Как написать приветственное сообщение новому сотруднику

Первые несколько дней нового сотрудника в компании задают тон его пребыванию там. Теплое приветственное сообщение, которое часто отправляется в течение этих критических первых нескольких дней адаптации, информирует нового члена команды о процессах, ценностях и культуре компании. Это приветствие также может помочь им развивать информационную сеть по мере того, как они знакомятся с командой и тем, как их новая роль связана с большей целью.

Согласно опросу Sapling HR , плохой опыт адаптации может привести к тому, что новые сотрудники будут в два раза чаще искать другую работу в другом месте.

По мере того, как все больше работодателей расширяют удаленную работу или переходят на долгосрочную гибридную схему , эффективное общение с новыми сотрудниками может способствовать развитию отношений сотрудничества независимо от условий работы.

Что такое приветственное письмо или сообщение?

Процесс адаптации новых сотрудников часто включает в себя массу документов, которые нужно подписать, создать системные учетные записи, совместное использование процессов, обучение и знакомство.

Приветственные сообщения могут формально знакомить нового сотрудника с большими группами внутри организации или представлять собой неформальное знакомство между коллегами. Часто делятся некоторыми подробностями, которые могут включать информацию об их предыдущей должности и о том, какой вклад они принесут в компанию.

Что оно должно включать?

Особенности того, что включать в приветственное приветствие, а также тон зависят от отправителя. Ниже приведены примеры того, что могут включать в себя приветственные сообщения, в зависимости от того, кто их отправляет.

HR/Рекрутеры

Приветственные письма, написанные рекрутером или сотрудником отдела кадров, откроют сообщение восторженным приветствием.

Затем он может включать список административных задач, которые сотрудник должен выполнить в свой первый день, чтобы подготовиться к работе. Например, он может содержать подробные инструкции по созданию учетной записи пользователя во внутренней сети организации или включать вложения или ссылки на предварительные документы, которые необходимо подписать.

В приветственных письмах от рекрутеров и членов HR-команды также может быть указан маршрут встреч с руководителями отделов, менеджером по найму или другим персоналом в рамках процесса адаптации. В приветственном письме также могут быть указаны руководящие принципы организации, такие как дресс-код, требования к перерывам, информация о парковке, преимущества компании и другие правила.

HR также может опубликовать общее объявление компании по электронной почте или на внутреннем портале с обзором прошлого опыта работы нового сотрудника и того, для чего он был привлечен в команду.

Наем менеджеров

Менеджеры по найму, которые будут тесно сотрудничать с новым сотрудником, часто предоставляют больше информации о том, чего новый сотрудник может ожидать в первые несколько дней, а возможно, даже в первые несколько недель и месяцев. Помимо приветственного приветствия, письмо может включать в себя ежедневную и почасовую разбивку учебных занятий или процессов отдела, которые необходимо просмотреть.

Это также может быть возможностью для менеджеров по найму назвать других членов команды и их роли. Обычно сообщение заканчивается предложением новому сотруднику задать вопросы или попросить разъяснений, если это необходимо.

Товарищи по команде

Отдельные члены команды также могут почувствовать необходимость обратиться к новому сотруднику с радушным представлением. Эти сообщения обычно неформальны по структуре, тону и формату.

Например, коллега может написать короткое сообщение в Slack, представив себя и рассказав, чем он занимается в команде, и завершив его обычным «Добро пожаловать в команду!»

Примеры приветственных сообщений

Приветствие нового сотрудника в вашей команде может принимать самые разные формы. Эти переписки часто имеют длинную или краткую форму. Что касается того, какой рабочий канал связи использовать, длинные приветственные письма обычно передаются по электронной почте или в виде физического письма, тогда как короткие сообщения могут размещаться на платформе обмена сообщениями, такой как Slack.

Ниже приведено несколько примеров, иллюстрирующих, как может выглядеть каждый тип приветственного сообщения.

Полная форма

Уважаемый [ФИО сотрудника],

От имени [компании/отдела] хочу поприветствовать вас в команде. Ваш опыт в [навыке/отрасли] поможет нам достичь наших целей в наступающем году, и мы с нетерпением ждем вашего вклада.

Вот обзор вашего расписания на первый день и задач, которые необходимо выполнить:

Маршрут:

• [время] Новое направление найма
• [время] Знакомство с генеральным директором и операционным директором
• [время] Обед
• [время] Один на один с менеджером
• [время] Совещание по регистрации льгот

Задачи:

• Прочтите и подпишите прилагаемые документы
• Настройка учетных записей пользователей для инструментов компании и отдела.
• Создайте свой профиль в интрасети
• Запланируйте вводную встречу со своим наставником/приятелем

Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной по адресу [номер телефона/электронная почта]. Опять же, мы очень рады, что вы решили присоединиться к нашей организации.

С уважением,

[имя отправителя]

[название отправителя]

Краткая форма

Привет, [имя нового сотрудника]! Я [имя отправителя] и я [должность]. Я занимаюсь [задачой XYZ] и буду тесно сотрудничать с вами, поэтому я хотел связаться с вами и лично поприветствовать вас в команде. Дайте мне знать, если вам понадобится помощь во время перехода. Надеюсь, вам пока нравится ваш первый день!

Берите правильный тон

По данным SHRM, 69 процентов сотрудников с большей вероятностью останутся в компании на три года, если у них будет положительный опыт адаптации. Первое прикосновение к приветственному сообщению может оказать долгосрочное воздействие на нового сотрудника.

Независимо от того, кто пишет приветственное письмо или сообщение, подобрать подходящий тон может быть непросто. Если вы состоите в руководящей команде или в отделе кадров, возможно, вам захочется, чтобы ваше сообщение носило формальный, но обнадеживающий тон. Коллеги, приветствующие нового сотрудника, возможно, захотят добиться в своем сообщении дружественного и сотрудничества тона.

Если вы изо всех сил пытаетесь найти правильный баланс, функция детектора тона Grammarly может помочь избавиться от догадок, определяя тон, который вы пытаетесь использовать, и предлагая варианты написания, чтобы поддерживать его последовательно во всем сообщении.