Как написать пресс-релиз, который привлечет внимание журналистов

Хотите получить запросы журналистов и ответы на ваш пресс-релиз? Вы должны сделать следующее:

• Планируйте выпуск с письменный набросок.
• Придумайте отличный заголовок.
• Сначала напишите релиз, потом отредактируйте.
• Держите релиз в хорошем состоянии с помощью четкого текста и форматирования.
• Править , редактировать, редактировать.
• Корректура .
• Спросите мнение коллег .

Никогда не пишите пресс-релиз без плана

Я занят. Ты занят. Мы все заняты. Мы живем в напряженном мире, верно? У всех нас есть больше задач, которые нужно выполнить каждый день, чем у нас на самом деле есть часы на рабочих часах. Это стресс и разочарование. Итак, что мы делаем, чтобы компенсировать?

• Учимся работать в режиме многозадачности.
• Мы учимся расставлять приоритеты.
• Мы учимся работать более эффективно.

Все хорошие вещи, не так ли? Но есть кое-что, что я исключил из списка, что мы все делаем время от времени. Мы спешим. И, как вы, вероятно, испытали, когда вы торопитесь, вы, как правило, не выкладываете свои лучшие работы .

Когда дело доходит до написания пресс-релиза, легко рассматривать его как еще одну задачу, заполняющую ваш список дел. И заманчиво сесть за компьютер, выплеснуть все, что у вас на уме, и покончить с этим. Но это не мудрое решение. Есть лучший способ упростить процесс.

Уделите несколько минут планированию

Вы когда-нибудь задумывались о том, что спешка с выполнением задачи может увеличить время, которое вы тратите на нее? Позвольте привести пример. Вы садитесь, чтобы пробежаться по своему пресс-релизу. Когда вы пытаетесь пролететь через него, вы натыкаетесь на контрольно-пропускной пункт. Что вы должны написать дальше? Проблема в том, что все ваши мысли перемешаны. Идеи не в порядке в вашем занятом уме и затуманиваются всеми остальными делами, которые вам нужно сделать.

На самом деле, если вы потратите несколько минут на то, чтобы спланировать свой релиз, прежде чем писать его, вы сэкономите себе время в процессе написания. Почему? Потому что схема подскажет вам, с чего начать, куда идти и где вы хотите закончить. У вас есть полная дорожная карта, которая позволит вам избежать всех этих надоедливых обходных путей. Результат? Вы пройдете через реальный процесс написания и получите гораздо более качественный пресс-релиз в качестве конечного продукта.

Советы по планированию выпуска

Итак, как вы можете эффективно спланировать выпуск до того, как начнете? Во-первых, я рекомендую вам написать предложение с основной идеей. Какую основную мысль вы хотите донести? Если вы не знаете, как сузить круг, попробуйте следующее:

1. Решите, о каком самом важном человеке, месте или предмете вы собираетесь говорить.
2. Теперь определите самое важное, что вы хотите сказать по теме, которую вы определили в пункте 1.
3. Напишите их вместе в 10-15 слов.

Теперь, когда у вас есть основная идея, вы можете приступить к планированию карты. Есть много способов сделать это. Вам просто нужно выбрать то, что лучше всего подходит для вас.

1. Пузырьковая карта: напишите основную идею в центре. Теперь нарисуйте ответвления от пузыря, представляющие разные абзацы. Рядом с каждой ветвью напишите основную мысль, которую вы хотите донести в каждом абзаце.
2. Традиционный план: вы знаете, римские цифры и прочее. Для меня это немного жестковато, но каждому свое.
3. BME — BME означает начало, середину и конец. Просто напишите большие буквы B, M и E сбоку страницы и сделайте пометки рядом с каждым. Затем напишите в последовательном порядке.

Почему составление пресс-релиза имеет жизненно важное значение

Признаюсь: раньше я был категорически против обрисовки. Я предпочитал острые ощущения от написания поста в блоге, пресс-релиза или даже статьи, которую я писал. Зачем ограничиваться планом, который вы, вероятно, все равно сломаете, верно?

Однако с годами моя мелодия изменилась. Через некоторое время мне надоело чувствовать, что я в двух словах от потери полного контроля над произведением, которое писал, и я принял план. Теперь я трачу почти столько же времени на наброски, сколько на написание слов на бумаге.

Если вы не наметите ничего другого, я настоятельно рекомендую вам использовать процесс написания пресс-релиза. Это связано с тем, что, в отличие от сообщения в блоге или другого более креативного материала, пресс-релиз сильно зависит от формы. Поскольку нарушение этой формы, скорее всего, приведет к тому, что ваше произведение будет проигнорировано, важно планировать заранее.

Следующая форма

Я подозреваю, что одна из причин, по которой так много пресс-релизов не размещаются, заключается в том, что их авторы стремятся сделать из них то, чем они не являются. Конечно, вы хотите быть интересным и креативным, чтобы поддерживать интерес читателей, но в то же время форма пресс-релиза существует уже давно и не просто так.

Основная цель пресс-релиза — передать информацию. Необязательно развлекать, удивлять или расширять чей-то кругозор; это донести, что что-то происходит или произошло в определенном месте, в определенное время и кого это касается. Если у них нет этой необходимой информации, они не выполняют основную обязанность пресс-релиза.

Вы должны иметь в виду, что выпуски предназначены для новостных агентств, и они в основном используют форму «сверху вниз». Вот почему вы должны получить всю необходимую информацию как можно скорее — кто, что, где и т. д. Если вы этого не сделаете, читатели не поймут, почему эта история важна.

Держите глаза в движении

Ваша основная задача как автора пресс-релизов — привлечь внимание к странице и заставить их двигаться. Как только ваш читатель сдастся на полпути, вы потерпите неудачу. Что-то в этой истории их оттолкнуло, и они мысленно проверили, а это значит, что никто не заходит в ваш магазин и вся компания разоряется.

Хорошо, хотя это не так уж и ужасно (возможно), вам все же важно выяснить, что пошло не так. Одним из вероятных источников является отсутствие формата, с которым вам может помочь набросок. Ваш титул удивителен? У вас есть убойное начало одного, может быть, двух предложений? Вы включили самые важные части информации вверху?

Не забудьте взглянуть на остальную часть произведения. Опять же, вы не хотите, чтобы кто-то потерял интерес на полпути — даже если они прочтут все важные фрагменты, вы все равно можете потерять их навсегда, если им станет скучно читать остальное. То, что вы включили, абсолютно жизненно важно… или, по крайней мере, достаточно интересно, чтобы включить его?

Если нет, то полностью вырежьте его из контура. Чем больше вы делаете этого, тем безжалостнее вы становитесь, опуская посторонние детали, которые не двигают футбол вперед. Достаточно скоро ваши наброски станут четкими, как бритва, что сделает невозможным пропустить ваши пресс-релизы.

Почему успех вашего пресс-релиза зависит всего от нескольких слов

Вы написали, пожалуй, лучший пресс-релиз всех времен. Ваша компания, Teddy Bear Clothing Incorporated, объявляет о выпуске своей совершенно новой линии плюшевых рубашек в стиле Гарри Поттера, и вам было поручено рассказать об этом газетам и телевизионным станциям. Ты дергал себя за волосы, хлопал себя по голове, не спал всю долгую ночь и, наконец, довел дело до совершенства.

С затуманенными глазами, вы понимаете прямо перед тем, как включить его, что забыли заголовок! Как это назвать? Черт, у тебя осталось всего пять минут. Вы собираете одну вместе и быстро отправляете ее до времени печати.

После короткого сна вы просыпаетесь и снова читаете свой пресс-релиз. Вы задыхаетесь от ужаса, когда видите заголовок: «Тедди Гарри Поттера». Образы сбитых с толку женщин с лицом Дэниела Рэдклиффа на пижамах мелькают в вашей голове, когда вы пытаетесь все исправить. Но уже слишком поздно. Все газеты и радиостанции отвергли эту статью. Продажи падают, вы теряете работу, а компания закрывается в течение года.

Это действительно так важно?

Это может быть немного преувеличением, но только немного. Заголовок вашего пресс-релиза может сделать или сломать всю страницу. Это гарантированно будет первым, что увидит любой, кто его прочитает. И когда уставший, сварливый журналист Townsville Journal просматривает свой 800-й пресс-релиз за день, если ваш заголовок менее чем на 110% крут, он пропустит его, не задумываясь.

Заголовок — это ваше первое впечатление, как рукопожатие с журналистом. Если у вас отличный заголовок, это похоже на крепкое дружеское рукопожатие, которое заставляет их хотеть узнать больше. Если у вас есть «вялая рыба», они откладываются и не читают дальше. Если у вас плохое рукопожатие, то вы просто пнули репортера в голень и ушли.

Хорошая новость заключается в том, что искусству создания отличных заголовков можно научиться! Есть пара хороших советов, которым стоит следовать, если вы хотите, чтобы ваша тяжелая работа не была полностью пропущена вместе с тысячами других пресс-релизов, которые остаются непрочитанными каждый день.

Сделайте это мигающей неоновой вывеской

Какова абсолютная основная история вашего пресс-релиза? Скажем, вы были в ситуации того автора в первом абзаце. Должен ли был быть акцент в его пресс-релизе на том, что компания начала продавать футболки с плюшевыми мишками с изображением Гарри Поттера? Или для вашей аудитории было важнее отметить, что компания получила официальные возможности продажи товаров, что может привести к дальнейшему расширению бизнеса?

Другим важным моментом является передача максимального количества информации с наименьшим количеством слов. Чем меньше времени уставший репортер потратит на чтение вашего заголовка, тем лучше. Входите, ничего себе, выходите. Для приведенного выше примера автор может подумать: «Teddy Bear Clothing Inc. объявляет о партнерстве с Гарри Поттером». Мерч по Гарри Поттеру — большая новость, и она обязательно привлечет внимание.

Если у вас все еще возникают проблемы после множества правок и повторов, попробуйте обратиться за дополнительной помощью. Наймите внештатного писателя, пока не освоитесь. Есть даже веб-сайт, который вы можете попробовать: ereleases предлагает БЕСПЛАТНУЮ услугу по настройке заголовков, если вы ограничиваете ее одним разом в месяц. Плохому заголовку больше нет оправдания, так что выходите и покажите свое лучшее рукопожатие!

Улучшенные пресс-релизы: сначала напишите, потом отредактируйте

Если вы вообще следите за этим блогом, то знаете, что я провожу здесь много времени, предлагая советы по написанию пресс-релизов. На протяжении многих лет я делился рядом приемов и советов, которые могут помочь вам улучшить качество ваших пресс-релизов, чтобы их заметили и увеличили ваши шансы на освещение в СМИ.

Сегодня делюсь еще одним советом. Это один совет, который я считаю более полезным, чем что-либо еще. Это единственный совет, которому я всегда следую, несмотря ни на что, когда пишу пресс-релизы… на самом деле, когда пишу что-либо.

Итак, что это?

Сначала пиши, потом редактируй.

Видите ли, у меня была неприятная привычка пытаться редактировать, когда я писал. Я писал предложение или два, возвращался к ним, менял вещи, переписывал их, повторял процесс и, в конце концов, двигался вперед. Такой подход убил мой писательский поток и заставил писать даже самые простые вещи вечно.

Затем я пришел к выводу, что сначала написать все, а потом отредактировать, это сработало для меня лучше. Это позволило мне более четко и эффективно излагать свои мысли на бумаге, а также помогло улучшить течение моего письма.

Это не значит, что мои первые наброски великолепны. Они не. Они часто изобилуют ошибками. Как однажды сказал Эрнест Хемингуэй: «Первый набросок чего-либо — дерьмо».

Но когда я выбираю подход: сначала пишу, а потом редактирую, это помогает мне не застревать. Это мешает мне постоянно сомневаться в себе. Это не дает моему мозгу прерываться каждые несколько секунд. Я просто начинаю писать, не слишком беспокоясь, и продолжаю писать, пока не получу первый черновик. Затем я оставляю этот первый набросок на некоторое время, прежде чем вернуться к редактированию.

Я слышал, как кто-то сравнил попытки писать и редактировать одновременно с попыткой вести машину, держа одну ногу на педали газа, а другую на тормозе. Это заставляет вас все время начинать и останавливаться, делая длинную рывковую езду. Это прекрасное сравнение, которое я принял близко к сердцу.

Почему ваш пресс-релиз может показаться длиннее, чем он есть на самом деле

Хороший пресс-релиз должен быть лаконичным, содержательным и не содержать лишних слов. Если ваши пресс-релизы не соответствуют этим критериям, существует большая вероятность того, что репортеры бегло просмотрят их и перейдут к следующему. Почему? Потому что репортеры заняты больше, чем когда-либо прежде. Ежедневно журналисты, работающие в самых маленьких изданиях, завалены пресс-релизами, и прочитать их все просто не хватит времени. Итак, если ваш пресс-релиз слишком длинный, вам не повезло. Хуже того, если она выглядит длинной, несмотря на среднее количество слов, вы сразу же потеряете интерес репортера.

Последний пункт, на котором я хочу сегодня остановиться. Иногда дело не в фактическом количестве слов в вашем пресс-релизе; речь идет о том, как долго это выглядит невооруженным глазом. Другими словами, иногда пресс-релиз, состоящий всего из 300 слов, может выглядеть как более 500 слов из-за того, как он изложен, и наоборот.

Презентация имеет значение. Вот несколько распространенных ошибок при написании и форматировании, из-за которых пресс-релизы выглядят длиннее, чем они есть на самом деле:

• Вы используете длинные предложения . Хотя технически ваши длинные предложения могут не быть краткими предложениями, они часто затягиваются, содержат слишком много идей и отвлекают внимание читателя. Держите свои предложения короткими и резкими. Расставьте слишком много запятых в предложении, и это сделает ваш пресс-релиз длинным и утомительным.
• Вы используете жаргон. Технический жаргон и бессмысленные модные словечки обычно неуместны в пресс-релизах. Мало того, что эти слова часто длинные и пугающие, но во многих случаях журналист может даже не знать, что они означают. Постарайтесь, чтобы язык ваших пресс-релизов был простым и понятным.
• Ваши абзацы — это огромные блоки текста. Ничто так не оттолкнет репортера, как открытие вашего пресс-релиза и просмотр одного огромного блока текста. Длинные абзацы просто неудобны для читателя. Сократите абзацы до 3-5 предложений, чтобы у ваших слов было немного больше места для дыхания, а содержание было легче просматривать.
• Вы не используете маркированные списки — маркированные списки и списки являются отличными инструментами для предоставления ключевых фрагментов информации в удобном для восприятия формате. Вместо того, чтобы распределять информацию по нескольким абзацам, используйте маркеры, чтобы быстро выделить основные моменты. Это сделает ваш пресс-релиз короче и четче.

Очистка ваших пресс-релизов

Время весенней уборки! Да, сейчас середина зимы, но никогда не рано взяться за щетки и тряпки, чтобы привести место в порядок. Я говорю, конечно же, о ваших пресс-релизах! Они нуждаются в таком же приведении в порядок, как и остальная часть вашего бизнеса, офиса и дома, и нет смысла ждать, пока на улице потеплеет.

Что с ними не так спросите вы? Ничего, пока не присмотришься. Всегда есть причина, по которой ваши пресс-релизы не были приняты, и часто из-за крошечных ошибок, которые необходимо исправить. Вот некоторые из наиболее распространенных проблем, от которых вы должны избавиться как можно скорее.

Орфография, грамматика и синтаксис

Достаточно одной крошечной орфографической ошибки или вопиющей грамматической ошибки, чтобы прервать контакт с вашим журналистом. Помните, что когда этот журналист или его стажер переходит к куче слякоти пресс-релизов, чтобы найти хороший, чтобы заполнить место, они не обязательно ищут лучший. Они просто уничтожают возможности, пока не появится победитель.

Это означает, что они активно ищут причины не печатать ваш пресс-релиз. Если они доходят до первого абзаца, а вы сильно дурачитесь, то вы только что подорвали весь свой авторитет. Зачем утруждать себя исправлением своей ошибки, когда сразу за вашей следуют стопки безупречных пресс-релизов?

Тщательно проверьте документ. Отправьте его тому, кто сможет посмотреть на него со стороны. Я гарантирую, что вы что-то упускаете.

Сократите это

Опять же, бедному стажеру, просматривающему все эти пресс-релизы, нужен только один предлог, чтобы отказаться от вашего. Если пресс-релиз будет таким длинным, их глаза косятся, они пойдут дальше, не задумываясь.

Так что пришло время достать свои пресловутые ножницы и отрезать! Попробуйте сократить документ до самого необходимого — кто, что, где, почему и как. Будьте брутальны со своими сокращениями — вы всегда можете вернуться и добавить материал позже. Как только вы доберетесь до голых костей, подумайте, что на самом деле делает его захватывающим и читабельным. Если он не соответствует одному из этих двух критериев, оставьте его!

Пока вы это делаете, сократите заголовок. Его задача — как можно быстрее донести суть. Я гарантирую, что есть способ сделать его еще более кратким, чем он уже есть. Попробуйте применить другой подход с другой точки зрения — например, вместо «Совершенно новый бизнес по производству круассанов открывается в растущем финансовом районе Мультауна» попробуйте «Кафе с круассанами — последний успех Мультауна».

Кавычки

Это правда, что хорошая цитата может сбить с толку ваших читателей. Это быстрый способ заставить их увидеть мир вашими глазами. Однако очень важно, чтобы он был кратким. Что еще более важно, служит ли цитата какой-либо цели?

Я не знаю, сколько раз я делал это в прошлом: я получаю отличную цитату и думаю, как коврик Чувака в Большом Лебовски, что это полностью свяжет мой релиз воедино. Однако после самоанализа я совершенно ошибся — цитата не имела ничего общего с сообщением и торчала, как больной палец. Убедитесь, что все ваши цитаты действительно подходят, и вы не пытаетесь втиснуть их, потому что они выглядят круто!

5 вещей, которые нужно проверить перед отправкой пресс-релиза

Готовитесь отправить свой пресс-релиз? Держать на секунду. Пока не нажимайте «Отправить». Прежде чем отправить пресс-релиз, вам необходимо проверить следующие 5 важных вещей:

1. Имена . Это одна из первых вещей, которым учат репортеров: всегда правильно называть имя. Я говорю не только о том, чтобы убедиться, что имя человека написано правильно. Я говорю о том, чтобы убедиться, что вы цитируете правильное имя в первую очередь. Иногда мы сбиваем людей с толку или у нас просто мозг икает, и мы печатаем одно имя, когда хотим ввести другое. Крайне важно проверять эти имена при написании пресс-релиза. Имена священны. Получите их правильно.
2. Ссылки . Включение ссылок в ваш пресс-релиз может стать отличным способом привлечь трафик на ваш веб-сайт и повысить его рейтинг в поисковых системах. Но если вы ссылаетесь на неправильную страницу или включаете неработающую ссылку, вы не получите ни одного из этих преимуществ. Перед отправкой пресс-релиза щелкните все ссылки, чтобы убедиться, что они работают и ведут на нужные страницы.
3. Контактная информация . В нижней части каждого пресс-релиза вам необходимо указать контактную информацию человека, с которым журналисты могут связаться, если они захотят продолжить работу над вашей историей. Дважды проверьте правильность этого контакта. В противном случае вы будете сидеть в тишине, задаваясь вопросом, почему ваш телефон не звонит или ваш почтовый ящик не заполняется.
4. Факты и цифры — прочитайте свой пресс-релиз и убедитесь, что все соответствует действительности. Дважды проверьте эту статистику, чтобы убедиться, что вы правильно ее поняли. Убедитесь, что все ваши заявления обоснованы. Предоставление СМИ дезинформации может лишить их доверия к вам.
5. Орфография и грамматика . Наконец, просмотрите свой пресс-релиз на наличие орфографических и грамматических ошибок. Никто не ожидает, что вы станете писателем, достойным Пулитцеровской премии, но и выглядеть идиотом вы тоже не хотите.

Почему вы должны получать отзывы коллег перед отправкой пресс-релизов

Скажите мне, если это звучит знакомо: вы пишете свой пресс-релиз, быстро его читаете, а затем запускаете в свой список СМИ. Для многих из вас, читающих это, я готов поспорить, что именно так вы это и делаете. Вы единственный, кто видит ваш пресс-релиз до его распространения. Для вас написание пресс-релиза — это процесс, выполняемый одним человеком.

Сегодня я хочу призвать вас переосмыслить этот подход. Хотя вы можете подумать, что умеете писать пресс-релизы, я полагаю, что лучше вовлечь в этот процесс своих коллег. Прежде чем отправить следующий пресс-релиз, покажите его нескольким людям, чтобы получить их отзывы.

Почему вы должны получать отзывы коллег перед отправкой пресс-релизов?

• Несколько пар глаз идеально подходят для корректуры . Корректура собственной работы — непростая задача. Когда вы какое-то время смотрите на один и тот же пресс-релиз, вам может стать невероятно трудно просмотреть его с помощью набора проницательных редакторских и корректорских глаз. Наш разум склонен читать вещи так, как мы их задумали, а не так, как мы их записали. Если вы покажете свой пресс-релиз нескольким людям перед тем, как отправить его, у вас будет больше людей, которые помогут с корректурой, помогая убедиться, что любые мелкие ошибки будут обнаружены и исправлены.
• Вы можете сделать так, чтобы ваша история была ясной и легкой для восприятия . Цель пресс-релиза — четко и быстро изложить историю. Иногда, как автор пресс-релиза, вы можете быть слишком близки к истории. В своей голове вы знаете все подробности истории, поэтому, когда вы идете печатать ее, вы предполагаете, что все остальные понимают ее так же, как и вы, но это может быть не так. Если другие люди прочитают ваш пресс-релиз, это поможет вам оценить, действительно ли вы хорошо поработали над сообщением своей истории.
• Ваши коллеги могут предложить улучшение, о котором вы не подумали. Сотрудничество с другими людьми при составлении пресс-релизов может открыть двери для новых идей и новых точек зрения, которые вы не смогли бы придумать самостоятельно. Будьте хорошим слушателем и побуждайте людей давать честные отзывы, когда вы показываете им свой пресс-релиз.

Напишите в комментариях, что вы сделали, чтобы привлечь внимание журналистов!

Эта статья написана Микки Кеннеди, основателем eReleases (https://www.ereleases.com), онлайн-лидера в доступном распространении пресс-релизов. Загрузите бесплатную копию контрольного списка по связям с общественностью — список из 24 пунктов, что следует и чего не следует делать в пресс-релизе, здесь: https://www.ereleases.com/free-offer/pr-checklist/