Оптимизация успеха: пошаговое руководство по созданию документации процессов для вашего бизнеса

Возможно, это не самая привлекательная задача делового письма, но документация процесса является важной частью управления проектами и бизнес-операций. Наличие оптимизированных, хорошо написанных руководств по бизнес-операциям и стандартных рабочих процедур может сэкономить время, энергию вашей команды и избежать недопонимания на рабочем месте, а также помочь вам выделиться как эффективный и действенный коммуникатор. Создание руководств по процессам больше не должно быть головной болью, как раньше, благодаря инструментам бизнес-документации и партнерам по написанию ИИ. Прочтите пошаговое руководство по созданию организационной документации и передовым практикам документирования процессов.

Что такое технологическая документация?

Документация процесса относится к подробной записи и описанию шагов, процедур и действий, связанных с конкретным бизнес-процессом. Его цель – обеспечить всестороннее понимание того, как выполняются задачи, последовательность действий, а также роли и обязанности лиц, участвующих в процессе.

Ключевые элементы эффективной технологической документации

Четкие цели и масштабы

Как и в любом хорошем деловом общении, цель вашей документации рабочего процесса должна быть ясна, прежде чем вы начнете составлять ее содержание. Начните с подробного описания бизнес-преимуществ создания карт бизнес-процессов.

Бизнес-цели картирования бизнес-процессов могут включать в себя:

• Повысить операционную эффективность за счет оптимизации процесса
• Для облегчения обучения и адаптации новых сотрудников.
• Для обеспечения соответствия отраслевым нормам

Затем определите объем вашего документа, задав себе вопрос, что ваш читатель должен получить, следуя документации вашего рабочего процесса. Лучшие процессуальные документы не пытаются охватить все сразу. Вместо этого начните с конкретного и сохраняйте управляемость своим объемом, чтобы создать процесс бизнес-документации, который может расти вместе с вашим бизнесом.

Подробные пошаговые описания

Что отличает документацию процесса от других деловых документов, так это ее детальность. Важно не пропустить ни одного этапа процесса и писать специально для вашей аудитории, которая может не иметь такого опыта или институциональных знаний, как вы, как человек, знакомый с процессом. Документирование рабочего процесса включает в себя разбиение всего рабочего процесса на отдельные этапы, разъяснение входных и выходных данных, а также определение обязанностей и зависимостей для каждого этапа.

Рассмотрим пример создания документации процесса адаптации. Первые три шага в документе рабочего процесса могут выглядеть примерно так, как в приведенном ниже примере, который был создан с помощью генеративного искусственного интеллекта Grammarly и кратко разбивает каждый шаг и называет отдел или человека, ответственного за каждое действие.

1. Предварительная адаптация

а. HR получает подписанное письмо с предложением от нового сотрудника.

б. HR готовит адаптационный пакет сотрудника, включая необходимые формы и документы.

в. ИТ-отдел настраивает необходимые учетные записи, электронную почту и права доступа.

2. Приветственное письмо

а. HR отправляет персонализированное приветственное письмо новому сотруднику.

б. В электронном письме содержится обзор графика адаптации, необходимые документы и приветственное сообщение от команды.

3. День 1. Ориентация

а. Новый сотрудник приходит в офис и его встречает HR.

б. HR проводит ознакомительную сессию, знакомя с культурой, миссией и ценностями компании.

в. ИТ-отдел предоставляет краткий обзор технологических систем и инструментов компании.

Включение визуальных эффектов

Наглядные пособия, такие как блок-схемы, диаграммы и изображения, могут преобразовать сложную информацию в простой для понимания формат. Они служат быстрой справкой и могут значительно улучшить понимание процесса, особенно для тех, кто обучается визуальному зрению.

Вы можете использовать аннотированные снимки экрана, чтобы помочь читателю, или создать обучающее видео как часть документации. Блок-схема процесса выполнения заказа может представлять собой визуальную дорожную карту, поясняющую точки принятия решений и действия на каждом этапе. Используя эти визуальные инструменты, организации могут значительно улучшить понимание и сделать документацию доступной для более широкой аудитории.

Создание руководств по процессам за 7 шагов

1 Определите процессы для документирования.

Определение того, какие процессы необходимо документировать, имеет решающее значение для эффективной расстановки приоритетов ваших усилий. Начните с сосредоточения внимания на основных бизнес-функциях и критически важных операциях, которые влияют на эффективность, удовлетворенность клиентов или соблюдение требований. Проконсультируйтесь с членами команды и заинтересованными сторонами, чтобы определить болевые точки и области, требующие ясности. Рассматривайте процессы, подверженные ошибкам, или те, которые имеют решающее значение для адаптации новых сотрудников, в качестве главных приоритетов для документирования.

2 Привлеките экспертов в данной области.

Сбор информации от профильных экспертов имеет важное значение для создания комплексной технологической документации. Вы можете использовать организационную структуру вашего бизнеса, чтобы определить участников и заинтересованные стороны, а также провести интервью или опросы с теми, кто является экспертами в этом процессе, чтобы получить представление о рабочем процессе, входных данных, результатах и ​​зависимостях.

3 Определите форматы, которые вы будете использовать.

Лучшие технологические документы визуально и информативны. Вероятно, вам придется использовать различные типы контента: от блок-схем до видеоклипов. Определите, будут ли аннотированные снимки экрана достаточным наглядным пособием или для этого процесса требуются видеоуроки или интерактивные средства обучения.

4. Составьте проект документа с помощью ИИ.

Написание документации процесса, вероятно, будет самой трудоемкой частью процесса, но есть несколько способов облегчить это бремя. Например, вы можете составлять документ по ходу выполнения процесса, чтобы выполнить двойную работу. На рынке также есть несколько инструментов, которые помогают менеджерам проектов и командам бизнес-операций создавать и внедрять документацию процессов. Многие из этих инструментов используют искусственный интеллект, чтобы помочь вам создать необходимые документы за короткое время.

Инструменты для технологической документации:

• Microsoft Visio— это инструмент для построения диаграмм и блок-схем, который позволяет пользователям создавать визуальные представления процессов. Он предлагает широкий выбор форм и шаблонов для облегчения создания подробных схем процессов.
• Lucidchart— это облачный инструмент для построения диаграмм и совместной работы. Он предоставляет интуитивно понятную платформу для создания блок-схем, диаграмм и других визуальных представлений процессов.
• Grammarly — партнер по написанию текстов с использованием искусственного интеллекта, созданный, чтобы помочь вам на каждом этапе процесса письма. Используйте его для создания текста и сделайте каждый деловой документ кратким, понятным, грамматически правильным и фирменным. Он также позволяет интегрировать документацию процессов в распространенные приложения и документы на рабочем месте благодаря функциям обмена знаниями и руководствам по стилю для команд. Вместо того, чтобы снабжать команды обширными руководствами по стилю или документами по бренду, Grammarly может предоставлять те же рекомендации непосредственно в режиме онлайн, когда пишут товарищи по команде.
• Tallyfy— это инструмент документирования процессов и управления рабочими процессами, предназначенный для упрощения бизнес-процессов. Оно позволяет пользователям документировать процессы, отслеживать прогресс и управлять рабочими процессами на централизованной платформе.
• Process Street— это контрольный список и инструмент автоматизации рабочих процессов, который позволяет пользователям документировать, выполнять и отслеживать повторяющиеся процессы. Он предназначен для повышения эффективности повторяющихся задач и процессов.

Даже при наличии на рынке лучших партнеров по искусственному интеллекту ваши технологические документы по-прежнему нуждаются в вашем человеческом подходе и опыте. Для этого используйте лучшие практики делового письма для документации рабочего процесса:

• Используйте короткие предложения и простой язык.
• Выбирайте точные, активные глаголы и краткие повествовательные предложения.
• Пишите для целевой аудитории, используя язык, соответствующий ее роли и уровню опыта. По возможности избегайте жаргона и обязательно определяйте термины.
• Используйте активный залог, чтобы сделать руководство более понятным и побудить читателя предпринять конкретные действия.
• Используйте конкретные глаголы, чтобы внести ясность. Например, «Поставьте галочку в столбце 4» более полезно, чем «Убедитесь, что все поля заполнены».
• Придайте документу соответствующий тон. Дружелюбное и благодарное настроение может повысить вовлеченность сотрудников и сделать утомительные задачи более приятными, а более смелый и формальный тон может передать серьезность или срочность процессов, связанных с соблюдением законодательства и безопасностью.
• Используйте фирменный стиль и фирменный стиль вашей компании в своей документации. Даже внутренняя документация должна звучать и выглядеть как бренд вашей компании.

5. Просмотрите и соберите отзывы.

Проверка проекта документации выходит далеко за рамки корректуры на предмет пунктуационных ошибок, хотя тщательная проверка краткости, грамматики и ясности должна быть ключевой частью процесса проверки. Как только в вашем документе не будет ошибок, запрос на обратную связь от заинтересованных сторон и экспертов поможет вам создать наилучший конечный продукт.

6 Распространение и внедрение технологической документации.

Лучшие технологические документы бесполезны, если ими никто не пользуется. Внедрение окончательной документации процесса предполагает обучение сотрудников и эффективное информирование об изменениях процесса внутри организации. При необходимости проведите тренинги для соответствующих команд, подчеркнув изменения и преимущества. Сообщайте об изменениях процесса по нескольким каналам, включая электронную почту, собрания и интранет, чтобы обеспечить информированность и согласованность действий всех заинтересованных сторон.

Используйте такие инструменты, как раздел знаний Grammarly и функции руководства по стилю, чтобы интегрировать документацию процессов в повседневные рабочие процессы сотрудников. Например, Knowledge Share позволяет администраторам расшифровывать аббревиатуры и жаргон компании и ссылаться на соответствующую информацию, что было бы разумным способом внедрения документов процесса или быстрых инструкций, где бы ни работала ваша команда. Руководства по стилю — это обычные технологические документы, которые, к сожалению, могут затеряться на жестких дисках или пылиться в ящиках ящиков. Но загрузив руководство по стилю в Grammarly, вы сможете обучать свою команду в режиме реального времени, где бы они ни писали, чтобы они могли оставаться в курсе бренда с меньшими затратами на обучение.

7. Запланируйте регулярные обзоры и обновления.

Регулярное обновление и поддержание технологической документации имеет решающее значение для поддержания ее актуальности и актуальности. Запланируйте периодические проверки документации процесса, чтобы отразить изменения в технологии, правилах или организационной структуре. Выделите процессные дни и рабочие сессии для всей команды, чтобы побудить сотрудников обновлять документацию по процессам, за которую они отвечают. Установите процесс управления изменениями для обновлений, чтобы обеспечить согласованность и точность документов.

Хорошо структурированная документация процессов служит краеугольным камнем успеха организации, обеспечивая ясность, последовательность и эффективность повседневной деятельности. Преимущества варьируются от улучшения опыта адаптации и оптимизации рабочих процессов до улучшения сотрудничества и адаптации к изменениям. Инвестирование времени в создание и поддержание технологической документации — это инвестиция в долгосрочный успех бизнеса. Это не только способствует развитию культуры постоянного совершенствования, но также дает командам возможность эффективно решать проблемы и обеспечивает плавный переход для новых членов команды. Используя преимущества четкой и всеобъемлющей документации процессов, предприятия закладывают основу для устойчивого роста, операционного совершенства и устойчивости в постоянно меняющейся бизнес-среде.

Документация процесса: часто задаваемые вопросы

Как часто следует обновлять технологическую документацию?

Технологическая документация должна регулярно обновляться, обычно ежеквартально или ежегодно, или чаще в ответ на существенные изменения в процессах, технологиях или правилах, обеспечивая ее постоянную точность и актуальность.

Каковы общие проблемы при создании технологической документации?

Общие проблемы при создании документации процесса включают получение точной информации от заинтересованных сторон, согласование документации с организационными изменениями, поддержание ясности без ненужной сложности и обеспечение постоянной актуальности с течением времени.

Насколько подробной должна быть технологическая документация?

Документация процесса должна обеспечивать баланс между достаточной детализацией, чтобы обеспечить всестороннее понимание каждого шага, включая входные данные, результаты и обязанности, и избеганием ненужной сложности для удовлетворения потребностей целевой аудитории.

Рекомендуются ли какие-либо конкретные инструменты для документирования процесса?

Рекомендуемые инструменты для документирования процессов включают Microsoft Visio, Lucidchart, Tallyfy и Process Street. Выбор инструмента зависит от таких факторов, как предпочтения организации, потребности в совместной работе и сложность документированных процессов.