11 способов сказать «спасибо» по электронной почте и 3 ошибки, которых следует избегать

«Спасибо»: эту фразу большинство людей произносит каждый день, но это не значит, что она должна быть рефлекторной. В зависимости от ситуации, если немного подумать, это может иметь большое значение.

Вот что вам нужно знать о выражении благодарности в профессиональном электронном письме, в том числе о том, когда и как его использовать, а также о типичных ошибках, которых следует избегать.

Что такое письмо с благодарностью?

Профессиональное электронное письмо с благодарностью выражает признательность или признание за то, что получатель сделал для вас, вашей команды или вашей компании — в краткой и эффективной форме.

Есть много способов выразить благодарность по электронной почте: от простого подписания «спасибо» до более подробного объяснения влияния действий получателя таким образом, чтобы контекстуализировать вашу признательность. Вы можете выразить благодарность за прошлые или будущие действия, от маленьких до больших.

Слова, которые вы выберете, и ваш тон будут определять, как получатель воспримет сообщение.

«Спасибо» в профессиональных электронных письмах

В правильном контексте — например, в профессиональном электронном письме — выражение благодарности может оказаться эффективным. Например, сердечное благодарственное письмо после собеседования поможет вам выделиться и сохранить свое имя в памяти менеджера по найму. Электронное письмо с благодарностью может сделать отношения с коллегами более теплыми и даже помочь найти клиентов или заключить сделку, если его использовать продуманно.

Успех писем с благодарностью зависит от тона и контекста. Например, добавление «заранее спасибо» в электронное письмо, направленное на то, чтобы заставить получателя наконец отправить отчет, может показаться неискренним или даже пассивно-агрессивным. А если тон письма слишком склонен к юмору, читатель может не воспринять вашу благодарность всерьез. Поэтому следует соблюдать осторожность при написании такого типа электронных писем.

«Спасибо» в подписи к электронной почте

Заключительная строка идет в конце электронного письма, непосредственно перед подписанием. Так что, если вы хотите кого-то особенно поблагодарить в профессиональном электронном письме, вы можете добавить это здесь. Это поможет вам завершить электронное письмо в позитивном ключе, даже если остальная часть письма содержит вопросы или посвящена дополнительной работе, которую необходимо выполнить.

Вот несколько примеров заключительных строк, которые эффективно выражают благодарность:

• В качестве примечания я также хотел сказать спасибо за вашу усердную работу над этим [рабочим заданием].
• Я знаю, что это был непростой проект, но я ценю вашу гибкость в отношении [укажите причину].
• Наконец, я хочу сказать спасибо за [укажите причину].

Многие из нас регулярно сотрудничают с коллегами и менеджерами для выполнения повседневных рабочих задач, и легко принять это как должное. Если вы отправляете электронное письмо с какой-то другой целью, но включаете в качестве подписи «спасибо», это показывает, что вы знаете, что получатель помогает, и признает это.

Кроме того, использование версии «спасибо» или «еще раз спасибо» в качестве подписи в вашем профессиональном электронном письме может еще раз подчеркнуть суть, показав, что вы имеете в виду именно это.

Вот несколько примеров из практики:

Я не смог бы сделать это без тебя!

[Имя]

Я ценю вашу помощь!

[Имя]

«Спасибо»» и его вариации

Существует множество вариантов «спасибо», которые выражают мысль быстро и эффективно, и вы почти наверняка уже регулярно используете их в переписке по электронной почте.

• «Спасибо» или «Спасибо»:это старые резервные варианты, которые могут работать по умолчанию независимо от того, добавляете ли вы их в текст электронного письма (для чего обычно требуется контекст о том, за что вы благодарны) или как подпись.
• «Большое вам спасибо»:этот вариант представляет собой более сильную версию слова «спасибо», но также немного менее формальный. (Однако это по-прежнему работает в профессиональной среде.) Это может сработать в качестве подписания, но вам, возможно, придется включить контекст вашей признательности в вашу деловую переписку.
• «Большое спасибо»:эта форма благодарности может быть более формальной, поэтому она лучше подходит для новых рабочих отношений или таких ситуаций, как электронное письмо потенциальному клиенту. Это показывает, что вы осознаете, что получатель активно решает продолжить общение, в дополнение к любой конкретной благодарности, которую вы можете выразить.

«Спасибо» за конкретные сценарии

Некоторые фразы «спасибо» лучше всего подходят к конкретным ситуациям, и важно понимать нюансы каждой фразы, чтобы правильно их использовать. Вот краткий обзор трех распространенных вариантов выражения благодарности в профессиональной среде:

• «Еще раз спасибо»:эта фраза подразумевает постоянное сотрудничество, но ее также можно использовать для подтверждения признательности, выраженной ранее в электронном письме. Он имеет нейтральный тон и подходит как для формальной, так и для неформальной обстановки.
• «Заранее спасибо»: когда вы используете эту фразу, вы говорите спасибо за будущее действие. Подразумевается, что они сделают все, на что вы ссылаетесь. Однако, если эта фраза используется в ситуациях, когда получатель не обязан делать то, что от него просят, эта фраза может показаться самонадеянной. Поэтому его лучше всего использовать, когда получатель обязан соблюдать требования (например, если это часть его работы).
• «С благодарностью»:это может быть простое, потенциально формальное подписание, поэтому его можно использовать для менее знакомых контактов или тех, кто курирует вашу должность. Ваше электронное письмо должно быть искренним и благодарным по тону, чтобы эта фраза была воспринята правильно.

3 ошибки «спасибо», которых следует избегать

Хорошо написанное благодарственное письмо должно оставить у получателя хорошее впечатление об обмене. Несколько распространенных ошибок могут помешать этому.

1 Самоуверенность

Выглядеть самонадеянно — проблема, если вы предполагаете, что получатель окажет вам услугу, а не выполнит задачу, которая входит в его должностную инструкцию или которую он уже согласился выполнить. Это может относиться к таким фразам, как «заранее спасибо». В этом случае фраза типа «Я ценю ваше время» может помочь вам избежать ловушки самонадеянности.

2 Неформальность

Еще одна потенциальная ловушка — чрезмерное небрежное обращение с читателем. Как правило, чем меньше вы с кем-то знакомы, тем более формальным должно быть ваше письмо. Фразы типа «Я ценю [укажите причину]» и «Я благодарен за вашу [укажите причину]» могут пригодиться, если вы лишь ограниченно общались с человеком, которому отправляете электронное письмо. Между тем, неформальные фразы типа «ты спасатель» или «миллион спасибо» следует использовать только в менее формальных, более знакомых отношениях.

3 Излишнее убийство

Если вы на каждом шагу благодарите своего менеджера или члена команды за каждую небольшую услугу или действие, вы рискуете: а) показаться неискренним и б) показаться неуверенным в себе. Рефлексивное «спасибо», прикрепляемое к каждому взаимодействию, теряет свой смысл, а постоянное повторение может навести на мысль, что вы думаете, что помощь будет оказана только в том случае, если коллегу осыпают похвалами. Лучшее «спасибо» — это те, за которыми стоит небольшая мысль.

Выйдите за рамки электронной почты — другие способы выразить признательность

В зависимости от ситуации вы можете выразить свою благодарность офлайн. Это особенно полезно, если ваша благодарность выходит за рамки повседневных разговоров или если вы хотите, чтобы получатель почувствовал себя особенным. Например, вы можете отправить ему небольшой подарок с благодарностью и запиской, выражающую вашу признательность, если это соответствует вашим отношениям. Или вы можете подчеркнуть чьи-то усилия во время встречи, чтобы коллеги и менеджеры могли отметить их достижения.

Электронная почта может быть самым простым способом сказать «спасибо» в профессиональной обстановке, но выражение благодарности в автономном режиме может во многом показать, насколько вы цените чьи-то усилия.

Часто задаваемые вопросы по электронной почте «Спасибо»

Каков правильный уровень формальности при слове «спасибо» в деловом электронном письме?

Контекст здесь играет ключевую роль, но в целом, чем хуже вы кого-то знаете, тем более формальным вам следует вести себя. (И наоборот.)

Уместно ли говорить «спасибо» в профессиональном электронном письме?

Да, это уместная фраза в этикете деловой переписки. Если вы хотите выразить благодарность в целом или по какой-то конкретной причине, быстрое «спасибо» всегда будет полезной фразой.

Как выразить благодарность по электронной почте, чтобы это не звучало банально?

Использование фразы «спасибо» или ее варианта, например «большое спасибо» или «большое спасибо», — это надежный способ выразить благодарность в электронных письмах. Несмотря на свою повсеместность, они не считаются клише.

Как я могу выразить признательность за большую услугу или значительную помощь в электронном письме?

В этом случае хорошей идеей будет посвятить все письмо благодарности человеку, а не добавлять его к электронному письму, которое в первую очередь сосредоточено на чем-то другом. Поэтому вам следует подробно рассказать о том, что вам понравилось, и показать, что вы понимаете, что это требует значительных усилий с их стороны.