Как создать руководство по стилю для вашего бизнеса

Подумайте о своих любимых высокоэффективных компаниях. Что вам нравится в опыте, который они дают? Что у них общего? Скорее всего, это уникальная идентичность и опыт, который они создают для своих клиентов. Так как же высокоэффективный бизнес обеспечивает стабильное взаимодействие с помощью контента и стиля? Ответ кроется в руководстве по стилю.

Руководство по стилю — это инструмент, который организует то, как компании делятся индивидуальностью и идентичностью своего бренда со своей аудиторией и клиентами. При правильном исполнении руководство по стилю действует как компас для компаний, позволяющий поддерживать постоянное присутствие как внутри компании, так и за ее пределами. Создание запоминающейся индивидуальности компании не происходит случайно или в одночасье, и для этого требуется некоторое планирование. Не уверен, где начать? Вот все, что вам нужно знать о руководствах по стилю и о том, как вы можете создать и внедрить их для своей компании.

Что такое руководство по стилю?

Руководство по стилю — это документ, содержащий правила и рекомендации для компании. Это включает в себя несколько элементов, включая голос, тон, стиль и так далее. Скажем, член вашей организации хочет создавать и публиковать контент. Руководство по стилю помогает им достичь единообразия бренда и голоса, создавая единое присутствие для всех, кто занимается бизнесом.

Зачем вашему бизнесу руководство по стилю?

Думайте о руководстве по стилю как о маяке, на который ваша команда может положиться, чтобы безопасно реализовать то, как вы хотите, чтобы ваша компания воспринималась.

Руководство по стилю обеспечивает согласованность бренда для бизнеса, что является ключевым по нескольким причинам. С внешней точки зрения руководство по стилю компании отличает вас от конкурентов. Это также позволяет клиентам ознакомиться с идентичностью вашего бренда с точки зрения обслуживания клиентов. Последовательная идентичность бренда обеспечивает уникальное обслуживание клиентов, которое заставляет вашу аудиторию возвращаться снова и снова.

Руководства по стилю также полезны для компаний, которые работают с временным персоналом. Если вы регулярно пользуетесь услугами фрилансеров и подрядчиков, руководство по стилю поможет им познакомиться с идентичностью вашей компании, чтобы последовательно создавать цельный контент. Более того, это экономит время с точки зрения редактирования контента.

Какие элементы включает в себя руководство по стилю?

Создание эффективного руководства по стилю требует определенных элементов. Вот семь ключевых компонентов, которые необходимы каждому руководству по стилю для создания единого опыта в компании.

1 Доступ для всей компании

Распространенным заблуждением является то, что руководство по стилю предназначено для отдела маркетинга. Не совсем. Руководство по стилю должно распространяться по всей компании. Общение происходит во всех аспектах бизнеса, поэтому важно, чтобы вся команда имела доступ и понимала правила игры. Потратьте время на объяснение того, как использовать руководство по стилю, его важность и где ваша команда может найти документ (например, общие диски, документы Google и т. д.). Помогите своей компании понять, что руководство по стилю — это система, которая дает командам уверенность в том, что они знают, как писать для своего бизнеса.

2 правила грамматики

С грамматикой ошибаются даже самые профессиональные писатели. Используйте очень краткие абзацы, чтобы направить авторов к правилам грамматики. Используете ли вы книгу стилей AP или Чикагское руководство по стилю , включите три-четыре страницы по основам выбранного вами руководства. Это может включать в себя различия между часто неправильно употребляемыми словами аффект/эффект, кто/кого, плохо/плохо, тоже/к и так далее.

3 Пунктуация

Пунктуация может использоваться как вопрос стиля. Например, разные компании могут использовать составные слова (дефис или без дефиса) и обозначать даты несколькими способами. Использование также может колебаться внутри, поэтому руководство по стилю — отличное место, где можно установить один из способов сделать это. Убедитесь, что руководство по стилю объясняет оксфордскую запятую, как использовать кавычки, а также использование длинного и короткого тире.

4 рекомендации по брендингу

Хотя элементы фирменного дизайна обычно излагаются в отдельном документе, полезно иметь краткое изложение руководящих принципов вашей компании в руководстве по стилю. Рабочие места могут быть самыми разнообразными, и многие из нас работают в цифровом формате, поэтому ссылки на рекомендации по брендингу в традиционном письменном руководстве по стилю невероятно полезны.

5 Голос и тон

Голос и тон являются основными принципами бренда компании, однако многие организации имеют разрозненные предложения в рамках своего бизнеса. Голос — это визитная карточка вашей компании. Тон — это то, как вы выражаете эту идентичность. В зависимости от того, какой тип контента вы создаете, понимание различий улучшит согласованность. Например, написание целевой страницы и создание сообщения в блоге — это две разные формы письма. Четко очерченный голос и тон могут соединить и то, и другое.

Руководства по стилю помогают командам, четко указывая, что приемлемо и от каких формулировок следует держаться подальше. В своем руководстве по стилю определите свой идеальный голос и тон. Может быть, вы хотите выглядеть дружелюбным, но профессиональным, или практичным и информативным. Где бы ни находился ваш бизнес в спектре голоса и тона, убедитесь, что он четко определен.

6 рекомендаций по распространению каналов

В зависимости от канала, для которого вы пишете контент, стиль и форматирование имеют значение, а то, как вы олицетворяете голос и тон вашего бренда, различается. Бывают случаи, когда вы можете написать только 280 символов, и это необходимо указать в вашем руководстве по стилю. Если у вас есть несколько каналов социальных сетей, убедитесь, что в руководстве по стилю даны отдельные инструкции для каждого из них. Например, ваш бренд может разрешать неформальную лексику, а может и нет. В любом случае, это должно быть указано в руководстве по стилю.

7 Сегментация клиентов и портрет покупателя

И последнее, но не менее важное — это сегментация клиентов и элемент личности покупателя. Организации, как правило, располагают информацией о сегментации клиентов, но им не хватает качеств или деталей, чтобы воплотить эти личности в жизнь. Например, у персонажей должны быть имена, занятия, зарплата, семьи, места отдыха и хобби. Создание реальной персоны вместо ретрансляции точек данных на странице позволяет писателям и членам команды понять аудиторию, с которой они разговаривают. Когда команды понимают свою аудиторию, они могут создавать индивидуальные впечатления, призванные произвести впечатление.

Руководство по стилю Grammarly > традиционное руководство по стилю.

Большинство руководств по стилю лежат в документах и ​​собирают пыль. Чтобы ваше письмо соответствовало бренду, вам нужен живой, дышащий инструмент, который предлагает предложения в реальном времени.

Узнайте больше о наших руководствах по пользовательскому стилю: https://t.co/0aJoCy0GAG pic.twitter.com/5qK8J4tH1l

— Grammarly (@Grammarly) 15 сентября 2020 г.

Как создать руководство по стилю для вашего бренда

Теперь, когда вы понимаете элементы, которые входят в руководство по стилю, вот обзор того, что следует включить при создании руководства по стилю для вашего бренда.

• Миссия и ценности . Начните с четкого определения миссии вашего бизнеса и ваших ценностей.

• Аудитория. Укажите свою аудиторию(и), с кем вы хотите взаимодействовать и почему. Ключевыми здесь являются портреты покупателей и сегментация клиентов.

• Голос: Объясните свой голос и личность. Это помогает определить, как вы хотите, чтобы ваша аудитория воспринимала вас.

• Тон: добавьте, как компания планирует выражать свою индивидуальность как внутри, так и снаружи.

• Отличительные черты: защищайте свою компанию здесь. Поделитесь тем, что делает ваш бизнес уникальным и почему вы лучший в своем деле.

• Конкуренты: Это может быть быстрый раздел. Полезно иметь базовое представление о ваших конкурентах, чтобы поддерживать свое уникальное ценностное предложение.

• Общий стиль копирования: определите, какого руководства по стилю вы хотите придерживаться. Независимо от того, используете ли вы Чикагское руководство по стилю (про-оксфордская запятая) или книгу стилей AP (опускает оксфордскую запятую), руководство по стилю помогает компаниям ориентироваться в использовании слов, грамматике и пунктуации.

• Рекомендации по обеспечению контента : Контент различается в разных отделах. Есть сообщения в блогах, официальные документы, внутренние заметки, пресс-релизы и многое другое. Создавайте разделы, в которых подробно описываются конкретные требования к контенту.

4 отличных примера руководства по стилю

При создании руководства по стилю вам не нужно изобретать велосипед. Вот четыре компании, которые выпускают высококачественные руководства по стилю. Каждая компания демонстрирует свою уникальную индивидуальность бренда, отличаясь от своих конкурентов, обеспечивая при этом индивидуальный и знакомый опыт для своей аудитории.

• Mail Chimp отлично справляется с разбивкой основных компонентов. Они включают цели, типы аудитории, голос и тон, авторские права и товарные знаки, а также список слов. Для каждого раздела есть закладка, чтобы создатели контента могли сразу перейти к нужному разделу.

• В Twilio также есть отличное руководство по стилю, которое воплощает идеи в жизнь. Руководство по стилю содержит подробные рекомендации для их авторов; они разбивают ключевые термины, включают раздел о голосе и тоне и предоставляют руководящие материалы для написания для определенной аудитории.

• НАСА использует образовательный подход, начиная свое руководство по стилю с определения того, как они используют Чикагское руководство по стилю . Оттуда они предоставляют обзор своего редакционного стиля, следуя грамматике, правописанию и именованию. У них также есть раздел, не относящийся к полу, в их руководстве по стилю.

• Atlassian начинает руководство по стилю с четкого определения фирменного стиля. Смелые, оптимистичные и практичные, если подмигнуть, их аудитория может четко понять их личность, определяемую их последовательностью.

Как Grammarly Business может помочь

К настоящему времени вы знаете, что создание руководства по стилю с нуля — непростая задача. Пользовательское руководство по стилю также сопряжено с некоторыми сложностями.

Во-первых, соблюдение согласованности руководства по стилю может варьироваться между членами команды. Некоторые могут следовать этому дословно, а другие могут воспринять это как набор предложений, а не как эмпирическое правило. Итак, как компании могут поддерживать последовательность, чтобы поддерживать свое руководство по стилю? Отличные новости! Grammarly Business может помочь.

Grammarly Business теперь имеет функцию руководства по стилю, которую пользователи могут внедрить в масштабах всей компании. Ваша команда может настроить содержимое вашего руководства по стилю на платформе Grammarly Business. Это происходит путем добавления вариантов слов, т. е. имен, товарных знаков, грамматических спецификаций и т. д.

После завершения он готов для использования членами вашей команды с учетными записями Grammarly Business. Используя функцию руководств по стилю Grammarly Business, члены команды получат предложения по использованию правильных правил, основанных на руководстве по стилю вашей компании.

Добейтесь соответствия своему руководству по стилю с помощью Grammarly Business, экономя время в процессе редактирования. С помощью руководств по стилю от Grammarly Business компании могут упростить общение, демонстрируя весь потенциал своего бренда.