Слова, которые нужно удалить из ваших электронных писем

Ваши раздутые электронные письма нуждаются в диете? Если электронное письмо слишком многословно, получатель может не захотеть внимательно его читать. Сделайте свои электронные письма краткими, чистыми и эффективными, исключив эти ненужные фразы.

Одно потенциально невежливое слово

Когда вы печатаете электронное письмо, получатель не может видеть ваши мерцающие глаза и озорную ухмылку. Некоторые слова, такие как «на самом деле», могут показаться саркастическими, снисходительными или даже невежливыми. Рассмотрите эти примеры разговоров и решите, какой из двух посылает более вежливое сообщение:

Босс: Мари, сегодня утром я просил вас предоставить отчет о Боулдере. Не могли бы вы принести его в мой офис как можно скорее?

Ответ 1: На самом деле, я положил его на ваш стол раньше. Он должен быть под вашим зеленым пресс-папье. Дай мне знать, если не увидишь.

Ответ 2: Я положил его под ваш стол ранее. Он должен быть под вашим зеленым пресс-папье. Дай мне знать, если не увидишь.

Действительно ли первая версия кажется немного обрывочной? Вместо того, чтобы рисковать тем, что ваши слова будут неправильно истолкованы, почему бы не опустить ненужную фразу «на самом деле» в ваших электронных письмах?

7 ласковых слов и фраз

Слова ласки заставляют вас звучать неуверенно или ненадежно. В частности, есть семь выражений, которые следует исключить, если вы хотите произвести на читателя хорошее впечатление: вроде, вроде, вроде, может быть, быть может, может, может. Давайте посмотрим на другой пример письма с ласками и без них.

Клиент: Посылка придет в понедельник?

Ответ 1: Возможно, мы сможем доставить посылку к понедельнику. Мне как бы нужен твой номер для отслеживания. Возможно, если вы отправите его, я увижу, где находится посылка.

Ответ 2: Чтобы точно узнать, где находится ваша посылка, мне нужен номер для отслеживания. Пожалуйста, отправьте его, и я сообщу вам, прибудет ли посылка к понедельнику.

Второй ответ прямой и честный. Не отвечает один звучит нерешительно? Если вы хотите создать впечатление, что у вас все под контролем, избегайте выражений, которые звучат так, будто вы пытаетесь улизнуть от чего-то.

3 наречия, ничего не добавляющих

Некоторые писатели ненавидят наречия, но большинство согласны с тем, что они имеют место. Генри Джеймс писал: «Прилагательные — сахар литературы, а наречия — соль». Продолжая метафору, соль усиливает вкус пищи, если ее использовать в правильной пропорции. Слишком много соли портит блюдо. С другой стороны, соли не место в некоторых пищевых продуктах. Представьте, например, что вы кладете соль в свой лимонад! Три наречия — худшие из худших, потому что они не добавляют к фразе ничего важного. Избегайте в основном, в настоящее время и серьезно. Взгляните на эти примеры, чтобы понять, почему вы должны навсегда отказаться от этих трех слов.

Сообщение 1: Я серьезно обдумывал ваше предложение о работе. По сути, я пишу, чтобы отказаться, потому что в настоящее время у меня есть обязательства, которые продлеваются до 2 апреля следующего года. Как только они будут выполнены, я снова свяжусь с вами, чтобы обсудить, какие у вас есть вакансии.

Сообщение 2: Я пишу, чтобы отклонить ваше предложение о работе, потому что у меня есть предыдущие обязательства, которые действуют до 2 апреля следующего года. Как только они будут выполнены, я снова свяжусь с вами, чтобы обсудить, какие у вас есть вакансии.

Это предложение о работе! Конечно, вы серьезно об этом думали. Вы пишете в настоящем времени. Поэтому «в настоящее время» является посторонним. «В основном» указывает на то, что утверждение резюмирует наиболее важные аспекты сложной ситуации. Тем не менее, вы объяснили основные моменты. Если вашим читателям понадобится больше деталей, они спросят.

3 избыточных или неточных фразы

Мы рассмотрели несколько избыточных фраз, которые не делают ничего, кроме раздутого письма. В электронном письме, где особенно ценится краткость, эти фразы следует сокращать без промедления. Давайте вернемся к некоторым из худших преступников:

Собственно говоря

На самом деле означает «на самом деле». Ораторы часто используют его, чтобы исправить недоразумение или указать на ошибку.

Ведущий 1: Я не ем поленту, потому что у меня аллергия на пшеницу.

Спикер 2: На самом деле полента — это продукт из кукурузы.

Помните, мы обсуждали, почему следует избегать «на самом деле»? Если вы прочитаете приведенный выше разговор вслух, возможно, вы можете представить, как Говорящая 2 произносит поправку, уперев руки в бедра и закатив глаза. Зачем рисковать обидеть своих читателей? Не считайте само собой разумеющимся, что они поймут ваши мотивы. Всегда лучше вносить важные исправления или уточнения лично. Если вы должны отправить электронное письмо, тщательно выбирайте слова. Немного такта имеет большое значение.

В процессе

Уважаемый клиент, мы находимся в процессе реконструкции нашего магазина. Магазин Bates будет закрыт до дальнейшего уведомления.

Не запутаются ли ваши клиенты, если вы уберете фразу «в процессе»? Появятся ли они на витрине магазина, почесывая затылок? Если вы перечитаете предложение без «в процессе», вы все равно поймете, почему локация закрыта. Зачем констатировать очевидное?

Для всех намерений и целей

Для всех намерений и целей означает «в действии». Люди используют его, когда в констатации факта может быть некоторая двусмысленность. Например, представьте, что вы владелец компании, который хочет прекратить производство продукта. Вы устанавливаете дату прекращения производства. Большая часть материалов для изготовления продукта должна быть использована к этой дате. Если у вас останутся материалы, вы продолжите производство еще несколько дней, чтобы избежать отходов. Вместо того, чтобы вдаваться в исчерпывающие подробности со своими рабочими, вы заявляете: во всех смыслах и целях производство прекратится 15 октября.

Вместо этой многословной фразы выберите более точный способ выражения двусмысленных деталей. В приведенном выше примере владелец компании может сказать, что производство, по прогнозам, прекратится 12 октября. Или он может сказать, что производство прекратится в середине октября. В любом случае, рабочие будут понимать общие сроки окончания производства.

Если вы не убеждены, подумайте о другой проблеме, которая возникает из-за «во всех смыслах и целях». Многие используют его неправильно. Вместо того, чтобы рисковать быть одним из них, вы можете использовать синоним, такой как «действительно».

Английский полон ненужных слов-заполнителей. Лучшие электронные письма ясны, прямолинейны и кратки. Если вы хотите, чтобы ваши электронные письма сообщали о своей цели, исключите эти лишние фразы.