Как создать руководство по стилю для вашего бизнеса

Подумайте о своих любимых высокопроизводительных компаниях. Что вам нравится в опыте, который они предоставляют? Что у них общего? Скорее всего, это уникальная индивидуальность и тот опыт, который они создают для своих клиентов. Так как же высокоэффективному бизнесу обеспечить стабильный опыт с помощью контента и стиля? Ответ кроется в руководстве по стилю.

Руководство по стилю — это инструмент, который организует то, как компании делятся индивидуальностью и идентичностью своего бренда со своей аудиторией и клиентами. При правильном исполнении руководство по стилю служит для компаний компасом, позволяющим поддерживать постоянное присутствие внутри и снаружи. Создание запоминающейся индивидуальности компании не происходит случайно и в одночасье, и требует некоторого планирования. Не знаете, с чего начать? Вот все, что вам нужно знать о руководствах по стилю и о том, как их создать и внедрить в своей компании.

Что такое руководство по стилю?

Руководство по стилю — это документ, содержащий правила и рекомендации для компании. Это включает в себя несколько элементов, включая голос, тон, стиль и так далее. Предположим, член вашей организации хочет создавать и публиковать контент. Руководство по стилю помогает им добиться единообразия бренда и голоса, обеспечивая единое присутствие для всех, кто участвует в бизнесе.

Зачем вам нужен гид по стилю для вашего бизнеса?

Думайте о руководстве по стилю как о маяке, на который ваша команда может положиться, чтобы безопасно реализовать то, как вы хотите, чтобы ваша компания воспринималась.

Руководство по стилю обеспечивает единообразие бренда для бизнеса, что является ключевым моментом по нескольким причинам. С внешней точки зрения руководство по стилю компании выделяет вас среди конкурентов. Это также позволяет клиентам ознакомиться с индивидуальностью вашего бренда с точки зрения качества обслуживания клиентов. Последовательная идентичность бренда обеспечивает уникальный клиентский опыт, который заставляет вашу аудиторию возвращаться снова и снова.

Руководства по стилю также полезны для компаний, которые используют временный персонал. Если вы регулярно пользуетесь услугами фрилансеров и подрядчиков, руководство по стилю поможет им познакомиться с индивидуальностью вашей компании и последовательно создавать цельный контент. Более того, это экономит время с точки зрения редактирования контента.

Какие элементы включает в себя руководство по стилю?

Создание эффективного руководства по стилю требует определенных элементов. Вот семь ключевых компонентов, которые необходимы каждому руководству по стилю для создания единообразного опыта во всей компании.

1 Доступ для всей компании

Распространенное заблуждение состоит в том, что руководство по стилю предназначено для вашего отдела маркетинга. Не совсем. Руководство по стилю должно распространяться по всей компании. Коммуникация происходит во всех аспектах бизнеса, поэтому важно, чтобы вся команда имела доступ и понимала правила игры. Потратьте время на объяснение того, как использовать руководство по стилю, его важность и где ваша команда может найти документ (например, на общих дисках, в документах Google и т. д.). Помогите своей компании понять, что руководство по стилю — это система, которая дает командам уверенность в том, что они знают, как писать для своего бизнеса.

2 грамматических правила

Грамматика – это то, в чем ошибаются даже самые профессиональные писатели. Используйте очень краткие абзацы, чтобы направить авторов к грамматическим правилам. Независимо от того, используете ли вы«Книгу стилей AP»или«Чикагское руководство по стилю», включите три-четыре страницы с основами выбранного вами руководства. Это может включать в себя различия между часто неправильно используемыми словами «аффект/эффект», «кто/кого», «плохо/плохо», «тоже/для» и так далее.

3 Пунктуация

Пунктуацию можно использовать как элемент стиля. Например, разные компании могут использовать сложные слова (с дефисом или без дефиса) и обозначать даты разными способами. Использование также может меняться внутри компании, поэтому руководство по стилю — отличное место, чтобы указать один из способов сделать это. Убедитесь, что руководство по стилю объясняет оксфордскую запятую, как использовать кавычки, а также использование длинного и тире.

4 Рекомендации по брендингу

Хотя элементы дизайна бренда обычно излагаются в отдельном документе, рекомендуется иметь краткое изложение принципов вашей компании в руководстве по стилю. Рабочие места могут быть очень разнообразными, и многие из нас работают в цифровом формате, поэтому ссылки на рекомендации по брендингу в традиционном письменном руководстве по стилю невероятно полезны.

5 Голос и тон

Голос и тон являются основными принципами бренда компании, однако многие организации предлагают разрозненные предложения в рамках своего бизнеса. Голос — это индивидуальность вашей компании. Тон — это то, как вы выражаете свою идентичность. В зависимости от того, какой тип контента вы создаете, понимание разницы улучшит согласованность. Например, написание целевой страницы и создание сообщения в блоге — это две разные формы письма. Четко очерченный голос и тон могут соединить и то, и другое.

Руководства по стилю помогают командам, четко указывая, что приемлемо и каких формулировок следует избегать. В своем руководстве по стилю определите свой идеальный голос и тон. Возможно, вы хотите выглядеть дружелюбным, но профессиональным или практичным и информативным. Где бы ваш бизнес ни находился в спектре голосов и тонов, убедитесь, что они четко определены.

6 Рекомендации по распространению каналов

В зависимости от канала, для которого вы пишете контент, стиль и форматирование имеют значение, а также то, как вы персонифицируете голос и тон вашего бренда, различаются. Бывают случаи, когда вы можете написать только 280 символов, и это необходимо указать в руководстве по стилю. Если у вас есть несколько каналов социальных сетей, убедитесь, что в вашем руководстве по стилю даны отдельные инструкции для каждого из них. Например, ваш бренд может допускать неформальный язык, а может и нет. В любом случае это должно быть указано в руководстве по стилю.

7 Сегментация клиентов и личность покупателя

И последнее, но не менее важное: сегментация клиентов и элемент личности покупателя. Организации, как правило, имеют информацию о сегментации клиентов, но им не хватает качеств или деталей, чтобы воплотить эти персоны в жизнь. Например, у персонажей должны быть имена, занятия, зарплата, семьи, места отдыха и хобби. Создание реального персонажа вместо передачи данных на странице дает авторам и членам команды возможность понять аудиторию, с которой они разговаривают. Когда команды понимают свою аудиторию, они могут создавать индивидуальный опыт, способный произвести впечатление.

Руководство по стилю Grammarly > традиционное руководство по стилю.

Большинство руководств по стилю хранятся в документах и ​​собирают пыль. Чтобы ваши тексты оставались узнаваемыми, вам нужен живой, дышащий инструмент, который дает рекомендации в режиме реального времени.

Узнайте больше о наших руководствах по индивидуальному стилю: https://t.co/0aJoCy0GAG pic.twitter.com/5qK8J4tH1l.

– Грамматика (@Grammarly) 15 сентября 2020 г.

Как создать руководство по стилю для вашего бренда

Теперь, когда вы понимаете элементы руководства по стилю, вот обзор того, что следует включить при создании руководства по стилю для вашего бренда.

• Миссия и ценности . Начните с четкого определения миссии вашего бизнеса и ваших ценностей.

• Аудитория: укажите свою аудиторию(и), с кем вы хотите взаимодействовать и почему. Ключевое значение здесь имеют портреты покупателей и их сегментация.

• Голос: объясните свой голос и личность. Это помогает определить, как вы хотите, чтобы ваша аудитория воспринимала вас.

• Тон: укажите, как компания планирует выразить свою индивидуальность как внутри, так и снаружи.

• Отличительные черты: защищайте свою компанию здесь. Расскажите, что делает ваш бизнес уникальным и почему вы лучшие в своем деле.

• Конкуренты: Это может быть краткий раздел. Полезно иметь базовое представление о ваших конкурентах, чтобы поддерживать свое уникальное ценностное предложение.

• Общий стиль копирования. Определите, какого руководства по стилю вы хотели бы придерживаться. Независимо от того, используете ли вы«Чикагское руководство по стилю»(запятая в поддержку Оксфорда) или«Книгу стилей AP» (без оксфордской запятой), руководство по стилю помогает компаниям ориентироваться в использовании слов, грамматике и пунктуации.

• Рекомендации по обеспечению контента : Контент различается в разных отделах. Есть сообщения в блогах, официальные документы, внутренние заметки, пресс-релизы и многое другое. Создавайте разделы с подробным описанием конкретных требований к контенту.

4 отличных примера руководства по стилю

При создании руководства по стилю вам не придется изобретать велосипед. Вот четыре компании, которые создают высококачественные руководства по стилю. Каждая компания демонстрирует свою уникальную индивидуальность бренда, отличаясь от своих конкурентов, обеспечивая при этом индивидуальный и знакомый опыт для своей аудитории.

• Mail Chimp проделывает фантастическую работу по разбору основных компонентов. Они включают цели, типы аудитории, голос и тон, авторские права и товарные знаки, а также список слов. Для каждого раздела есть закладка, чтобы создатели контента могли сразу перейти к нужному разделу.

• У Twilio также есть отличное руководство по стилю, которое воплощает идеи в жизнь. Руководство по стилю содержит подробные рекомендации для авторов; они разбирают ключевые термины, включают раздел, посвященный голосу и тону, а также предоставляют руководящие материалы по написанию для конкретной аудитории.

• НАСА применяет образовательный подход, начиная свое руководство по стилю с описания использованияЧикагского руководства по стилю. Оттуда они предоставляют обзор своего редакционного стиля, а также проверяют грамматику, орфографию и наименование. В их руководстве по стилю также есть раздел, не связанный с полом.

• Atlassian начинает свое руководство по стилю с четкого определения идентичности своего бренда.Смелые, оптимистичные и практичные,их аудитория может ясно понять их личность, определяемую их последовательностью.

Как Grammarly Business может помочь

К настоящему моменту вы знаете, что создание руководства по стилю с нуля — непростая задача. Пользовательское руководство по стилю также сопряжено с некоторыми сложностями.

Во-первых, поддержание единообразия руководства по стилю может варьироваться в зависимости от члена команды. Некоторые могут следовать ему буквально, а другие могут воспринимать это как набор предложений, а не как практическое правило. Так как же компании могут поддерживать последовательность в соблюдении своего руководства по стилю? Отличные новости! Grammarly Business может помочь.

В Grammarly Business теперь есть функция руководства по стилю, которую пользователи могут реализовать в масштабах всей компании. Ваша команда может настроить содержимое вашего руководства по стилю на платформе Grammarly Business. Это происходит путем добавления вариантов слов, т. е. названий, товарных знаков, грамматических характеристик и т. д.

После завершения он будет готов к использованию членами вашей команды с учетными записями Grammarly Business. Используя функцию руководств по стилю Grammarly Business, члены команды будут получать предложения по использованию правильных правил, основанных на руководстве по стилю вашей компании.

Обеспечьте полное соответствие своему руководству по стилю с помощью Grammarly Business, экономя при этом время в процессе редактирования. С помощью руководств по стилю от Grammarly Business компании могут оптимизировать свое общение, раскрывая весь потенциал своего бренда.