Как написать приветственное сообщение новому сотруднику

Первые несколько дней нового сотрудника в компании задают тон его пребывания там. Теплое приветственное сообщение, которое часто отправляется в эти критические первые несколько дней адаптации, информирует нового члена команды о процессах, ценностях и культуре компании. Это приветствие также может помочь им развить информационную сеть, поскольку они знакомятся с командой и тем, как их новая роль связана с большей целью.

Согласно опросу Sapling HR , плохой адаптационный опыт может привести к тому, что новые сотрудники в два раза чаще будут искать другую работу в другом месте.

По мере того, как все больше работодателей расширяют удаленную работу или переходят на долгосрочную гибридную схему , эффективное взаимодействие с новыми сотрудниками может способствовать развитию отношений сотрудничества независимо от условий работы.

Что такое приветственное письмо или сообщение?

Процесс адаптации новых сотрудников часто включает в себя бумажную работу для подписания, создание системных учетных записей, совместное использование процессов, обучение и знакомство.

Приветственные сообщения могут официально представить нового сотрудника большим группам внутри организации или могут быть неформальными представлениями между коллегами. Часто сообщаются некоторые детали, которые могут включать информацию об их предыдущей роли и о том, какой вклад они внесут в компанию.

Что он должен включать?

Особенности того, что включать в приветствие, а также тон, зависят от отправителя. Ниже приведены примеры того, что могут содержать приветственные сообщения в зависимости от того, кто их отправляет.

HR/Рекрутеры

Приветственные письма, написанные рекрутером или сотрудником отдела кадров, будут начинаться с восторженного приветствия.

Затем он может включать список административных задач, которые сотрудник должен выполнить в первый рабочий день, чтобы подготовиться к работе. Например, он может содержать подробные инструкции по созданию учетной записи пользователя для интрасети организации или включать вложения или ссылки на предварительные документы, которые необходимо подписать.

Приветственные письма от рекрутеров и членов отдела кадров также могут содержать план встреч с руководителями отделов, менеджером по найму или другим персоналом в рамках процесса адаптации. Руководящие принципы организации, такие как дресс-код, требования к перерывам, информация о парковке, преимущества компании и другие правила, также могут быть опубликованы в их приветственном письме.

HR также может опубликовать общее объявление компании по электронной почте или на внутреннем портале с обзором прошлого опыта работы нового сотрудника и тем, для чего он был привлечен в команду.

Менеджеры по найму

Менеджеры по найму, которые будут тесно сотрудничать с новым сотрудником, часто предоставляют больше информации о том, что новый сотрудник может ожидать в первые несколько дней и, возможно, даже в первые несколько недель и месяцев. В дополнение к открытию письма с приветствием, сообщение может включать ежедневную и почасовую разбивку сеансов обучения или процессов отдела для проверки.

Это также может быть возможностью для менеджеров по найму назвать других членов команды и их роли. Как правило, сообщение заканчивается приглашением нового сотрудника задать вопросы или попросить разъяснений, если это необходимо.

Товарищи по команде

Отдельные члены команды также могут чувствовать себя обязанными обратиться к новому сотруднику с приветственным представлением. Эти сообщения обычно неформальны по структуре, тону и формату.

Например, коллега может написать короткое прямое сообщение в Slack, представляя себя и то, что они делают в команде, и заканчивая небрежным «Добро пожаловать в команду!»

Примеры приветственных сообщений

Приветствие нового сотрудника в вашей команде может принимать различные формы. Эти соответствия часто имеют длинную или краткую форму. Что касается того, какой рабочий канал связи использовать, длинные приветственные письма обычно передаются по электронной почте или в виде физического письма, в то время как короткие сообщения могут размещаться на платформе обмена сообщениями, такой как Slack.

Ниже приведено несколько примеров, иллюстрирующих, как может выглядеть каждый тип приветственного сообщения.

Полная форма

Уважаемый [полное имя сотрудника],

От имени [компании/отдела] я хочу приветствовать вас в команде. Ваш опыт в [навыках/отрасли] поможет нам достичь наших целей в предстоящем году, и мы с нетерпением ждем вашего вклада.

Вот краткий обзор вашего расписания на первый день и задач, которые необходимо выполнить:

Маршрут:

• [время] Новая ориентация найма
• [время] Знакомство с генеральным директором и главным операционным директором
• [время] Обед
• [время] Один на один с менеджером
• [время] Встреча по регистрации льгот

Задачи:

• Прочтите и подпишите прилагаемые документы
• Настройка учетных записей пользователей для инструментов компании и отдела
• Создайте свой профиль в интрасети
• Запланируйте ознакомительную встречу с вашим наставником/приятелем

Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону [номер телефона/электронная почта]. Опять же, мы так рады, что вы решили присоединиться к нашей организации.

С уважением,

[имя отправителя]

[название отправителя]

Короткая форма

Привет, [имя нового сотрудника]! Я [имя отправителя] и я [название]. Я занимаюсь [задачей XYZ] и буду тесно сотрудничать с вами, поэтому я хотел связаться с вами и лично поприветствовать вас в команде. Дайте мне знать, если вам понадобится помощь во время вашего перехода. Я надеюсь, что вы наслаждаетесь своим первым днем!

Ударь правильный тон

По данным SHRM, до 69% сотрудников с большей вероятностью останутся в компании на три года, если у них был положительный опыт адаптации. Приветственное сообщение с первого прикосновения может иметь долгосрочные последствия для нового сотрудника.

Независимо от того, кто пишет приветственное письмо или сообщение, использовать соответствующий тон может быть сложно. Если вы работаете в руководящей группе или в отделе кадров, вам может понадобиться, чтобы ваше сообщение было формальным, но воодушевляющим тоном. Коллеги, которые приветствуют нового сотрудника, возможно, захотят добиться дружелюбного и кооперативного тона в своем сообщении.

Если вы изо всех сил пытаетесь найти правильный баланс, функция детектора тона Grammarly может помочь избавиться от догадок, определяя тон, который вы пытаетесь использовать, и предлагая рекомендации по написанию, чтобы поддерживать его последовательно во всем вашем сообщении.