Как задать правильный тон в электронной почте

Что такое тон в письме? Отличный способ думать о тоне — это голос написанного слова, выражающий эмоции, характер, громкость, интонацию и общее отношение сообщения. Можно сказать, что разница между ними заключается в том, что голос — это то, что вы говорите, а ваш тон в электронной почте — это то, как вы это говорите. Если вы общаетесь лично, существует так много визуальных, физических и звуковых сигналов, которые нужно наблюдать и улавливать, когда вы взаимодействуете с кем-то. Сюда входят такие вещи, как язык тела, жесты рук, темп и высота вашей речи, выражение лица и многое другое. Все эти элементы имеют решающее значение для тона ваших слов.

Как только это взаимодействие переходит в письменную форму, все эти сигналы исчезают, и вы выражаете себя гораздо менее красочно. Как мы говорили в блоге о том, как начать профессиональную электронную почту, тон — это то, как характер вашего бизнеса проявляется в ваших словах, иллюстрирующих вашу эмоциональную перспективу без этих других полезных сигналов. Так почему бы не узнать как можно больше о тоне в деловом общении и не пересекаться? Чем больше внимания вы уделяете пониманию голоса и тона в электронном письме, тем лучше вы будете отражены и представлены в целом.

‍ В этом сообщении блога мы поможем вам понять, что такое тон, покажем, как распознавать и использовать различные типы тона в электронной почте и как убедиться, что вы всегда выражаете свои мысли так, как хотите. ‍

Почему важен тон?

Четкое, эффективное и вежливое выражение своих мыслей является ключом к успешному профессиональному общению. Когда большая часть этого общения осуществляется посредством письменного слова, вам нужно будет остановиться и подумать о том, какой тон вы передаете, чтобы получатель хорошо понял, что вы чувствуете. Вы передаете свое сообщение именно так, как хотите, чтобы оно звучало.

Вы уже можете видеть, как тон влияет на то, чтобы вас хорошо воспринимали, и на самом деле, как способность передать то, что вы имеете в виду, часто может полностью зависеть от вашего тона голоса. В письменной среде это ничем не отличается. Тем не менее, письменное слово также может быть более сложным, если у читателя есть какая-то неопределенность. Например, когда нам не хватает информации, наш мозг часто сам заполняет эти пробелы — редко позитивными представлениями. Это может привести к целому ряду путаниц и смешанных сообщений, которые никому не нужны ни лично, ни профессионально.

Улучшение тона электронной почты означает:

• Больше доверия и понимания в рабочей среде.
• Меньше времени тратится на повторное чтение, просмотр и переформулировку всех ваших сообщений электронной почты.
• Никаких отступлений по электронной почте или необходимости восстанавливать разорванные профессиональные отношения.
  

В бизнес-контексте в ваших же интересах, чтобы вас правильно понимали и правильно относились к вашей электронной почте, не допуская путаницы или неправильного толкования. Результатом такого непонимания может стать обиженный коллега, недовольный клиент, недовольный клиент или партнер или даже обиженный начальник. Список, к сожалению, можно продолжить, но, по сути, цель состоит в том, чтобы предотвратить любой шанс конфликта в долгосрочной перспективе.

Убедитесь, что ваш этикет электронной почты естественным образом передает желаемый тон, и освойте все различные способы интерпретации вашего голоса в электронной почте, а затем применяйте его в своей повседневной работе для душевного спокойствия.

Различные типы тонов в письме

Чтобы добиться нужного профессионального тона в электронной почте, может потребоваться много времени. Многие люди читают свои электронные письма несколько раз, читают их вслух или даже ненадолго откладывают в сторону, чтобы вернуться к ним позже. Угадывать, как вас воспримут, почти так же сложно, как гадать, что может привести к попытке выяснить чей-то тон, пытаясь интерпретировать эмоции человека по поводу темы и надеясь, что вы правильно их поняли.

Есть несколько золотых правил, которые писатель должен учитывать перед тем, как начать писать, которые помогают определить подходящий тон:

• Почему я пишу это?
• Кому я это пишу?
• Что я хочу, чтобы они поняли здесь?
  

Ответ на все это даст вам ответ на вопрос, который привел вас сюда: какой тон мне следует использовать?

Вот список различных типов тонов письма, которые следует распознавать в электронных письмах и минимизировать вероятность неправильного толкования.

Повседневная

• "Привет"
• "Большое спасибо"
• "Нет проблем"
  

Уважительный

• «Как упомянула мисс Диас во время нашего предыдущего звонка»
• «Согласно исследованиям нашего отдела»
• «Уважаемые члены Комитета!
  

Дружелюбный

• "Как дела?"
• "Хороших выходных"
• "Надеюсь все хорошо!"
  

Поощрение

• "Хотелось бы услышать ваши мысли здесь"
• — Почему бы тебе не взять на себя инициативу в этом?
• «Отличная работа над презентацией вчера»

лаконичный

• «Вторник и среда на следующей неделе после 15:00 подходят мне лучше всего»
• «График A и B работают хорошо, но последний показатель на графике C недостаточно репрезентативен»
  

Решительный

• «Это лучший план действий»
• «Я собираюсь подвести черту под этим»
• «Давайте возьмем стратегию Б и возьмем оттуда»
  

Жизнерадостный

• «Я чувствую, что с еще одной неделей лидогенерации мы сможем выйти за рамки»
• "Как только мы закончим с комнатой, она вся твоя"
• «Рад помочь, чем могу»

Настройка тона в электронной почте

Как и в нашем посте о том, как написать профессиональное электронное письмо, рекомендации по настройке тона вашего электронного письма следуют довольно простому правилу поведения. Лучшие практики заключаются в следующем.

Будьте вежливы и искренни

‍ Вежливость всегда будет хорошей отправной точкой, чтобы с самого начала задать отличный тон.

Используйте недискриминационный язык

‍ Отношение ко всем как к равным является признаком уважения и предотвращает любые предубеждения или оскорбления между автором и читателем.

Расставьте приоритеты в своей информации

‍ Определите самую важную вещь, которую вы хотите сказать, и убедитесь, что она ясно выражена в самом начале письма. Неоднозначность может запутать сообщение.

Держите позитив впереди и в центре

Точно так же подчеркивайте хорошие новости в своих сообщениях; это показывает, что вы цените это больше всего, прежде чем заняться чем-то другим.

Обратите внимание на детали

‍ Проверка грамматики, орфографии и структуры подразумевает, что вы заботитесь о том, как это сообщение доносится до читателя.

Имейте в виду длину

‍ Это может передать различные эмоции читателю. Слишком короткое может показаться кратким или раздраженным. Слишком длинное выглядит расплывчато и неясно — обилие слов иногда может похоронить истинный смысл сообщения.

Примеры тона в написании электронных писем

Помня о новых знаниях, давайте рассмотрим несколько примеров тона электронного письма. Если вы окажетесь в следующих или подобных профессиональных ситуациях, важно точно представить, как вы себя чувствуете и хотите, чтобы вас воспринимали. Мы надеемся, что эти примеры в дальнейшем помогут вам понять и передать тон делового общения.

Несогласие с коллегой

Привет Бет,

Это такое отличное, творческое предложение, я очень ценю, что вы приложили усилия, чтобы рассмотреть некоторые из этих вариантов. Мы потенциально могли бы изучить это в какой-то момент в зависимости от отзывов, которые мы собираем по демографическим данным, хотя, если быть честным, я бы увидел, что такой подход оттолкнет некоторых из наших пользователей, и мне бы не хотелось отменять большую часть вашей тяжелой работы. Может быть, что-то вроде более широкой кампании по электронной почте будет включать все точки соприкосновения, с которыми нам нужно взаимодействовать?

Однако открыты для идей!

Большое спасибо,
Стивен

Тон этого письма интерпретируется как косвенный и, следовательно, немного неискренний. То, что вы пытаетесь выразить, теряется в красивом языке и длинных предложениях. Лучший способ сделать это может быть чем-то вроде следующего примера.

Привет Бет,

Хорошая идея, я понимаю, откуда вы; тем не менее, нам нужно представлять больше нашей клиентской базы, плюс я думаю, что нам нужно действовать довольно быстро. Давайте попробуем провести простую кампанию по электронной почте для всех возрастных категорий и посмотрим на результаты через неделю. Звучит неплохо?

Спасибо,
Стивен

Разочарование от того, что вас не услышали

Патрик,

Согласно моим предыдущим ДВУМ (!) письмам, это не сработает. Какую часть вы не поняли?? Эта дата не подходит мистеру Арно, и он НЕ будет присутствовать на мероприятии на следующей неделе!

Джо

Это письмо — пример очень снисходительного тона. Здесь нет приветствия, предложения очень тупые, и нет необходимости использовать несколько вопросительных и восклицательных знаков. Слова, написанные с заглавной буквы, также передают гневный тон, которого следует избегать любой ценой. Сделайте вдох, сохраняйте спокойствие и попробуйте свежий, но прямой подход. Вот как звучать более профессионально, донося то же самое сообщение.

Привет Патрик,

С нашей стороны ничего не изменилось - даты мероприятий по-прежнему не подходят для г-на Арно.

Похоже, наши провода могут пересечься здесь. У вас есть время для быстрого звонка сегодня днем? Было бы здорово оказаться на одной волне.

Лучший,
Джо

Отказ собеседника от роли в вашей команде

Привет, Сара,

Хотя было приятно поговорить с вами об открытой вакансии на прошлой неделе, я с сожалением должен сообщить вам, что мы, к сожалению, не будем продолжать рассмотрение вашей заявки. Мне очень жаль сообщать вам плохие новости, и я надеюсь, что вы не слишком расстроены полученным отзывом.

Пожалуйста, примите мои искренние извинения.

Лучший,
Мартин

Тон здесь очень извиняющийся за то, что является естественным результатом в процессе интервью. Использование этого стиля языка передает непропорциональную грусть и, по умолчанию, чувство вины, что не производит большого впечатления на бренд работодателя. Вот как вы можете написать то же электронное письмо более профессиональным тоном. Кроме того, ознакомьтесь с еще несколькими советами по написанию идеального электронного письма с отказом кандидата.

Привет, Сара,

Спасибо, что нашли время встретиться на прошлой неделе. К сожалению, в настоящее время мы не будем рассматривать вашу заявку.

На данный момент мы ищем кандидатов с более конкретным набором навыков для выполнения этой роли, хотя мы были очень впечатлены вашим общим опытом. Мы хотели бы оставаться на связи по поводу любых дальнейших возможностей, которые, по нашему мнению, могли бы вам подойти, если бы вы были рады, что мы это сделали?

Лучший,
Мартин

Обновление сложного проекта

Всем привет,

К сожалению, на данном этапе развития мы оказались не там, где ожидали. Несмотря на тщательное планирование каждого сегмента, мы изо всех сил пытаемся достичь еженедельных целевых показателей. Я не вижу изменений в следующем месяце, хотя мы видим некоторые интересные результаты в других областях проекта.

Я надеюсь, что это не слишком большая неудача. Не стесняйтесь делиться любыми мыслями по этому поводу.

Лучший,
Миа

Излишне говорить, что это слишком негативный тон. Да, хорошо взять на себя ответственность за медленный прогресс или неудачи, однако такая структура электронного письма не показывает никаких обещаний, надежд или убеждений, которые убедят руководство в том, что человек способен справиться с ситуацией. Электронное письмо изображает неуверенность и чувство безысходности по поводу работы, которых следует избегать. Вот как улучшить тон и манеру общения тех же невзгод.

Всем привет,

Изначально ставя цели для этого проекта, я не учел межсезонье в спортивном календаре. Понятно, что это означает, что наши цифры будут ниже, чем прогнозировалось, однако мы наблюдаем чрезвычайно положительное поведение потребителей в нашем интернет-магазине благодаря отличной кампании в социальных сетях, которую проводит наша команда, а также огромный рост нашей общей социальной активности.

Мы будем следить за этими событиями и держать вас в курсе, когда мы корректируем наши ожидаемые цифры на этот месяц.

Любые вопросы по этому поводу более чем приветствуются.

Лучший,
Миа

Волнение при продаже

Привет Хорхе,

Удивительная новость!!! Так рад, что вы станете клиентом Crossify! Команда здесь так рада, что мы обработали все документы (см. Приложение!) В надежде, что мы сможем закрыть все это сегодня: D Звучит хорошо?!

Любые вопросы или запросы, просто позвоните мне в любое время по телефону +34 8711540, и мы все уладим.

С уважением,
Питер

Хотя это определенно повод для радости, восторженный тон электронной почты здесь немного неуместен и отталкивает, учитывая контекст. Потенциальный клиент может воспринять это как дилетантство, непрофессионализм или даже отчаяние — давно ли вы совершали продажу? Отвечайте позитивно, но взвешенно и, прежде всего, сохраняйте уверенность в своих профессиональных способностях в этих переговорах. Подходящий тон для этой переписки по электронной почте может выглядеть примерно так.

Привет Хорхе,

Великолепно! Мы с командой с нетерпением ждем возможности сделать вас официальным клиентом Crossify. Вы можете найти все необходимые документы в приложении, но просто дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы.

В качестве альтернативы, мы также можем договориться о встрече на следующей неделе, чтобы согласовать все лично. Более чем рад провести вас через документацию.

С уважением,
Питер

Ознакомление с этим обзором и примерами станет бесценным средством проверки тона электронной почты. Вы также можете использовать Flowrite, чтобы ваши электронные письма звучали так, как вы хотите.

У Flowrite есть селектор тона, который поможет вам всегда передать сообщение так, как вы задумали — вы выбираете тон, который вы хотите передать своему письму, а наш инструмент для письма на основе искусственного интеллекта позаботится обо всем остальном. Узнайте больше о нашем инструменте для написания ИИ здесь .