Как давать письменную обратную связь: что можно и чего нельзя

Конструктивная и прямая обратная связь может помочь менеджерам и коллегам мотивировать друг друга, одновременно отмечая рост и признавая проблемы, и наш подход к обмену обратной связью имеет решающее значение для того, как ее воспринимают наши коллеги.

Не каждому дано давать обратную связь, но не волнуйтесь; мы собрали полное руководство по написанию конструктивной обратной связи. В этой статье вы найдете нашу трехэтапную формулу предоставления письменного отзыва, советы по написанию профессиональных отзывов и примеры письменных отзывов.

Что такое письменная обратная связь?

Письменная обратная связь — это запись рекомендаций, призванная помочь кому-либо на рабочем месте совершенствоваться и развиваться профессионально. Как правило, письменная обратная связь может включать похвалу, взгляд на то, что можно улучшить, и некоторые дальнейшие шаги, которым должен следовать человек.

Письменная обратная связь может быть формальной или неформальной и может осуществляться разными способами, включая следующие распространенные форматы:

• Ежегодные обзоры
• Ретроспективы проектов
• Оценки
• Еженедельные встречи
• Отзывы коллег
• Электронная почта
• Комментарии в документах, инструментах управления проектами или других рабочих платформах.
• Запросы на пересмотр

Когда давать письменный отзыв

Письменная обратная связь — отличный способ оставить бумажный след, который документирует прогресс человека и дает как менеджеру, так и получателю что-то, на что можно ссылаться при отслеживании работы или движения к цели (тогда как устную обратную связь можно забыть или неправильно запомнить).

Многие рабочие места рассматривают обратную связь как области прогресса и проблемы, а не как положительную или отрицательную оценку. Обратная связь, критикующая чью-либо работу или поведение, может быть трудно давать и получать, но еще хуже избегать ее. Скрывая негативную обратную связь, вы оказываете человеку медвежью услугу: как он может стать лучше, если не знает, что не соответствует стандартам?

Вы можете предоставить письменный отзыв в следующих случаях.

• Требуемые компанией обзоры или оценки
• Чтобы оставить бумажный след или вести запись
• Несложные ситуации, которые легко объяснить
• Нарушения письменных правил
• Предоставление обратной связи после мероприятия

Когда следует воздержаться от обратной связи?

Всегда бывают ситуации, когда обратную связь следует отложить или удержать.

Если отзыв не является действенным или подтверждающим, спросите себя, почему вы хотите оставить отзыв. Когда эмоции накаляются или информация, которой вы хотите поделиться, носит личный характер, сделайте шаг назад и переоцените ситуацию.

Конструктивная обратная связь должна включать заметки о работе или поведении получателя, которые нуждаются в улучшении, — свидетельства того, что он сделал хорошо, а что — плохо, и четкие следующие шаги, чтобы мотивировать его . Положительный отзыв должен быть конкретным и комплиментарным.

Наконец, вам следует избегать использования письменной обратной связи в качестве основного метода доставки, если ситуация, с которой вы имеете дело, слишком сложна, чтобы ее можно было объяснить в письменной форме, или если ее можно вырвать из контекста. Вы можете использовать письменную обратную связь, чтобы отметить ход разговора, но нюансы ситуаций лучше оставить для устной обратной связи.

От письменного отзыва следует воздержаться в следующих ситуациях:

• Когда эмоции на высоте
• Когда личная обратная связь не будет конструктивной
• В тонких ситуациях

Как дать письменный отзыв

Независимо от того, является ли предметом обсуждения поведение, которое вы хотите, чтобы получатель продолжил или изменил, вы можете дать положительную оценку в письменной форме.

Независимо от того, какой тип обратной связи вы хотите оставить, убедитесь, что она поступает быстро. Большинство письменных отзывов предоставляется после того, как событие уже произошло. Хорошее практическое правило — предоставлять обратную связь в течение одной недели после мероприятия, если это не ежегодный обзор, отзыв о проекте или другая запланированная форма обратной связи.

Будьте конкретны

Когда дело доходит до обратной связи, избегайте обобщений. Примеры действий получателя и ваши рекомендации по дальнейшим действиям должны быть максимально понятными.

Чем конкретнее вы будете, тем легче получателю будет переварить информацию, которую вы передаете. Начните с вопроса: «Чего я надеюсь достичь, предоставив такую ​​обратную связь?» и работать в обратном направлении оттуда.

Если вы предлагаете конструктивную обратную связь, приведите примеры того, когда работа или поведение человека не соответствовали стандартам. Затем поставьте перед ними четкие, измеримые и достижимые цели, которые необходимо достичь в установленные сроки. Если вы даете положительный отзыв, укажите конкретное действие или результат, который вы хотите увидеть еще раз.

Подчеркните важность

Хотя вы можете чувствовать, что обратная связь, которую вы обсуждаете с получателем, важна, он может чувствовать иначе. Вы обязаны объяснить, почемуто, чем вы делитесь, важно.

Вы можете показать им, что это важно, объяснив последствия их действий (или бездействия).

Будьте чуткими

Ваш отзыв, скорее всего, будет принят хорошо, если вы поделитесь им с сочувствием и добротой. Добрая обратная связь является конструктивной, уважительной, поддерживающей и сострадательной. Вы можете признать проблемы и внешнее влияние и отметить (если это правда), что цените их усилия.

Доброту можно выразить:

• Дайте им время задать вам вопросы.
• Используйте утверждения«я»вместо утверждений«вы», например: «Я заметил, что еженедельные показатели приходят с опозданием» или «Я надеялся увидеть более четкое представление целей нашей команды».
• Хвалите то, что вам хотелось бы видеть чаще.
• Признание внешних проблем, если они существуют.

Примеры письменных отзывов

Пример сообщения обратной связи

Привет, Лекс. Мне интересно, есть ли у вас обновленная информация о статусе проекта отеля. Если у вас возникли какие-либо проблемы, сообщите мне об этом как можно скорее, чтобы я мог помочь вам вернуться в нужное русло. Поскольку мы приближаемся к завершению проекта, не могли бы вы написать мне несколько раз в течение недели, чтобы я знал, где мы находимся? Спасибо!

Пример мгновенного сообщения с положительным отзывом

Ханна, спасибо за открытость и настойчивость в нашем сегодняшнем выступлении. Ваше творческое мышление помогло нам взглянуть на проблему по-новому, и я уверен, что мы сможем завершить проект в срок. Далее давайте сосредоточимся на реорганизации наших последних двух спринтов, чтобы уложиться в срок. Продолжайте в том же духе!

Пример обратной связи с менеджером

Привет, Марта, не могли бы мы запланировать время, чтобы обсудить наше общение и мои цели? Когда я недавно спросил о своих целях продаж, мне кажется, что я не получил четких ответов о том, к чему мне следует стремиться. Мне бы очень хотелось встретиться с вами на следующей неделе, чтобы достичь своих целей к концу квартала. Ты свободен в среду?

Пример электронного письма с ежегодным обзором

Привет Эрик,

Спасибо, что посетили сегодня наше ежегодное обзорное собрание. В приложении вы найдете полную форму отзыва. Я включил основные моменты ниже.

Что идет правильно:вы были сильным и своевременным собеседником, а также старательным и внимательным к деталям менеджером проекта. Ваша команда хвалит вас (см. прикрепленный документ), и ваши совместные усилия не остаются незамеченными!

Что нуждается в улучшении:В этом году вы уложились в сроки только двух из шести проектов. Это приводит к превышению бюджета проектов и мешает нам правильно планировать работу подрядчиков.

Следующие шаги:Как мы обсуждали на нашей встрече, пожалуйста, расставьте приоритеты в сроках в наступающем году. Не стесняйтесь сообщать мне, если вам нужно больше сотрудников, меньше проектов или какие-либо другие ресурсы.

Я здесь для вас, если вам нужно что-то обсудить или у вас есть другие вопросы или проблемы.

Искренне,

Лорен

Пример обратной связи от коллег

Привет, Мак! На прошлой неделе твое сотрудничество с командой было отличным, но я почувствовал, что мои собственные проекты были отодвинуты на второй план, когда ты попросил меня помочь с графикой для кампании по электронной почте. В прошлом я видел достаточно ваших работ, чтобы быть уверенным, что вы могли бы создать отличный набор самостоятельно. Как вы думаете, могли бы вы попытаться справиться с ними в одиночку на следующей неделе? Если нет, дайте мне знать, и мы обсудим некоторые альтернативы.

Обратная связь – ключ к профессиональному развитию

Создание эффективной обратной связи требует усилий. Чтобы создать продуктивную и удобоваримую обратную связь, убедитесь, что она ясна, сочувственна и действенна.

Приведите примеры того, когда их работа или поведение не были идеальными, и поставьте четкие и достижимые цели для последующих действий. Также укажите на достижения и подчеркните, почему важна обратная связь. Поставьте себя на место получателя и систематизируйте свои письменные отзывы. Придерживайтесь этого подхода, и вы будете на пути к эффективной письменной обратной связи.

Как положительные, так и отрицательные отзывы требуют от вас некоторого такта. Итак, помните об этих основах:

1. Начните с позитива.
2. Укажите, чего не хватает, если что.
3. Закончите с четкими и достижимыми следующими шагами.

Предоставляя письменный отзыв, вы можете иметь в виду определенную цель. Но помните, что лучший результат — это когда человек ценит понимание и знает, что с информацией делать.