Как написать письмо избранному представителю

Одним из признаков демократии является способность людей делиться своими взглядами, запрашивать информацию или помощь и стремиться убедить избранных представлять их интересы. Один из самых популярных способов общения с выборными должностными лицами — письмо или электронная почта.

Личные письма и электронные письма помогут вашему сообщению выделиться из толпы шаблонных писем и электронных писем, которые ваши избранные представители получают каждый день. Если вы хотите, чтобы ваше сообщение привлекло больше внимания, подумайте о том, чтобы написать или распечатать письмо и отправить его по почте. Но если ваше сообщение касается чего-то срочного, например, незавершенного голосования, электронная почта может быть для вас лучшим средством связи.

Если вы ищете протокол заседания школьного совета, просите члена городского совета заделать выбоины или пытаетесь привлечь внимание сенатора США, эта статья предложит вам руководство по написанию четкого, уважительного письма или электронного письма, чтобы ваш голос слышал. Читайте дальше, чтобы узнать , как написать письмо избранному должностному лицу, что включить в него, и найти примеры.

Зачем писать письмо своему избранному представителю?

Цель письма выбранному вами представителю зависит от результатов, которых вы хотите достичь. Вы можете написать своему избранному представителю, чтобы выразить свое мнение, попросить его принять меры по конкретному вопросу или получить общедоступные документы.

Например, вы можете написать письмо члену городского совета с просьбой решить проблему в вашем районе. Или вы можете написать письмо своему конгрессмену, чтобы рассказать им о законе, который важен для вас.

Отправляете ли вы рукописное письмо или электронное письмо, самый прямой способ сообщить избранному представителю, что для вас важно, — это написать ему сообщение.

Когда писать письмо своему представителю

Если у вас есть время, письмо, вероятно, привлечет наибольшее внимание, но личное электронное письмо также может быть эффективным. Письмо — это подходящий способ запросить информацию, высказать свое мнение или передать призыв к действию.

Ниже приведены некоторые обстоятельства, при которых вы должны написать своему представителю:

• Когда вам нужна информация или услуги
• Когда вы хотите привлечь внимание к проблеме или потребности
• Когда вы хотите поблагодарить их за решение проблемы или потребности
• Когда вы хотите поделиться своим разочарованием или неудовлетворенностью их действиями

Как написать письмо, электронное письмо или сообщение своему представителю

Прежде чем писать сообщение, письмо или электронное письмо, определите, кто должен его получить. Это может быть член местного совета, сенатор или представитель штата или федеральный сенатор или представитель. Как только вы узнаете, кому вы пишете, вы сможете обращаться к ним должным образом.

Затем уточните, о чем вы пишете, и приведите три аргумента в поддержку своей точки зрения. Если можете, придумайте личную историю, которой вы могли бы поделиться, чтобы очеловечить свое послание. Объясните, как проблема влияет на вашу жизнь.

Каковы правила написания письма?

Вот несколько правил, которым вы должны следовать, когда пишете письмо выбранному вами должностному лицу:

• Держите его в пределах одной страницы или пятисот слов, если вы пишете электронное письмо.
• Обращайтесь только к одной теме в своем письме.
• Укажите свой домашний адрес.
• Если вы используете электронную почту, отправьте ее только одному представителю за раз.
• Четко укажите тему в строке темы или в первом предложении письма.
• Включите факты.
• Избегайте личных нападок.

Какой тон использовать?

Письма выборным должностным лицам должны быть написаны в уважительном и более официальном тоне . Получатели могут сохранять письма для официального обращения или, в некоторых случаях, могут даже читать их перед Конгрессом.

Важно помнить, что избранные вами представители, будь то местные или федеральные, — настоящие люди. Выражение уважения и признательности за их время с помощью вежливого тона поможет вашему сообщению привлечь внимание, которого оно заслуживает.

Если выбранное вами должностное лицо поступило так, как вы его оценили, до или после того, как вы написали ему письмо, подумайте о том, чтобы отправить ему благодарственное письмо .

Как должно быть построено письмо?

Ваше письмо должно состоять примерно из четырех абзацев и не превышать одну страницу или пятьсот слов.

Вот схема, которой вы можете следовать, когда пишете своему избранному представителю:

• Приветствие
• Резюме
• Контекст
• Личная история
• Уважительное закрытие

Какую информацию должно содержать письмо?

Если вы пишете печатное или рукописное письмо, укажите дату написания письма в правом верхнем углу. Если вы пишете электронное письмо, просто начните с приветствия. Ваш первый абзац , краткий абзац, должен описать, кто вы, почему вы пишете и что вы хотите, чтобы они сделали. Вы можете указать свои полномочия — должность или любые награды, которыми вы были награждены, — если они имеют отношение к проблеме, о которой вы пишете.

Во втором абзаце дайте представителю некоторый контекст. Почему проблема, о которой вы пишете, важна? Таким образом, они точно знают, что вы хотите, чтобы они сделали с этой проблемой. Вы можете попросить их проголосовать за конкретный законопроект, принять меры по устранению выбоины в вашем районе или включить финансирование вашего вопроса в бюджет.

Затем предоставьте три из ваших лучших точек поддержки. Это могут быть данные, соответствующие события или другие ключевые доказательства. Вы можете разбить свои доказательства на маркированный список после второго абзаца или включить их в абзац.

В последнем абзаце вашего письма помогите им связаться с вами. Включение личной истории может сделать ваше письмо более убедительным. Если у вас есть какая-то личная связь или вы знаете кого-то, у кого она есть, расскажите об этом. Вы также можете добавить переходное предложение в начале четвертого абзаца.

В конце вашего письма включите вежливое закрытие. Вы можете написать «искренне», «спасибо» или что-то в этом роде. Вы можете подписать свое имя, но обязательно напечатайте его и под своей подписью. Вы можете добавить свой титул, если он у вас есть, к вашему имени.

После вашего имени укажите свой адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Таким образом, если задействовано несколько руководящих органов, ваш избранный представитель будет знать, что вы являетесь их участником. Они также смогут связаться с вами, если им потребуется дополнительная информация. Не забудьте вычитать свое письмо, проверяя орфографические , пунктуационные и грамматические ошибки.

Примеры писем представителю

Мы написали три примера писем представителям на федеральном уровне, уровне штата и местном уровне.

1 Письмо представителю США

[Ваше имя] [Ваш адрес]

Почетный представитель [Фамилия] Палата представителей США Вашингтон, округ Колумбия 20515

Уважаемый представитель [Фамилия],

Меня зовут [X], я живу в вашем районе. Я пишу, чтобы призвать вас увеличить финансирование [агентства/программы/инициативы X].

Как вы, возможно, знаете, [Агентство X] несет ответственность за [X]. Я надеюсь, что в связи с [событием X] в нашем штате вы понимаете, насколько важно продолжать финансирование [X].

• Факт 1 о важности программы
• Факт 2 о воздействии в районе чиновника
• Факт 3 о том, как это влияет на тех, кто находится за пределами их округа

Деньги, вложенные в [X], помогают сообществам по всей стране, включая наш штат, создавая рабочие места и стимулируя местную экономику. Я лично знаю многих людей в моем сообществе, которым [X] будет полезен.

Я надеюсь, что вы рассмотрите вопрос об утверждении увеличения финансирования для [X]. Спасибо за ваше время и внимание. Пожалуйста, свяжитесь со мной, если вы хотите обсудить это дальше.

Искренне,

[Ваше имя] [Ваше звание] [Ваш адрес электронной почты] [Ваш номер телефона]

2 Электронное письмо сенатору штата

Уважаемый сенатор [Фамилия],

Как директор некоммерческого жилищного альянса, я пишу, чтобы призвать вас проголосовать за [номер законопроекта].

Как вы, возможно, знаете, [номер законопроекта] — это двухпартийное бюджетно-нейтральное предложение по строительству более доступного жилья в [регионе]. Утверждение этого законопроекта разрешает необходимое финансирование основного базового жилья для ваших избирателей.

[Номер счета] выгоден вашим избирателям по следующим причинам:

• Этот законопроект создает местные рабочие места и стимулирует экономику за счет финансирования новых жилищных проектов.
• Этот законопроект обеспечит жильем более двух тысяч семей, ищущих доступное жилье, многие из которых в настоящее время не имеют жилья.
• Этот законопроект увеличит доходы правительства штата от налога на имущество.

Благодаря [личным связям, работе или жизненному опыту] я знаю, насколько важно обеспечить избирателей недорогим и доступным жильем. В нашем штате тысячи семей ищут дома, которые они могут позволить себе арендовать. Я призываю вас проголосовать за [номер законопроекта].

Спасибо, что нашли время прочитать это письмо. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.

Искренне,

[Полное имя], [Ученая степень, если необходимо] [Адрес] [Номер телефона] [Электронная почта]

3 Письмо депутату городского совета

[Ваше имя] [Ваш адрес]

Член совета [Фамилия] [Рабочий адрес]

Уважаемый советник/член совета [Фамилия],

Меня зовут [Ваше имя], житель [Вашего города]. Я пишу, чтобы убедить вас увеличить финансирование дорожного департамента в бюджете на 2023 год.

Как вы, возможно, знаете, улицы [Вашего города] погрязли в выбоинах и морозе. В этом году они стали намного хуже и должны быть отремонтированы, прежде чем они станут хуже. Выбоины могут привести к повреждению подвески, центровки, оси, масляного поддона и шин автомобилей.

• Морозные пучины и выбоины в совокупности наносят ущерб на сумму более 200 000 долларов каждую зиму на северо-востоке Соединенных Штатов.
• Сообщается о более чем тридцати выбоинах и 150 повторяющихся морозных пучениях в [Вашем городе].
• Ремонт заявленных выбоин в [Вашем городе] будет стоить всего 1350 долларов.

Я лично потратил более 1500 долларов на ремонт автомобиля за последние двенадцать месяцев из-за наших дорог. Я призываю вас выделить средства на устранение выбоин. Я также хотел бы попросить, чтобы городской совет рассмотрел вопрос о ремонте [названия дорог], чтобы смягчить морозные пучения.

Я ценю ваше время и внимание.

Искренне,

[Ваше имя]

Напишите своим представителям, чтобы они были услышаны

Многие выборные должностные лица несут ответственность за голоса тысяч людей. Им также поручено ориентироваться в постоянно меняющемся ландшафте таких вопросов, как общественная безопасность, бюджеты, здравоохранение, городское развитие и многое другое. Вот почему важно найти время, чтобы написать своим представителям.

Взаимодействие с вашими местными представителями через письма и электронную почту почти всегда будет иметь большее влияние, чем письмо официальным лицам на более высоком уровне. Местные чиновники представляют меньше людей и больше говорят о том, что касается вас напрямую.

Письма, которые оказывают наибольшее влияние, написаны от руки, личные, лаконичные и вдумчивые. Установление отношений с вашим представителем путем письма ему может помочь вашим письмам оказать большее влияние. Важно иметь активный, заинтересованный голос в правительстве, если вы хотите внести изменения.