Как делать еженедельный обзор: шаг за шагом

Когда вы в последний раз проводили еженедельный обзор?

Работа без еженедельного обзора — это путь к подавленности, прокрастинации и сосредоточению внимания на приоритетах других людей, а не на ваших собственных. Это ключевая часть любой хорошей системы тайм-менеджмента или продуктивности.

В конце концов, как вы можете знать, куда идете, если время от времени не останавливаетесь и не поднимаете взгляд?

Еженедельный обзор полезен для всех типов профессионалов, включая предпринимателей, креативщиков и даже писателей.

Автор Дэвид Аллен впервые предложил концепцию еженедельного обзора в своей популярной книге о продуктивности: «Getting Things Done» (также известной как GTD). По сути, это включает в себя обзор того, что вы сделали, как прошла ваша неделя и над чем вы собираетесь работать дальше. И это занимает всего около 30 минут, чтобы закончить.

В этой статье я объясню, что такое GTD, как проводить еженедельный обзор и может ли эта практика помочь вам.

Что такое «довести дело до конца»?

«Getting Things Done» — популярная система продуктивности, разработанная Дэвидом Алленом. В основе GTD лежит один принцип:

«Ваш разум предназначен для того, чтобы иметь идеи, а не удерживать их»

Первоначально GTD был нацелен на деловых людей, но в последнее время он стал культовым в Интернете, потому что позволяет любому стать более творческим и продуктивным.

Если вы хотите добиться цели или GTD:

• Разбивайте проекты на более мелкие задачи
• Запишите эти задачи в список или доверенную систему
• Ежедневно выполняйте задачи в своих списках
• Еженедельно проверяйте свой прогресс и более широкие сферы деятельности (что мы рассмотрим)

Что такое еженедельный обзор?

Еженедельный обзор является ключевой концепцией GTD. Это также способ проверить себя.

Думайте об этом как об уменьшении масштаба вашей рабочей недели, ежедневных задач и других проектов, чтобы увидеть общую картину. Это шанс оценить, работаете ли вы для достижения этих идеальных результатов.

Во время еженедельного обзора будьте в курсе всех открытых элементов в ваших списках дел, календаре, заметках и других областях вашего бизнеса. Имея под рукой эту информацию, вы можете оценить, насколько эффективно вы работали, и установить цели или цели на неделю вперед.

Представители GTD также используют специальную терминологию для описания других областей своей личной или профессиональной жизни, которые они анализируют. Например:

• «Ожидание» относится к элементам, по которым вы ожидаете информации или решения от кого-то другого. Во время еженедельного обзора подумайте, следует ли вам продолжать работу.
• «Следующие действия» или «Элементы действий» относятся к задачам в вашем списке дел. Во время еженедельного обзора определите следующий шаг и спланируйте, что вам понадобится на предстоящую неделю.
• «Рабочие пространства» относятся к тому, где вы работаете над конкретными проектами. Например, если вы пишете отчет, нужно ли вам заранее собирать какие-либо материалы для своего рабочего места?
• «Файл Tickler» означает место, где вы храните разрозненные документы, ресурсы и другую открытую информацию, которую вы когда-нибудь просмотрите.
• «Повестка дня» — это список вопросов, которые нужно обсудить с ключевыми людьми в вашей команде или в вашем бизнесе, когда вы их увидите в следующий раз. Обновляйте их регулярно.

Шаг 1. Подготовьтесь к еженедельному обзору

По сути, раз в неделю тратьте 30 минут на анализ того, над чем вы работали и как долго. Чтобы подготовиться, зарезервируйте это время проверки в своем календаре как повторяющуюся встречу и обязуйтесь не отходить от нее.

Полдень пятницы или вечер воскресенья идеальны, так как это более спокойные периоды рабочей недели для тех, кто работает с понедельника по пятницу.

Вам нужно будет поработать или сосредоточиться в тихом месте не менее 30 минут без перерыва. Завершите все, над чем вы работаете, заранее или закройте его на неделю.

В идеале у вас должны быть под рукой цели, заметки и другие документы. У вас также должен быть доступ к диспетчеру задач, календарю и другим почтовым ящикам или корзинам.

Если это поможет, включите режим «Не беспокоить» и отключите уведомления по электронной почте и в социальных сетях. Кроме того, отклоняйте любые приглашения на встречи, поступающие в течение этого периода. Вы также можете комбинировать личный и деловой еженедельный обзор.

Шаг 2. Просмотрите свои почтовые ящики и обязательства

Теперь вы готовы подвести итоги своей недели. Просмотрите все свои почтовые ящики или корзины. Пример включает:

• Списки дел или задач за прошедшую неделю
• Ваши данные календаря и события (как прошлые, так и будущие)
• Свободные документы
• Несортированные или неотмеченные веб-вырезки в таких инструментах, как Evernote
• Письма с новыми действиями
• Заметки о встречах и другие почтовые ящики для заметок
• Пункты действий
• Метрики, связанные с вашими целями
• Другие вопросы повестки дня

Вы в основном хотите захватить и объединить как можно больше открытых циклов и поместить их в свой диспетчер задач. Во время проверки вы можете захотеть также отсортировать вышеперечисленные элементы. В книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен объясняет:

«Большинство людей лучше всего чувствуют себя на работе за неделю до отпуска, но это не из-за самого отпуска. Что вы делаете в последнюю неделю перед отъездом в большое путешествие? Вы подчищаете, закрываете, уточняете и пересматриваете все свои договоренности с собой и другими. Я просто предлагаю вам делать это еженедельно, а не ежегодно».

Шаг 3: Оцените свой прогресс

Просматривая темы из своей работы или личной жизни, на самом деле не работайте над ними . Если вы обнаружите, что еженедельный обзор занимает более 30 минут, это, вероятно, потому, что вы работаете над задачей или проектом, а не проверяете его.

Например, сортировка сотен веб-вырезок Evernote — это проект. Просмотр одного или двух в рамках системы ведения заметок — это задача. Оцените свой прогресс, блокираторы и то, что вам нужно делать дальше.

Например, если вы писатель или творческий профессионал, этот обзор — не время для написания или редактирования вашей работы. Вы хотите оценить количество слов или прогресс с клиентом. Во время обзора будьте честны с собой. Задайте и ответьте на такие вопросы, как:

• Что я сделал или над чем работал на этой неделе?
• Что получилось/не получилось?
• Каковы мои самые важные задачи на следующую неделю?
• Сколько часов я потратил на работу над своими приоритетами?
• Как я продавал или продвигал свою работу?
• Какие события есть в моем календаре на предыдущие/следующие семь дней, над которыми мне нужно действовать?
• Что я откладывал?
• Что мне следует перестать делать или сказать «нет»?
• Двигаюсь ли я к своим долгосрочным целям или удаляюсь от них?

Задайте и ответьте на эти вопросы в журнале, если хотите. Если у вас есть документ, который вы используете для отслеживания соответствующих показателей, обновите его. Очистите свой список дел. И переоцените свои обязательства.

Когда вы поймете, что делать дальше, вы можете отключиться на выходные, чувствуя уверенность в том, что начнете новую неделю с чистого листа. Иногда, вы должны зарегистрироваться, чтобы проверить!

Шаг 4: План на предстоящую неделю

Используйте еженедельный обзор, чтобы прояснить свои приоритеты и составить план на следующую неделю.

Это может означать добавление отсутствующих действий или предстоящих сроков в ваш предстоящий календарь или принятие решения о том, нужно ли вам пересмотреть обязательства с вашим редактором или клиентами.

Если вы используете список дел или диспетчер задач, самое время добавить в него новые элементы и удалить старые, которые вы не собираетесь выполнять. Точно так же, если вы начинаете новый проект, вы можете собрать то, что вам нужно сейчас, или записать действие на следующую неделю.

Я также рекомендую записать 1-3 идеальных результата на неделю вперед. Как и цель письма, они будут сосредоточены на уме.

Во время еженедельного обзора я регистрирую свои исследования, систематизирую свои заметки и быстро прочитываю идеи, которые пришли мне в голову в течение недели. Это помогает мне оценить, есть ли что-то, что я упустил из виду, или есть ли идея, которую я могу использовать в ближайшие дни в своей работе.

Я также записываю или отмечаю незначительные достижения в течение недели, такие как достижение заданного количества слов или завершение главы книги.

Шаг 5: Задайте 3 простых вопроса

В своей популярной книге Дэвид Аллен говорит, что успешный еженедельный обзор приводит к трем результатам:

• Получить ясность, т.е. знаете ли вы, что вам нужно делать дальше с четкими действиями?
• Обновлять, т. е. обновляются ли ваш диспетчер задач, календарь и файлы проекта?
• Получить полный, т. е. вы просмотрели все свои почтовые ящики?

Если вы не совсем поняли все это правильно, не волнуйтесь. Чтобы полностью охватить процесс, может потребоваться несколько раундов еженедельного обзора.

Проявите творческий подход к еженедельному обзору

Еженедельный обзор должен адаптироваться к тому, как вы работаете. Еженедельный обзор является ключевой частью моей системы продуктивности для запуска программы «Стань писателем сегодня». Как писатель, я нашел еженедельный обзор, идеально подходящий для баланса между писательством и другими областями бизнеса.

Это дает мне уверенность в том, что я пишу нужные вещи в нужное время, и помогает мне пролить свет на забытые части ремесла.

Обычно я просматриваю свое письмо и другие цели в пятницу или воскресенье вечером, и это занимает всего 30 минут. Я читаю свои заметки, оцениваю количество слов за неделю и подсчитываю, сколько времени я потратил на написание.

Я также решаю, на что буду писать на следующей неделе.

Заключительное слово в вашем еженедельном обзоре

Еженедельный обзор занимает всего около получаса, но он сэкономит вам несколько часов в течение следующей недели. В конце концов, снайперы тратят больше времени на то, чтобы понять, куда прицелиться, чем на то, чтобы выстрелить.

Это мощная стратегия продуктивности, которая при правильном использовании поможет вам преуспеть в вашем бизнесе, застраховаться от знания, что у вас есть ресурсы и время, чтобы закончить то, что вы начали.