Создание руководства по стилю делового письма: 5 важных шагов

Руководство по стилю письма для бизнеса поможет вашему бизнесу создать последовательный текст, соответствующий вашим целям брендинга.

Если ваш бизнес создает письменные работы, вам нужно, чтобы эти работы были хорошим отражением вашего бренда.

Деловое письмо — это уникальный стиль письма, но даже в вашей организации вы обнаружите, что люди имеют разные представления о форматировании и общем стиле письма на английском языке. Руководство по стилю письма для бизнеса может помочь вам побудить вашу команду придерживаться определенного стандарта, когда они пишут для вас.

Создать руководство по стилю письма для вашего бизнеса не так просто, как может показаться. Вы должны учитывать не только голос бренда, который вы хотите выразить, но и технические моменты английской грамматики, которые должны оставаться неизменными.

Это руководство поможет вам создать руководство по стилю контента, которому ваша бизнес-команда сможет следовать, чтобы все было последовательно.

Грамматический бизнес

Помогите своей команде достичь поставленных целей с помощью этого продвинутого помощника по письму на базе искусственного интеллекта.

• До 149 членов команды
• Централизованный биллинг
• Гид по стилю

Попробуй

Мы получаем комиссию, если вы совершаете покупку, без каких-либо дополнительных затрат для вас.

Как создать руководство по стилю написания для нужд бизнеса

Руководство по стилю написания для вашего бизнеса — это письменный набор стандартов, которым должны следовать писатели для всех деловых документов. Он включает в себя подробную информацию о том, какие сокращения использовать, языковые предпочтения, типографику, которую вы хотите видеть, и основные правила грамматики, которым вы хотите, чтобы ваша команда следовала.

Он предоставляется всем сотрудникам вашей организации, которые создают для вас контент, включая вашу команду по контент-маркетингу.

Есть несколько функций, которые должны быть в вашем руководстве по стилю письма. Если вы посмотрите Чикагское руководство по стилю или руководство по стилю APA, вы поймете, что должно содержать это руководство. В противном случае, вот что вы должны добавить.

1. Выберите свою книгу стилей

Первое, что нужно сделать, это выбрать уже опубликованную книгу стилей, которая вам нравится. Стиль AP считается стандартом для новостных агентств и журналистов, а также может хорошо работать в деловой сфере. Справочник по стилю MLA обычно используется в академическом письме. Чикагское руководство по стилю идеально подходит для книгоиздания.

Любой из них может работать для ваших потребностей в бизнес-контенте, вам просто нужно выбрать один. Затем добавьте его в руководство по деловому стилю. Это будет охватывать многие вопросы грамматики и пунктуации, которые у вас есть. Также будут рассмотрены вопросы выбора слов.

2. Перечислите свои исключения

Прочтите выбранное вами руководство по стилю и посмотрите, есть ли у вас какие-либо исключения, которые вы хотите добавить в свое собственное руководство по стилю. Например, в стиле AP не рекомендуется использовать оксфордскую запятую, но вы можете предпочесть использовать ее в своем деловом письме. Просто добавьте исключения в руководство по домашнему стилю, чтобы дать вашим писателям представление о том, что вы хотите включить.

Точно так же у вас могут быть некоторые правила создания контента, которые не рассматриваются в общем руководстве по стилю, например, аббревиатуры, которые принимаются или не принимаются для ваших конкретных торговых марок. Включите их также.

3. Определите голос своего бренда

Одной из ключевых частей руководства по стилю является голос бренда, который вы хотите использовать в своем тексте. Является ли ваш бренд дружелюбным и доступным или формальным и профессиональным? Ответ на этот вопрос поможет вашим маркетологам создать письменный контент, соответствующий вашим целям брендинга.

Это может быть сложнее определить, чем конкретные правила грамматики. Некоторые особенности, которые следует учитывать, включают:

• Насколько формален ваш бренд?
• Сколько сантиментов разрешено?
• Каков ваш общий стиль повествования?
• Ваша цель убедить или проинформировать?

Эти типы стилистических вопросов должны быть частью вашего руководства по стилю написания, чтобы ваша проводка была последовательной.

4. Определите цели своего стиля письма

Затем подумайте, каковы будут ваши цели стиля письма. Некоторые предприятия сосредоточены на удобочитаемости и краткости в своих письмах, в то время как другие имеют определенный уровень формальности, который им нужен.

В этом разделе вашего руководства по стилю обсудите конкретную терминологию, которую вы хотите использовать для своего бизнеса, например, обращение к клиентам как к «клиентам» или «участникам», а не клиентам. Вам также необходимо указать, есть ли у вас определенный диалект, которому вы следуете, что может быть важно в региональном письме.

5. Создайте написание для определенных типов продуктов

Наконец, определите, есть ли в вашем бизнесе разные типы пишущих продуктов, требующих другого типа письма.

Например, смайлики могут быть уместны в сообщениях в социальных сетях, но не в пресс-релизах или технических документах. Запишите различные типы написания, которые вы создаете, и укажите в руководстве по стилю, какой тип письма подходит для них.

Помните, что лучшие руководства по стилю максимально конкретны. Дайте вашим писателям инструменты, необходимые им для достижения успеха, и ваш письменный контент станет более эффективным.

Общение вашего руководства по стилю с вашими бизнес-писателями

Независимо от того, работаете ли вы с фрилансерами или штатными бизнес-писателями, вам необходимо сообщить им свое руководство по стилю. Создайте шаблон руководства по стилю, который вы сможете предоставить каждому создателю контента в вашей команде. Сделайте это обязательным чтением, прежде чем они напишут для вас.

Держите копию руководства по стилю доступной для членов вашей команды. Пусть они обратятся к ней, прежде чем писать, и вы будете более последовательны в своем письме.

Заключительное слово о создании руководства по стилю письма для бизнеса

Создание руководства по стилю письма для бизнеса требует размышлений и усилий, но оно того стоит. Последовательность жизненно важна для эффективного брендинга, а последовательность необходима для вашего письма.

Потратьте некоторое время, чтобы наметить свои цели, а затем запишите их. Работайте с профессиональными писателями и редакторами, чтобы определить элементы, которые нужны вашему руководству по стилю. Это поможет вам создать набор стандартов, которым будет легко следовать ваша команда.

Грамматический бизнес

Помогите своей команде достичь поставленных целей с помощью этого продвинутого помощника по письму на базе искусственного интеллекта.

• До 149 членов команды
• Централизованный биллинг
• Гид по стилю

Попробуй

Мы получаем комиссию, если вы совершаете покупку, без каких-либо дополнительных затрат для вас.

Часто задаваемые вопросы о руководстве по стилю написания для бизнеса