» — неоднозначное благо. Это может быть важной частью вашей повседневной работы с электронной почтой, но если вы небрежны, это также может быть простым способом опозориться перед вашим менеджером, коллегами, профессиональными контактами и даже незнакомцами.

Знание того, когда и как лучше всего использовать функцию «Ответить всем», является ключом к успеху почти во всем, что связано с отправкой электронной почты, например, с привлечением клиентов, внутренними коммуникациями или планированием командной поездки. Ниже мы расскажем о причинах его использования, ситуациях, когда он далеко не идеален, и о том, как на него реагировать — тактично, грациозно и уверенно.

Когда ответ-все уместно?

Для начала давайте проясним, что во многих случаях лучше отвечать на групповое электронное письмо, отправляя сообщения отдельным лицам, а не отвечая всем.

Ключевой вопрос здесь: как проще всего свести к минимуму беспорядок во входящих сообщениях и путаницу для всех, кому вы отвечаете? Если вы можете придумать лучший способ выполнить и то, и другое, вам, вероятно, следует сделать это вместо этого.

Тем не менее, существует множество ситуаций, когда использование ответа на все вопросы определенно является правильным вызовом.

Иногда это очевидно: например, ваш начальник отправляет электронное письмо вашей команде и просит вас сообщить всем о том, над чем вы работаете. Или клиент отправляет электронное письмо вам, вашему начальнику и другому коллеге с вопросом о сроках; если вы главный человек, отвечающий за планирование, сейчас самое подходящее время, чтобы использовать функцию «Ответить всем». Обратите внимание, что в этом сценарии ответ на все вопросы отчасти требуется для того, чтобы другие члены вашей команды знали, что вы позаботились об ответе на вопрос клиента.

Хотя «ответить всем» иногда не одобряют из-за создания отвлекающих, надоедливых или ненужных электронных писем, один своевременный и вдумчивый ответ «все» может предотвратить больше писем и дополнительных вопросов.

Вот пример: допустим, вы работаете в отделе новостей, и ваша коллега срочно отправляет электронное письмо пятнадцати людям, спрашивая, не может ли кто-нибудь помочь ей открыть шкаф с припасами, чтобы взять полевой диктофон и микрофон для ее предстоящей репортерской поездки.

Если вы ответите только ей и скажете: «Конечно, у меня есть ключ, и я могу проверить набор для вас сейчас», есть вероятность, что другие ответят и предложат сделать то же самое, а редактор спросит, сделано ли это. В этом случае лучше сразу ответить всем и дать понять всем, что вы обрабатываете запрос.

Важно отметить, что эта же логика работает в масштабе: если двадцать человек получат ваш ответ — все, и ваш ответ будет полезен большинству из них, его стоит отправить. Тем не менее, чем больше людей в треде, тем выше планка релевантности.

Этот тип расчета также работает, если вы планируете использовать функцию «Ответить всем», чтобы задать вопрос. Если это, вероятно, касается большинства других людей в ветке, возможно, стоит спросить так, чтобы все могли видеть, но будьте осторожны, чтобы не переусердствовать.

Когда не следует отвечать всем?

Давайте вернемся к вопросу, который мы затронули ранее: как лучше всего свести к минимуму беспорядок и путаницу в почтовом ящике? Если электронное письмо, которое вы собираетесь отправить, не будет приветствоваться или не будет иметь отношения к большинству людей, которым оно достанется, ответ «все» — не выход.

Вот пример: вы и все в вашем отделе получаете электронное письмо, в котором говорится, что один из ваших коллег принял новое важное повышение и переведен. Поздравления в порядке, и все приглашены качаться во внутреннем дворике в четыре часа для пирога и теплых прощаний.

Должны ли вы (и все остальные в вашем отделе) отвечать — все ПОЗДРАВЛЯЮТ с заглавными буквами и смайликом в виде торта? Возможно нет. В таком случае просто ответьте прославленному коллеге индивидуально, а еще лучше поздравьте лично за тортом.

Аналогичная логика применима и к более деликатным или личным вопросам. Когда вам нужно вежливо поправить кого-то или убедиться, что в кредиторской задолженности есть ваши личные налоговые формы и текущий адрес, ответ «все» редко, если вообще когда-либо, является оптимальным.

Эта идея особенно актуальна, когда речь идет о профессиональной обратной связи, потому что нетрудно представить сценарий, в котором даже благонамеренное исправление, сделанное перед дюжиной коллег, унизительно для основного получателя, вызывает съеживание у всех остальных в цепочке и в лучшем случае рискует заставить отправителя выглядеть забывчивым.

Опять же, если ваша электронная почта не представляет ценности для большинства получателей, не используйте функцию «Ответить всем».

Как я могу использовать функцию «Ответить всем», чтобы тактично передать полезную информацию?

Как и в случае с электронными письмами для отдельных лиц, вы должны быть вежливы и кратки, когда отвечаете всем. Это означает сведение к минимуму повторений и поиск способов ограничения возвратов и повторений. Попытайтесь прояснить, что должно произойти дальше, особенно если это касается действий для нескольких получателей. В таких случаях вы можете выделить имя каждого человека жирным шрифтом или использовать маркированный список для удобства чтения, как в этом примере:

Поскольку гостю этого эпизода пришлось перенести нашу запись на день раньше, нам нужно увеличить временные рамки.

• Марисса: Вирджил: Райли: Помните о своей аудитории. Подумайте, какая информация лучше всего им послужит, и как передать ее ясно, лаконично, доброжелательно и безошибочно.

  Grammarly может помочь вам с уверенностью ответить на все вопросы

  Последнее, что вам нужно, это нажать «Отправить» и понять, что вы только что использовали «Ответить всем», чтобы взорвать коллег или совершенно незнакомых людей электронным письмом, полным пунктуационных, орфографических и грамматических ошибок.

  Грамматика может сэкономить ваше время, защищая от неудобных опечаток, неуместных запятых, разногласий между подлежащим и глаголом и других ошибок. Пользователи Grammarly Premium могут получить дополнительную помощь в переписывании предложений с акцентом на ясность и настройке тона , чтобы вы могли общаться с уверенностью.