Пришло время освежить эти 7 распространенных привычек письма

По мере того, как вы развиваете свои навыки письма, вы легко выработаете несколько привычек. Некоторые из этих привычек полезны, например, использование жаргона при составлении деловых писем или использование подхода потока сознания при быстром написании черновика.

Но не все приобретенные привычки полезны во всех контекстах. Некоторые могут сорвать ваше сообщение или оставить читателя в замешательстве и даже разочаровании.

1. Прокрастинация (вместо этого используйте временные блоки)

Откладывание написания работ, возможно, сослужило бы вам хорошую службу во время ночных ночей в колледже, но в профессиональной среде это недопустимо.

В раздаточном материале Центра письма Университета Северной Каролины в Чапел-Хилл подробно рассматриваются все аспекты прокрастинации, а именно: как превращение ее в привычку может вызвать у вас чувство опустошенности и стресса в процессе письма. «Прокрастинация и перфекционизм часто идут рука об руку», — поясняется в брошюре. Он также объясняет прокрастинацию страхом.

Допустим, вы боитесь, например, писать анализ. Беспокоясь о том, как ваше руководство воспримет ваш отчет, вы можете не работать над ним до последней минуты. Но прокрастинация означает, что у вас остается меньше времени на исправление ошибок, и ваши первоначальные опасения, что ваше письмо не будет на высоте, становятся еще более пророческими.

Вместо этого:посвятите время в своем календаре размышлениям о своем писательском проекте и ничему больше. Сделайте это задолго до истечения срока. Это не обязательно должен быть длинный отрезок времени — это может быть от двадцати до тридцати минут. Делайте эти временные интервалы короткими. Этот управляемый подход продвигает ваше письмо вперед и позволяет самостоятельно редактировать без необходимости писать идеально за один присест.

2. Злоупотребление расплывчатыми наречиями (вместо этого найдите синонимы)

Наречия типа «действительно» и «очень» добавляют акцента. Понятно, почему их использование — распространенная привычка. Особенно если вы используете эти наречия в своих повседневных разговорах, вполне естественно, что они появятся и в вашем официальном письме.

Однако злоупотребление словами «очень» и «действительно» контрпродуктивно и рискует снизить воздействие вашего заявления. Ваша цель в письменной форме — ясно изложить информацию; такие описания, как «очень хорошо» или «действительно здорово», мало что передают. Это также может привести к путанице: если пять пунктов в памятке «действительно важны», то все они имеют одинаковую ценность и, следовательно, ни один из них не является более важным, чем другой.

Вместо этого:поиграйтесь с выбором слов. Если вы обнаружите в своем письме слишком много наречий, обратитесь к тезаурусу. Учитывайте истинное значение существительного и выбирайте слово, которое точно его описывает, чтобы свести к минимуму слова «очень» и «действительно». Grammarly может помочь вам, предложив более краткий и мощный язык .

3. Опирайтесь на обороты фраз (вместо этого используйте описательные выражения)

Знакомый язык может показаться простым способом объяснить или описать мысль. Такие обороты фраз, как «сломать ногу» или «сойти с дистанции», помогут читателю быстро понять смысл вашего предложения. Но они бесполезны для удержания внимания читателя.

Использование идиом и клише не поможет вам отточить свой уникальный писательский голос. Банальные высказывания также могут отвлечь вашу аудиторию, лишив ее интереса.

Вместо этого:избегайте чрезмерного использования языка , используя подробные детали и слова для описания предмета. Добавление дополнительной информации и углубление описаний приводит к более увлекательному написанию.

4. Написание дополнительных предложений (вместо этого соблюдайте пунктуацию)

Составлять слишком много дополнительных предложений — популярная привычка. Пока вы пишете, поток сознания может показаться естественным, но читатели обычно ценят возможность перевести дух (или два).

Продолжение предложения не только может оказаться ошеломляющим, но и может сбить с толку вашего читателя. Длинные, извилистые предложения вызывают еще больше недоразумений по поводу того, что вы говорите.

Вместо этого:посмотрите на свои предложения и найдите места, где можно сделать естественную паузу. Не бойтесь знаков препинания: используйте запятую или точку с запятой или поставьте точку с точкой. Возможно, вам это покажется прерывистым, но более четкая конструкция облегчает читателям восприятие вашего сообщения.

5. Злоупотребление восклицательными знаками (вместо этого улучшите тон)

Может показаться естественным использовать восклицательные знаки в своем письме. Они почти вездесущи в повседневной переписке, например, в текстовых сообщениях и социальных сетях. И они полезны для передачи энтузиазма, важности или тревоги. В конце концов, какой лучший способ выразить свои чувства, чем непомерное количество восклицательных знаков!!?!!?

В более формальном письме восклицательные знаки встречаются реже. Если вы расставите слишком много восклицательных знаков по всему тексту или наберете много восклицательных знаков подряд, это может показаться комичным. Они также отвлекают ваше сообщение. Иногда в их пользу есть аргументы . Но в таких ситуациях достаточно одного восклицательного знака.

Вместо этого:подумайте о тоне или отношении, которое вы хотите передать. Тон — это комбинация выбора слов, пунктуации и синтаксиса, которые могут эффективно выполнять работу десяти восклицательных знаков.

6. Использование слишком большого количества жаргона (вместо этого пишите просто)

Если вы не опытный торговец рыбой и пишете книгу специально для других опытных торговцев рыбой, избегайте жаргона в своем письме. Это касается всех писателей любой тематики — торговцев рыбой и других.

Некоторые жаргоны, если их четко объяснить, могут быть информативными. Однако слишком много жаргона заставляет вашу аудиторию перечитывать текст несколько раз, чтобы понять его смысл. Это не только приводит к тому, что читатели тратят больше времени на понимание вашего текста, но и приводит к разочарованию и замешательству.

Вместо этого:старайтесь писать просто, используя простой язык и перефразируя идеи в описания, понятные читателю любого уровня.

7 Хеджирование (вместо этого пишите уверенно)

Хеджирование происходит, когда вы вставляете в выражение уточнения, чтобы не показаться слишком сильным. Некоторые примеры хеджирования включают использование таких слов и фраз, как «Я думаю», «похоже», «отчасти» или «похоже». . ».

В научной статье представлены практические применения хеджирования. Но на рабочем месте и в повседневной писательской работе он звучит как слишком неуверенный и осторожный. Это может даже подорвать ваш авторитет с самого начала.

Вместо этого:сделайте свое деловое письмо сильным, убрав отвлекающие фразы и слова . Вы можете писать уверенно, сохраняя вежливый и профессиональный тон, не уклоняясь.

Чтобы избавиться от этих распространенных привычек письма, требуется постоянная практика. Вот тут-то и может помочь Grammarly. Редактор Grammarly предлагает рекомендации, которые помогут улучшить ваше письмо: от выявления распространенных ошибок в структуре предложений до внесения ясности в переписывание.