Как сказать «нет»: руководство, как сказать «нет» вежливо

Сказать «нет» не всегда легко, но зачастую это необходимо.

Это верно как на работе, так и в личных отношениях. Когда коллега просит вас взяться за проект, на который у вас нет возможности, сопротивляться, не оставляя у него чувства отказа, — это ценный навык. Точно так же, когда вы получаете приглашение, вы просто не готовы к нему, умение вежливо сказать «нет» предотвращает возникновение неловких ситуаций.

Так как же улучшить свой тон в электронной почте или тексте, чтобы человек, которому вы отказываете, знал, что вам все еще не все равно? Ниже вы найдете пять стратегий, а также примеры того, как вежливо сказать «нет».

1 Смягчите это добротой или комплиментом.

Любимец бабушек во всем мире, это классика «Я люблю тебя, но нет». Идея состоит в том, чтобы дать получателю несколько слов, чтобы он почувствовал себя хорошо, несмотря на отказ, например:

Пример:Это звучит как отличная возможность, но я должен отказаться. Спасибо, что учитываете меня!

Пример:Ваше предложение интригует, и я рад, что вы подняли его, но оно нам не подходит.

Эта последняя фраза заимствована у давнего автора уважаемого жителя Нью-ЙоркаДжона Макфи, чей отказ от выбора был столь же мягким, сколь и кратким: «Не для нас».

2 Назовите причины.

Помимо комплиментов, еще одна вещь, которую может оценить человек, которому вы говорите «нет», — это знать, почему. Иногда лучше откровенно рассказать о своих ограничениях.

Пример:я не могу провести для вас встречу сегодня днём — я занят набором нового сотрудника, и у меня есть дедлайн, который мне нужно уложиться.

Пример:Это хорошая идея, но у нашей организации сейчас нет бюджета на такой проект.

Пример:Поездка в Портленд звучит весело, спасибо! К сожалению, этим летом у меня не будет времени качать его.

В других случаях вы можете предпочесть раскрывать как можно меньше — и в этом случае читайте дальше.

3. Будьте кратки, но не резки.

Вам не всегда нужно объясняться, когда говорите кому-то «нет». Тем не менее, зачастую более разумно дать прямое «нет», а не отсутствие ответа, потому что заставлять людей задаваться вопросом, как правило, воспринимается как бездумное.

И хотя, как правило, разумно делать сообщения такого типа краткими, они могут оказаться слишком короткими:

Плохой пример:я не могу с этим помочь.

Лучший пример:К сожалению, боюсь, я не смогу с этим помочь.

Обратите внимание на использование слова «к сожалению»выше. Это показывает, что вы понимаете, что ответ, вероятно, не впечатлит получателя, и вам не доставляет радости это говорить.

Еще один прекрасный пример:спасибо, что подумали обо мне для этого задания. Я не могу сейчас продолжать работу, но, пожалуйста, оставайтесь на связи.

Слова «прямо сейчас» в последнем примере предполагают, что вы можете быть открыты для других заданий в будущем; если вы скажете это вежливо, это поможет вам сохранить возможность выбора. Это подводит нас к нашей четвертой стратегии:

4 Оставьте дверь приоткрытой.

Иногда хочется говорить не столько «нет», сколько «не сейчас».

Пример:Ваша точка зрения о необходимости переоценки и оптимизации нашего процесса хорошо принята. Почему бы нам не обсудить это вместе, как только текущий раунд найма будет завершен?

Пример:Спасибо, я бы с радостью выступил на вашем мероприятии, но время в этом году выбрано неудачное. Не могли бы вы иметь меня в виду на саммите в следующем году?

Несмотря на то, что этот подход удобен, используйте его экономно. Отложить кого-то на неопределенный срок может показаться гораздо менее вежливым, чем сказать «нет» с самого начала.

5 Предложите альтернативу.

Хотя ваш ответ может быть отрицательным, в интересах вежливости иногда вам захочется помочь получателю каким-либо другим способом — например, предложив другое время или другой вариант.

Пример:я не могу предоставить сенатору интервью до установленного срока, но я рад связать вас с руководителем нашей администрации. Она может рассказать о нашей политике, если это поможет вашей истории.

Пример:для меня сейчас нереально встретиться за чашечкой кофе и посоветоваться по поводу карьеры, но моя коллега Фрэнсис заинтересована в том, чтобы взять на себя большую роль наставничества и, возможно, у нее есть некоторые идеи, которые вы сочтете полезными. Могу я вас представить?

Пример:на этот раз я не могу забрать вас на выходную смену, но могу прикрыть вас в понедельник, если после этого вам понадобится день, чтобы восстановиться.

Говорить людям «нет» — важная часть жизни. Хотя вам не всегда нужно предлагать получателю план Б или объяснения, часто стоит потратить время на то, чтобы выразить свои мысли доброжелательно.

При этом последнее, что вы хотите сделать, это споткнуться о орфографическую или пунктуационную ошибку, которую можно было бы избежать. Grammarly не может отказать вам, но, по крайней мере, она может гарантировать, что ваш текст читается четко и выглядит четко.