Как написать письмо избранному представителю

Одной из отличительных черт демократии является способность людей делиться своими взглядами, запрашивать информацию или помощь, а также стремиться убедить избранных представлять их. Одним из наиболее популярных способов общения с выборными должностными лицами является письмо или электронная почта.

Личные письма и электронные письма помогут вашему сообщению выделиться из толпы шаблонных писем и электронных писем, которые ваши избранные представители получают каждый день. Если вы хотите, чтобы ваше сообщение привлекло больше внимания, подумайте о том, чтобы написать или распечатать письмо и отправить его по почте. Но если ваше сообщение касается чего-то срочного, например, ожидающего голосования, электронная почта может быть для вас лучшим средством связи.

Если вы ищете протокол заседания школьного совета, просите члена городского совета заделать выбоины или пытаетесь привлечь внимание сенатора США, эта статья предложит вам руководство по написанию четкого, уважительного письма или электронного письма, чтобы высказать свое мнение. слышал. Читайте дальше, чтобы узнать, как написать письмо избранному должностному лицу, что в него включить, и найти примеры.

Зачем писать письмо избранному представителю?

Цель письма выбранному вами представителю зависит от результатов, которых вы хотите достичь. Вы можете написать своему избранному представителю, чтобы выразить свое мнение, попросить его действовать по конкретному вопросу или получить официальные документы.

Например, вы можете написать письмо члену городского совета с просьбой решить проблему в вашем районе. Или вы можете написать письмо своему конгрессмену, чтобы рассказать ему о важном для вас законе.

Независимо от того, отправляете ли вы рукописное письмо или электронное письмо, самый прямой способ сообщить избранному представителю, что для вас важно, — это написать ему сообщение.

Когда писать письмо своему представителю

Если у вас есть время, письмо, вероятно, привлечет больше всего внимания, но личное электронное письмо также может быть эффективным. Письмо — это подходящий способ запросить информацию, выразить свое мнение или передать призыв к действию.

Ниже приведены некоторые обстоятельства, при которых вам следует написать своему представителю:

• Когда вам нужна информация или услуги
• Если вы хотите привлечь внимание к проблеме или необходимости
• Если вы хотите поблагодарить их за решение проблемы или необходимости
• Когда вы хотите поделиться своим разочарованием или разочарованием в связи с их действиями

Как написать письмо, электронное письмо или сообщение своему представителю

Прежде чем написать сообщение, письмо или электронное письмо, определите, кто должен его получить. Это может быть член местного совета, сенатор или представитель штата или федеральный сенатор или представитель. Как только вы узнаете, кому пишете, вы сможете правильно к ним обратиться.

Затем уточните, о чем вы пишете, и приведите три пункта, подтверждающих вашу точку зрения. Если можете, придумайте личную историю, которой вы можете поделиться, чтобы очеловечить свое послание. Объясните, как эта проблема влияет на вашу жизнь.

Каковы правила написания письма?

Вот некоторые правила, которым следует следовать при написании письма избранному должностному лицу:

• Если вы пишете электронное письмо, не превышайте одной страницы или пятисот слов.
• Затрагивайте только одну тему в своем письме.
• Укажите свой домашний адрес.
• Если вы используете электронную почту, отправляйте ее только одному представителю одновременно.
• Четко укажите тему в строке темы или в первом предложении письма.
• Включите факты.
• Избегайте личных нападок.

Какой тон следует использовать?

Письма выборным должностным лицам должны быть написаны в уважительном и более формальном тоне . Получатели могут сохранять письма для официального использования или, в некоторых случаях, даже читать их перед Конгрессом.

Важно помнить, что избранные вами представители, будь то местные или федеральные, — настоящие люди. Выражение своего уважения и признательности за потраченное время вежливым тоном поможет вашему сообщению привлечь внимание, которого оно заслуживает.

Если ваше избранное должностное лицо действовало так, как вы оценили, до или после того, как вы написали ему письмо, рассмотрите возможность отправки ему благодарственного письма .

Как должно быть структурировано письмо?

Ваше письмо должно состоять примерно из четырех абзацев и не превышать одной страницы или пятисот слов.

Вот схема, которой вы можете следовать при написании письма избранному представителю:

• Приветствие
• Краткое содержание
• Контекст
• Личная история
• Уважительное закрытие

Какую информацию должно содержать письмо?

Если вы пишете письмо в печатном или рукописном виде, укажите дату написания письма в правом верхнем углу. Если вы пишете электронное письмо, просто начните с приветствия. Ваш первый абзац , итоговый абзац, должен описывать, кто вы, почему вы пишете и что вы от них хотите. Вы можете указать свои учетные данные — должность или награды, которыми вы были награждены , — если они имеют отношение к проблеме, о которой вы пишете.

Во втором абзаце дайте представителю некоторый контекст. Почему проблема, о которой вы пишите, важна? Таким образом, они точно знают, чего вы от них хотите от этой проблемы. Вы можете попросить их проголосовать за конкретный законопроект, принять меры по устранению проблем в вашем сообществе или включить финансирование вашей проблемы в бюджет.

Затем укажите три своих лучших точки опоры. Это могут быть данные, соответствующие события или другие ключевые доказательства. Вы можете разбить свои доказательства на маркированный список после второго абзаца или включить их в этот абзац.

В последнем абзаце вашего письма помогите им связаться с вами. Включение личной истории может сделать ваше письмо более убедительным. Если у вас есть какие-то личные связи или вы знаете кого-то, у кого они есть, расскажите об этом историю. Вы также можете добавить переходное предложение в начале четвертого абзаца.

В конце письма включите вежливое заключение. Вы можете написать «искренне», «спасибо» или что-то в этом роде. Вы можете поставить свою подпись, но не забудьте также напечатать ее под своей подписью. Вы можете добавить к своему имени титул, если он у вас есть.

После вашего имени укажите свой адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Таким образом, если в работе задействовано несколько руководящих органов, ваш избранный представитель будет знать, что вы являетесь их избирателем. Они также смогут связаться с вами, если им понадобится дополнительная информация. Не забудьте вычитать свое письмо, проверив на наличие орфографических , пунктуационных и грамматических ошибок.

Примеры писем представителю

Мы написали три примера писем представителям на федеральном уровне, уровне штата и на местном уровне.

1 письмо представителю США

[Ваше имя] [Ваш адрес]

Достопочтенный представитель [Фамилия] Палаты представителей США, Вашингтон, округ Колумбия, 20515.

Уважаемый представитель [Фамилия],

Меня зовут [X], и я проживаю в вашем районе. Я пишу, чтобы призвать вас увеличить финансирование [X-агентства/программы/инициативы].

Как вы, возможно, знаете, [агентство X] несет ответственность за [X]. Учитывая [X-мероприятие] в нашем штате, я надеюсь, вы понимаете, насколько важно продолжать финансировать [X].

• Факт 1 о важности программы
• Факт 2 о влиянии в районе чиновника
• Факт 3 о том, как это влияет на тех, кто находится за пределами своего округа

Деньги, вложенные в [X], приносят пользу сообществам по всей стране, включая наш штат, создавая рабочие места и стимулируя местную экономику. Я лично знаю многих людей в моем сообществе, которым будет полезен [X].

Я надеюсь, что вы рассмотрите вопрос об увеличении финансирования [X]. Спасибо за ваше время и внимание. Пожалуйста, свяжитесь со мной, если вы захотите обсудить это дальше.

Искренне,

[Ваше имя] [Ваша должность] [Ваш адрес электронной почты] [Ваш номер телефона]

2 Электронное письмо сенатору штата

Уважаемый сенатор [Фамилия],

Как директор некоммерческого жилищного альянса, я пишу, чтобы призвать вас проголосовать за [номер законопроекта].

Как вы, возможно, знаете, [номер законопроекта] представляет собой двухпартийное, нейтральное с точки зрения бюджета предложение о строительстве более доступного жилья в [Регионе]. Одобрение этого законопроекта разрешает критически важное финансирование для основного основного жилья ваших избирателей.

[Номер законопроекта] выгоден вашим избирателям по следующим причинам:

• Этот законопроект создает местные рабочие места и стимулирует экономику путем финансирования новых жилищных проектов.
• Этот законопроект обеспечит жильем более двух тысяч семей, ищущих доступное жилье, многие из которых в настоящее время не имеют жилья.
• Этот законопроект увеличит доходы правительства штата от налога на имущество.

Благодаря [личным связям, работе или жизненному опыту] я знаю, насколько важно обеспечить избирателей доступным и доступным жильем. В нашем штате тысячи семей ищут дома, которые они могут позволить себе арендовать. Я призываю вас проголосовать за [номер законопроекта].

Спасибо, что нашли время прочитать это письмо. Я с нетерпением жду вашего ответа в ближайшее время.

Искренне,

[Полное имя], [Ученая степень, если применимо] [Адрес] [Номер телефона] [Электронная почта]

3 Письмо депутату городского совета

[Ваше имя] [Ваш адрес]

Член совета [Фамилия] [Рабочий адрес]

Уважаемый советник/член совета [Фамилия],

Меня зовут [Ваше имя], житель [Ваш город]. Я пишу, чтобы призвать вас увеличить финансирование дорожного департамента в бюджете на 2023 год.

Как вы, возможно, знаете, улицы [Вашего города] заполонены выбоинами и морозными пучинами. В этом году они стали намного хуже, и их необходимо отремонтировать, прежде чем они станут еще хуже. Выбоины могут привести к повреждению подвески, центровки, оси, масляного поддона и шин автомобилей.

• В совокупности морозные пучения и выбоины каждую зиму на северо-востоке США наносят ущерб на сумму более 200 000 долларов.
• В [Вашем городе] зарегистрировано более тридцати выбоин и 150 периодических морозных пучин.
• Ремонт выбоин в [Вашем городе] обойдется всего в 1350 долларов.

Лично я потратил более 1500 долларов на ремонт автомобилей за последние двенадцать месяцев из-за наших дорог. Я призываю вас предоставить финансирование для устранения выбоин. Я также хотел бы попросить городской совет рассмотреть вопрос о реконструкции [названий дорог] для смягчения морозных пучин.

Я ценю ваше время и внимание.

Искренне,

[Ваше имя]

Напишите своим представителям, чтобы вас услышали

Многие выборные должностные лица несут ответственность за голоса тысяч людей. Им также поручено ориентироваться в постоянно меняющемся ландшафте таких вопросов, как общественная безопасность, бюджеты, здравоохранение, городское развитие и многое другое. Вот почему важно найти время и написать своим представителям.

Взаимодействие с вашими местными представителями посредством писем и электронной почты почти всегда будет иметь больший эффект, чем обращение к чиновникам более высокого уровня. Местные чиновники представляют меньше людей и имеют больше права голоса в том, что касается вас напрямую.

Письма, которые оказывают наибольшее воздействие, написаны от руки, личные, краткие и вдумчивые. Установление отношений с вашим представителем путем написания ему письма может помочь вашим письмам оказать большее влияние. Если вы хотите помочь добиться перемен, важно иметь активный и заинтересованный голос в правительстве.