Как подвести итоги отчета: экспертные приемы и методы

Умение суммировать отчеты — ценный навык, независимо от того, находитесь ли вы на работе или в школе. Отчеты содержат важную информацию, которая может помочь нам принимать более обоснованные решения или понимать сложные темы. Но давайте будем честными: они также могут быть довольно плотными и через них трудно пройти. Вот почему умение выделять основные моменты и делиться ими может изменить правила игры. Это экономит время и гарантирует, что вы (и другие) действительно получите то, что важнее всего. В этом посте мы собираемся показать вам, как это сделать, чтобы любому было проще работать с отчетами на профессиональном уровне.

Что такое обобщение отчета?

Резюме отчета, как и любое другое резюме, представляет собой обзор отчета с выделением его ключевых моментов и пропуском деталей, не имеющих к этим моментам прямого отношения. Существует много типов отчетов, которые вам могут предложить обобщить, например, бизнес-отчеты с подробным описанием деятельности компании, научные отчеты о результатах исследований или технические отчеты о научных или инженерных проектах. Независимо от отчета, каждое резюме призвано облегчить усвоение сложной информации.

Отчет, особенно написанный для деловых целей, часто содержит резюме. Это отличается от стандартного резюме отчета в нескольких отношениях, хотя есть некоторые совпадения. Оба нацелены на освещение важнейших моментов отчета, но краткое изложение предлагает более подробный и технический обзор. В нем не только освещаются ключевые выводы, но и представлены конкретные рекомендации, основанные на идеях, изложенных в отчете.

Будучи студентом или профессионалом, вас могут попросить написать краткое изложение отчета, краткое изложение или и то, и другое. При любом типе резюме вашим приоритетом является краткое изложение основной идеи отчета и данных, подтверждающих ее. Содержание резюме отчета может быть немного шире, чем содержание исполнительного резюме, которое должно включать рекомендации.

Понимание структуры отчетов:

Отчеты обычно имеют определенную структуру:

• Введение
• Методология
• Выводы
• Выводы
• Рекомендации

Понимание структуры отчета и того, как каждый раздел пересекается с другими, важно для эффективного его резюмирования. Ваше резюме не только представит цель и выводы отчета, но и объяснит, почему эти моменты важны. По сути, резюме представляет собой миниатюрную версию исходного отчета, и понимание его структуры поможет вам не упустить какие-либо важные моменты.

Ключевые элементы резюме отчета

Отчет структурирован таким образом, чтобы информация представлялась логично и ясно, и хорошее резюме должно отражать этот подход. В своем резюме опишите все важные аспекты исследования, включенного в отчет. Начните с целей, а затем рассмотрите методологию, основные выводы, выводы и рекомендации, следя за тем, чтобы каждая часть была изложена четко и логично.

Ваше резюме должно быть лишено некоторых деталей оригинала, но при этом позволит читателю почерпнуть следующее:

• Почему было проведено исследование
• Как проводилось исследование
• Что обнаружили исследователи
• Выводы, к которым пришли исследователи
• Если применимо, рекомендации, которые исследователи сделали на основе своих выводов.

Подготовка к подведению итогов отчета

Чтобы эффективно резюмировать отчет, вам необходимо полностью его понять. Это начинается с чтения всего отчета и ведения заметок. По сути, ваша цель на этом этапе должна состоять в том, чтобы уловить для себя те же вещи, которые вам нужно будет сообщить позже в своем резюме, например:

• Цель отчета
• Его методология
• Его выводы
• Почему отчет актуален
• Выводы из отчета

Читая, задавайте себе такие вопросы, как «Кому будет полезно это исследование?» и «Почему эта информация включена в отчет?» Это поможет вам определить, какие фрагменты информации следует включить в ваше резюме. Также обратите внимание на любые данные, представленные в отчете, например, даты проведения исследования и соответствующую статистику, подтверждающую основную мысль. После того, как вы закончите читать отчет, делать четкие заметки и определять ответы на вопросы, требующие критического мышления, например: «Почему эта деталь актуальна?» и «Какова была цель автора этого отчета?», вы готовы написать план.

Действия по подведению итогов отчета

Начните с написания плана, который представляет собой «скелет», обеспечивающий основу для вашего резюме. Он организует введение, поддерживающие предложения и заключение в удобную для понимания карту, которую вы можете использовать во время написания. Включите в свой план основные статистические данные и набросайте идеи для переходных слов, которые сделают черновик лучше.

Затем следуйте своему плану и напишите черновик. На этом этапе не беспокойтесь о написании идеального резюме; просто напишите связный абзац или два в качестве отправной точки. Когда вы пишете, обязательно сохраняйте объективность и ясность. Резюме — это нейтральный, профессиональный текст, поэтому не допускайте попадания в него своего мнения. Содержание оригинального отчета должно быть представлено беспристрастно.

После того, как вы завершили первый черновик, пришло время его редактировать. Прочтите его внимательно, обращая внимание на моменты, в которых ваше письмо может быть более ясным или кратким. Также обратите внимание на грамматические, орфографические и синтаксические ошибки. Средство проверки грамматики Grammarly может помочь вам обнаружить их и внести предложения, которые вы можете включить в свое письмо.

Распространенные ошибки, которых следует избегать

Когда вы подводите итоги отчета, очень важно избегать следующих распространенных ошибок:

• Представляем личную предвзятость.Резюме, как и отчет, представляет собой объективную часть письма, в которой обсуждаются ключевые идеи отчета и подтверждающие детали.
• Опускаем важную информацию ради краткости.Читая отчет и делая заметки, обязательно записывайте все важные детали по каждому ключевому моменту. Хотя резюме должно быть кратким, оно также должно включать всю информацию, имеющую решающее значение для понимания отчета читателем.
• Написание слишком длинного резюме.Как уже говорилось выше, резюме должно быть кратким. Стремитесь передать тезисы отчета и соответствующие детали как можно меньшим количеством слов.
• Плагиат.Чтобы этого не произошло, пишите своими словами. Если вы включаете какой-либо текст из исходного отчета или другого источника, включите его в качестве прямой цитаты и правильно цитируйте.

Пример сводки отчета

В 1964 году первый главный хирург США Терри Лютер опубликовал доклад под названием «Курение и здоровье». Отчет связал курение с заболеваниями сердца и легких, доведя эту взаимосвязь до общественного сознания и стимулируя дальнейшие действия правительства. В период с 1963 по 2012 год курение в США снизилось на 72 процента. Кроме того, уровень курения среди взрослых снизился на 50 процентов с 1965 года, а по состоянию на 2013 год в 26 штатах действует политика 100-процентной запрета на курение в общественных местах. Однако прогресс еще предстоит сделать: по состоянию на 2014 год более 440 000 американцев умирают от болезней, связанных с курением, каждый год, а 8 миллионов живут с заболеваниями, связанными с курением. Все случаи воздействия никотина несут риск для здоровья, и, вспоминая свое пятидесятилетие, Борис Д. Лушняк, который на момент написания этой статьи был исполняющим обязанности главного хирурга, призывает читателя дать возможность другим добиться прогресса в искоренении курения в мире. Соединенные Штаты.

(Источник: Исторический момент: 50-летие первого доклада главного хирурга о курении и здоровье, Борис Д. Лушняк, доктор медицинских наук, магистр здравоохранения)

Инструменты и ресурсы для обобщения отчетов

Инструмент суммирования Grammarly на базе искусственного интеллекта упрощает процесс написания подробного резюме отчета. Всего несколькими щелчками мыши вы можете создать сводку. Затем Grammarly поможет вам отшлифовать его, гарантируя, что ваше резюме будет безошибочным, правильно цитируемым и профессиональным.

Часто задаваемые вопросы по обобщению отчета

Что такое обобщение отчета?

Обобщение отчета — это процесс перевода ключевых моментов, выводов и выводов из подробного отчета в краткий, легко понятный формат. Его цель — передать суть отчета, позволяя читателям уловить основную информацию, не читая весь документ.

В чем разница между обобщением отчета и его перефразированием?

Обобщение отчета предполагает сжатие всего содержания отчета в краткий обзор с выделением его основных моментов и выводов. Перефразирование же предполагает переписывание отдельных разделов или идей отчета другими словами, сохраняя первоначальный смысл, зачастую без существенного сокращения объема.

Как избежать плагиата при составлении резюме доклада?

Чтобы избежать плагиата при составлении резюме отчета, убедитесь, что вы полностью понимаете содержание, а затем изложите основные идеи своими словами. Всегда указывайте первоисточник посредством цитат и используйте кавычки для любых фраз и терминов, взятых непосредственно из отчета. Избегайте слишком точного копирования структуры или порядка исходного документа.

Как я могу использовать ИИ для обобщения отчетов?

Вы можете использовать инструмент суммирования AI Grammarly, чтобы создавать сводки отчетов всего за несколько кликов.