Как написать сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо, также известное как письмо-заявка, представляет собой персонализированное письмо от вас лицу, контролирующему процесс найма на работу, на которую вы претендуете.

Сопроводительное письмо — этонето же самое, что резюме . В то время как резюме дает четкую, подробную карту вашей карьеры на данный момент, сопроводительное письмо рассказывает личную сторону вашей истории карьеры. В идеале ваше сопроводительное письмо и резюме дополняют друг друга: каждый документ отвечает на любые вопросы рекрутера о ваших навыках и опыте работы после прочтения другого.

Что должно включать в себя сопроводительное письмо?

Убедитесь, что ваше письмо-заявка включает в себя все следующее:

• Должность, на которую вы претендуете
• Как вы нашли вакансию
• Почему вы хотите работать в компании
• Почему вы подаете заявку на конкретную должность, которую ищете
• Навыки, опыт и личностные качества, связанные с работой, которые делают вас идеальным кандидатом на эту должность.

Упомянуть о должности, на которую вы претендуете, и о том, как вы ее нашли, очень просто: просто укажите, что вас интересует название должности, в первом предложении:

• «Я пишу в ответ на позицию автора контента, опубликованную на Indeed».

Когда вы говорите о том, почему хотите работать в компании, вы не можете просто написать «потому что мне нужна работа». Даже если это правда, это никак не выделит вас как высококвалифицированного кандидата на эту роль. Эта часть вашего сопроводительного письма должна сообщать, насколько ваши конкретные ценности и карьерные цели соответствуют миссии компании. Вы можете сказать что-то вроде:

• «Как активист по защите прав животных, я очень рад возможности работать с организацией, которая напрямую приносит пользу исчезающим видам».

В сопроводительном письме также должно быть указано, как и почему вы подходите для должности, на которую претендуете. Предложения, передающие эти моменты, могут выглядеть следующим образом:

• «За годы преподавания английского языка в Японии я развил навыки управления классом, культурную чувствительность и базу лингвистических знаний, необходимые для успеха в качестве преподавателя ESL».
• «Последние семь лет я работал в сфере обслуживания клиентов. За это время я стал экспертом в области четкого общения, решения проблем и направления клиентов к продуктам, наиболее подходящим для них».

Помимо рассказа о том, почему вы заинтересованы в работе у конкретного работодателя и почему вы подходите для этой должности, расскажите немного о себе и о том, как это проявляется на работе:

• «Я прирожденный организатор. На своих прошлых должностях я помогал своим коллегам повысить их продуктивность, знакомя их с моими любимыми организационными инструментами и стратегиями».

Необходимо ли сопроводительное письмо?

В большинстве заявлений о приеме на работу вы, вероятно, видели фразу «сопроводительное письмо необязательно».

Но действительно ли это необязательно? Статистика о том, действительно ли сопроводительное письмо поможет вам получить работу, неоднозначна. Согласно отчету Jobvite Recruiter Nation за 2016 год ,74 процентарекрутеровнеучитывают сопроводительное письмо при оценке того, стоит ли нанимать соискателя работы. Однако90 процентовруководителей рекрутинговой компании Robert Half сообщили, что они не только рассматривают сопроводительные письма в процессе найма, но и чтосопроводительные письма имеют неоценимое значение.

Правда в том, что сопроводительные письма более важны в определенных отраслях или для определенных должностей, чем в других. Ознакомьтесь с нормами вашей отрасли для сопроводительных писем, что вы можете сделать, поговорив с более старшими специалистами в вашей отрасли и просмотрев объявления о вакансиях на должности, подобные той, которую вы ищете. Если в объявлении о вакансии указано, что требуется сопроводительное письмо, напишите сопроводительное письмо. А если нет, то все равно напишите. Единственные случаи, когда вамне следуетписать сопроводительное письмо, — это когда в объявлении о вакансии прямо указано не отправлять его и когда процесс подачи заявления не позволяет вам его предоставить.

В случае сомненийвсегда лучше быть переподготовленным, чем недостаточно подготовленным.Хотя мысль об отправке сопроводительного письма, которое никто не читает, может раздражать, упущение прекрасной возможности из-за того, что вы не написали сопроводительное письмо, может заставить вас ругать себя.

Как написать хорошее сопроводительное письмо

Когда вы подаете заявку на работу, крайне редко бываете, что вы единственный претендент. Почти во всех случаях вы один из группы, возможно, сотен претендентов.

Это означает, что ваше сопроводительное письмо — одно из сотен, которые потенциально прочитает рекрутер . Вот почему так важно, чтобы вы написали сопроводительное письмо, которое отличалось бы следующими качествами:

• Привлекает внимание рекрутера
• Эффективно объясняет, почему вы идеальный кандидат на эту должность.
• Выделит вас из толпы

Помните, что ваша цель сопроводительного письма — не дать рекрутеру краткий обзор вашей истории работы (ваше резюме должно соответствовать этому, и вы не хотите, чтобы оно было лишним), а заинтриговать его настолько, чтобы предложить вам собеседование .

Сначала исследуйте и проводите мозговой штурм

Прежде чем приступить к написанию сопроводительного письма, ознакомьтесь с должностью и ее требованиями. Внимательно прочитайте список вакансий и вытащите наиболее важную информацию, например, какие из ваших конкретных навыков следует подчеркнуть в сопроводительном письме и как ваш опыт подготовил вас к этой роли. Затем проведите некоторое время на веб-сайте компании, чтобы получить четкое представление о культуре, ценностях и миссии компании.

Как только вы полностью поймете все, что влечет за собой эта роль, придумайте наиболее эффективный способ сообщить о своей пригодности для этой роли в сопроводительном письме. Мозговой штурм является ключевой частью процесса написания . В ходе мозгового штурма определите все возможные темы для включения в сопроводительное письмо и способы подчеркнуть свою компетентность для этой должности.

Персонализируйте приветствие

Первое, что заметит рекрутер или менеджер по найму в вашем сопроводительном письме, это то, адресовали ли вы его лично.

Не всегда легко найти имя рекрутера или менеджера по найму, но это всегда стоит того, чтобы это сделать. Если его имя не указано в объявлении о вакансии, потратьте некоторое время, чтобы его найти. Вероятно, вы можете найти его на сайте компании. Если это не принесет результатов, попробуйте LinkedIn.

Если высовершенно не можетенайти подходящее имя, можно использовать общее приветствие, например «Уважаемый менеджер по найму» или «Уважаемая команда [название компании]». Но делайте это в крайнем случае — всегда лучше напрямую обратиться к человеку, который будет принимать решение о найме.

Привлеките внимание читателя

Точно так же, как книга должна привлекать внимание читателя уже на первых нескольких страницах, ваше сопроводительное письмо должно привлекать внимание уже в первом или двух предложениях. Помните, что рекрутер будет читатьмножество сопроводительных писем— сопроводительных писем, которые будут содержать довольно похожее содержание. Если ваше сопроводительное письмо не заинтересует их с самого начала, вас могут не заметить.

Вы можете привлечь внимание читателя, начав с интересного факта о себе:

• «В двух последних университетах, в которых я работал, я играл Санту на праздничной вечеринке. Может быть, это потому, что я веселый, может быть, потому, что я люблю печенье, но мне нравится думать, что это потому, что я каждый год возглавлял самые успешные кампании по пожертвованиям для выпускников».

Или вы можете выделить уникальный случай, когда вам пригодился один из ваших профессиональных навыков:

• «Как руководитель проекта, я не новичок в объединении людей для продвижения проектов вперед. Но я никогда не предполагал, что мне удастся продвинуть вперед выброшенную на берег понтонную лодку — до тех пор, пока моя компания не отправилась на рыбалку в прошлом году».

Просто убедитесь, что ваш потрясающий дебют соответствует вашей пригодности для роли, которую вы ищете.

Продемонстрируйте свои наиболее важные сильные стороны и навыки

Вам, вероятно, раньше говорили «показывать, а не рассказывать» при письменных заданиях. Ваше сопроводительное письмо ничем не отличается. Вместо того, чтобы перечислять свои сильные стороны и навыки (помните, это делается в вашем резюме), расскажите истории, которые покажут эти преимущества в действии.

Используйте те же методы, которые вы использовали, чтобы привлечь внимание читателя в первых строках. Например, вы можете выделить важное карьерное достижение, сначала описав обстоятельства, которые побудили вас принять меры и достичь конкретного результата.

Подобные анекдоты показывают, почему вы идеальный человек для этой работы.

Уделяйте столько же внимания работодателю, сколько и себе

Это может быть сложно. Ключевым моментом здесь является не просто написать письмо о себе, асообщить о преимуществах, которые вы предлагаете работодателю.

Вот тут-то и окупится ваше первоначальное исследование культуры компании. Человек (или команда), которому поручено заполнить открытую вакансию, не просто ищет кого-то, кто сможет выполнить эту работу; они ищут человека, который вписывается в существующую структуру и культуру компании. Написав сопроводительное письмо так, чтобы оно отражало стиль их бренда, вы показываете, что понимаете, кто они и какого человека они ищут. Если текст на веб-сайте компании имеет сдержанный и простой стиль, придерживайтесь такого же простого и понятного письма в сопроводительном письме. Если они более модные и острые, у вас есть возможность немного выйти за рамки в сопроводительном письме.

Если на эту должность вас порекомендовал нынешний сотрудник компании, укажите это в сопроводительном письме. Но не просто упоминайте их имя — включите пару предложений о том, почему они обратились именно к вам и порекомендовали вам продолжить эту роль.

Покажите свой энтузиазм по поводу роли

В сопроводительном письме используйте язык, который передает вашу страсть к той работе, которой вы занимаетесь. Выбор слов играет большую роль в формировании того, как рекрутеры воспринимают ваше отношение к вашему опыту работы и ваш энтузиазм по поводу этой должности.

Когда вы подчеркиваете свои прошлые достижения, используйте определенные формулировки и слова действия. Посмотрите на разницу между этими двумя предложениями:

• Я был менеджером в команде из четырех продавцов.
• У меня был шустрый отдел продаж.

Или рассмотрим разницу между ними:

• Проработав шестнадцать лет кассиром в банке, я решил, что лучше буду электриком.
• Проработав более десяти лет кассиром в банке, я начал новую карьеру и начал обучение электротехнике.

С такими словами, как «бежал», «проворный» и «поворотный», вы рисуете более динамичную картину, чем со словами «был менеджером» и «решил».

Вот еще один простой способ сделать ваше письмо более динамичным: используйте активный залог . Вместо «под моим руководством подготовлено 50 кредитов» скажите «под моим руководством наша команда подготовила 50 кредитов».

Когда вы используете активный залог, вы признаете свои достижения.

Попросите интервью

Вы также должны попросить об интервью. Сделайте это в последнем абзаце, прежде чем подписаться. Просить об собеседовании напрямую может быть неудобно, но это важная часть вашего письма-заявки. Вот несколько способов сформулировать запрос на собеседование:

• «Я хотел бы встретиться лично, чтобы обсудить эту позицию дальше. Пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону [вставьте номер телефона] или [вставьте адрес электронной почты]».
• «Я с нетерпением жду встречи с вами, чтобы обсудить мою пригодность для этой роли».
• «Надеюсь, вы рассмотрите мою кандидатуру на эту должность. Пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону [вставьте номер телефона] или [вставьте адрес электронной почты], чтобы назначить собеседование».

Несмотря на то, что вам нужно говорить прямо, не выставляйте себя самонадеянным или высокомерным в этом разделе сопроводительного письма.

Когда придет время подписываться, будьте проще. Придерживайтесь одного из основных принципов, например «искренне» или «лучший».

Сопроводительное письмо, что можно и чего нельзя делать

Когда вы пишете сопроводительное письмо, имейте в виду следующие важные моменты:

Будьтеобъективны. Вы не просите их нанять вас, вы демонстрируете, почему вы лучший кандидат на эту должность.

Неиспользуйте слишком формальный, жесткий или сложный язык. Хотя сопроводительное письмо никогда не должно включать сленг или иную непринужденную лексику, оно должно выглядеть дружелюбным и представительным. Детектор тона Grammarly поможет вам правильно подобрать профессиональный словарный запас и фразировку.

Попроситедругого человека прочитать ваше сопроводительное письмо и дать конструктивный отзыв, прежде чем отправлять его рекрутеру. Это может быть ваш партнер, друг, родитель или кто-то еще, кто знает вас достаточно хорошо. Эти внимательные читатели помогут вам определить, где добавить или удалить информацию, как точно продемонстрировать ваши достижения и убедиться, что ваше письмо-заявка охватывает все необходимое для конкретной должности, которую вы ищете.

Неиспользуйте одно и то же сопроводительное письмо для каждой вакансии. Ваши сопроводительные письма могут быть похожими, и вы даже можете использовать одно сопроводительное письмо в качестве шаблона для других, но рекрутеры знают, когда они читают общие сопроводительные письма. Покажите каждому рекрутеру, что вы внимательно читаете описание вакансии и искренне заинтересованы в ней, написав им персонализированное сопроводительное письмо, в котором конкретно говорится о должности и компании.

Включитерабочие ключевые слова в сопроводительное письмо. Вы можете найти эти ключевые слова в списке вакансий. Обычно это название должности, отдел, отрасль и конкретные задачи. Многие крупные компании используют программное обеспечение для проверки кандидатов, и эти программы ищут определенные ключевые слова в сопроводительных письмах.

Непишите длинное и бессвязное сопроводительное письмо. Держите его длиной не более страницы с короткими, понятными абзацами. Grammarly Premium включает предложения по форматированию, например определение того, когда вы написали трудный для понимания абзац, а также предложения по взаимодействию, которые могут помочь вам переписать предложения, чтобы лучше удерживать внимание читателя.

Помимо резюме, сопроводительное письмо — это то, как вы можете сообщить о своем опыте работы и навыках каждому потенциальному работодателю. Инвестируйте в свою карьеру и увеличьте свои шансы на успех на собеседовании, овладев искусством сопроводительного письма.

Эта статья была первоначально написана в 2013 году Карен Херцберг. Он был обновлен и включает новую информацию.