Извините за поздний ответ: как извиниться за задержку ответа

Вы не всегда сразу отвечаете на электронные письма . На самом деле, иногда вы откладываете их на следующий день, на следующую неделю или — потупив взгляд — на следующий месяц. В какой-то момент исчисление смещается с «Могу ли я каким-то образом составить электронное письмо, оправдывающее мое невероятно медленное время отклика?» на «Может быть, вместо этого было бы проще просто инсценировать мою смерть?»

Хотя это выглядит не очень хорошо, иногда вам приходится признаться, что вы спите над чьим-то сообщением. Может быть, это профессиональный контакт, от которого вы не можете позволить себе забыть, или простое промедление, которое постепенно перерастает в полный страх. Какой бы ни была причина, у нас есть несколько идей, как нарушить молчание и извиниться за поздний ответ.

Пересмотрите «извините»

Если вы работаете в быстро меняющейся профессии, где действуют дедлайны, вы обычно мгновенно отвечаете людям по электронной почте. Но это не всегда реалистичное ожидание, особенно когда на карту поставлено нечто противоположное срочности. Быть человеком не всегда требует извинений.

Допустим, вы получили электронное письмо следующего содержания: «Привет, дружный контакт, не могли бы мы встретиться за чашечкой кофе на следующей неделе и пообщаться о нашей отрасли?» Хотя такие связи могут быть ценными, они, вероятно, не увянут, если вы потратите пару декадентски неторопливых дней, чтобы ответить.

В таких случаях снисходительно предположим, что эти люди это понимают. Пропустите фразу «извините за поздний ответ» и сразу перейдите к самому важному: «Звучит хорошо, и спасибо, что связались — как четверг?»

Дайте понять, что вы заботитесь

Не все, что попадает в ваш почтовый ящик, требует ответа, как никогда. Серьезно. Однако иногда, даже если это не обязательно , запаздывающий ответ лучше, чем его отсутствие.

Возьмем пример бывшего клиента или коллеги, который увидел вашу новую должность и потратил несколько секунд, чтобы накатать добрую поздравительную записку. Если вы не ответили в тот самый момент, когда пришло электронное письмо, не стоит чувствовать себя виноватым. Но если вы никогда не свяжетесь с ним, вы можете в конечном итоге пинать себя несколько месяцев спустя, всякий раз, когда вам нужно направить контакт к ним или попросить об одолжении. Попробуйте что-то вроде этого:

Большое спасибо за вашу вдумчивую заметку в прошлом месяце! Кроме того, мои извинения за медленный ответ; переход в эту новую роль был немного ошеломляющим, но я взволнован.

Кстати, я помню, вы упомянули о планах запустить новую кампанию в ближайшие несколько месяцев — как дела? Я хотел бы услышать больше об этом в следующий раз, когда у нас будет возможность наверстать упущенное. . .

Эта последняя часть намеренно возвращает интерес к человеку, который написал вам, поскольку он нашел время, чтобы отправить свои поздравления . В конце концов, вы же не хотите, чтобы ваше сообщение в ответ читалось как полностью эгоцентричное и забывчивое, верно?

Признайтесь в задержке

Итак, кто-то попросил вас о чем-то. Им нужны были какие-то документы или помощь в поиске определенного контакта, и — ааа — вы промахнулись. Бывает. Освежите свою карму, показав этому человеку, что вы не занимаетесь этим; признать это и искать способы быть полезным. Вот так:

Извините за задержку ответа. Потребовалось некоторое время, чтобы найти запрошенные вами отчеты для сравнения с прошлогодними данными, и ваше сообщение затерялось в куче на несколько дней. Я сейчас прилагаю оба документа в формате PDF.

Кроме того, наш директор по маркетингу был в разъездах, но, если хотите, я могу запланировать с ним разговор, когда он вернется завтра.

Пожалуйста, дайте мне знать, если это работает, или если есть что-то еще, что я могу сделать, чтобы быть полезным в будущем.

Опять же, вы заранее признаете задержку и избавляетесь от извинений или ваших извинений , а затем устанавливаете, что «безразличное расслабление» не является вашим режимом работы по умолчанию.

Избегайте слишком долгого ожидания

Иногда вам, возможно, придется сказать кому-то, что они не получили работу, или что вы решили не продвигать проект, который они предложили. Как только вы убедитесь, что это так, если вы можете помочь, не оставляйте их в мучительном ожидании на недели подряд.

Тем не менее, если вы прошли стадию профилактики и теперь вместо этого покупаете фунт лекарства, вот примерное представление о том, как покончить с этим:

Мои искренние извинения за медленный ответ; Я надеялся вернуться к вам раньше. Нам очень понравилось, что вы здесь для собеседования, а также наш разговор за обедом, но мы решили перейти к другому кандидату.

Учитывая ваши обширные полномочия и безукоризненную репутацию, мы хотели бы иметь в виду вас для других вакансий, которые могут открыться в будущем. Я также был бы рад порекомендовать вам других в отрасли, которые могли бы нанять. Дайте мне знать, если я могу связать вас с вами.

Как всегда, бесполезно утруждать себя тем, насколько запоздал ваш ответ — признайте его, переходите к сути и ищите способы заставить получателя почувствовать, что он важен.

Если ничего не помогает, отметьте 30 апреля в своем календаре.

В последние годы 30 апреля стало чем-то вроде праздника для хронических прокрастинаторов электронной почты. Наиболее известный как «День прощения долгов по электронной почте» , это ежегодный бесплатный пропуск, позволяющий, наконец, отправить все те сообщения, которые вы откладывали слишком долго, не беспокоясь о том, кажетесь ли вы грубым или у вас есть достойное оправдание.

Опять же, зачем ждать до конца апреля? Закройте некоторые из этих обязательств по электронной почте сейчас, и вы почувствуете себя лучше намного раньше.