Как давать письменный отзыв: что можно и чего нельзя делать

Конструктивная и прямая обратная связь может помочь менеджерам и коллегам мотивировать друг друга, одновременно отмечая рост и признавая проблемы, и наш подход к обмену отзывами имеет решающее значение для того, как наши коллеги получают их.

Предоставление обратной связи не для всех естественно, но не беспокойтесь; мы составили полное руководство по написанию конструктивного отзыва. В этой статье вы найдете нашу трехэтапную формулу предоставления письменного отзыва, советы по составлению профессионального отзыва и примеры письменных отзывов.

Что такое письменный отзыв?

Письменная обратная связь — это запись рекомендаций, предназначенных для того, чтобы помочь кому-то на рабочем месте совершенствоваться и развиваться профессионально. Как правило, письменная обратная связь может включать в себя похвалу, взгляд на то, что можно улучшить, и некоторые дальнейшие действия, которым должен следовать человек.

Письменная обратная связь может быть формальной или неформальной и может быть представлена ​​во многих средах, включая следующие распространенные форматы:

• Ежегодные обзоры
• Ретроспективы проектов
• оценки
• Еженедельные встречи
• Отзывы коллег
• электронные письма
• Комментарии в документах, инструментах управления проектами или других рабочих платформах
• Запросы на изменение

Когда давать письменный отзыв

Письменная обратная связь — отличный способ оставить документальный след, который документирует прогресс человека и дает как руководителю, так и получателю что-то, на что можно ссылаться при отслеживании работы или движения к цели (тогда как устная обратная связь может быть забыта или неправильно запомнена).

Многие рабочие места формируют обратную связь как области прогресса и проблемы, а не оценку, которая является одновременно положительной и отрицательной. Обратную связь, критикующую чью-то работу или поведение, может быть трудно давать и получать, но еще хуже избегать ее. Сдерживая отрицательную обратную связь, вы оказываете человеку медвежью услугу: как он может стать лучше, если не знает, что не соответствует стандартам?

Вы можете предоставить письменный отзыв в следующих случаях.

• Требуемые компанией обзоры или оценки
• Чтобы оставить бумажный след или сохранить запись
• Несложные ситуации, которые легко объяснить
• Нарушения письменных правил
• Предоставление обратной связи после мероприятия

Когда следует воздерживаться от обратной связи?

Всегда есть ситуации, когда обратная связь должна быть отложена или удержана.

Если обратная связь не является действенной или подтверждающей, спросите себя, почему вы хотите дать обратную связь. Когда эмоции накаляются или информация, которой вы хотите поделиться, носит личный характер, сделайте шаг назад и переоцените ее.

Конструктивная обратная связь должна включать в себя заметки о работе или поведении получателя, которые нуждаются в улучшении, — доказательства того, что они сделали хорошо, а что плохо, и четкие следующие шаги, чтобы мотивировать их . Положительные отзывы должны быть конкретными и бесплатными.

Наконец, вам следует избегать использования письменной обратной связи в качестве основного метода доставки, если ситуация, с которой вы имеете дело, слишком сложна для письменного объяснения или если ее можно вырвать из контекста. Вы можете использовать письменный отзыв, чтобы отметить разговор, но нюансы лучше сохранить для словесного отзыва.

Вам следует воздержаться от письменного отзыва в следующих ситуациях:

• Когда эмоции зашкаливают
• Когда личная обратная связь не будет конструктивной
• В нюансных ситуациях

Как дать письменный отзыв

Независимо от того, является ли предметом поведение, которое вы хотите, чтобы получатель продолжил или изменил, вы можете дать положительную оценку в письменной форме.

Независимо от того, какой тип отзыва вы хотите дать, убедитесь, что он поступает быстро. Большинство письменных отзывов предоставляется после того, как событие уже произошло. Хорошим практическим правилом является предоставление обратной связи в течение одной недели после мероприятия, если только это не ежегодный обзор, обратная связь по проекту или другая запланированная форма обратной связи.

Быть конкретной

Когда дело доходит до обратной связи, избегайте обобщений. Примеры действий получателя и ваши рекомендации по дальнейшим действиям должны быть максимально понятными.

Чем конкретнее вы будете, тем легче получателю будет переварить информацию, которую вы передаете. Для начала спросите себя: «Чего я надеюсь достичь, давая эту обратную связь?» и работайте в обратном направлении оттуда.

Если вы предлагаете конструктивную обратную связь, приведите примеры, когда работа или поведение человека не соответствовали стандартам. Затем поставьте перед ними четкие, измеримые и достижимые цели, которые нужно выполнить в установленные сроки. Если вы даете положительный отзыв, укажите конкретное действие или результат, который вы хотите увидеть снова.

Подчеркните важность

Хотя вы можете чувствовать, что обратная связь, которую вы обсуждаете с получателем, важна, они могут не чувствовать того же. Вы несете ответственность за то, чтобы объяснить, почему то, чем вы делитесь, важно.

Вы можете показать им, что это важно, объяснив влияние их действий (или бездействия).

Будьте чуткими

Ваш отзыв, скорее всего, будет хорошо воспринят, если вы поделитесь им с сочувствием и добротой. Добрый отзыв носит конструктивный, уважительный, поддерживающий и сострадательный характер. Вы можете признать проблемы и внешние влияния и отметить (если это правда), что вы цените их усилия.

Доброту можно передать:

• Дайте им время задать вам вопросы.
• Использование утверждений I вместо утверждений you , например: «Я заметил, что еженедельные показатели поступают с опозданием» или «Я надеялся увидеть более четкое представление целей нашей команды».
• Делайте комплименты тому, что вы хотели бы видеть чаще.
• Признание внешних вызовов, если они существуют.

Примеры письменного отзыва

Пример сообщения обратной связи

Эй, Лекс. Мне интересно, есть ли у вас обновленная информация о проекте отеля. Если у вас возникнут какие-либо проблемы, сообщите мне об этом как можно скорее, чтобы я мог помочь вам вернуться на правильный путь. Поскольку мы приближаемся к концу проекта, не могли бы вы написать мне несколько раз в течение недели, чтобы я знал, где мы находимся? Спасибо!

Пример мгновенного сообщения с положительным отзывом

Ханна, спасибо за открытость и настойчивость в нашем сегодняшнем стендапе. Ваше творческое мышление помогло нам взглянуть на проблему по-новому, и я уверен, что мы сможем завершить проект вовремя. Теперь давайте сосредоточимся на реорганизации наших последних двух спринтов, чтобы уложиться в срок. Продолжайте в том же духе!

Пример отзыва менеджера

Эй, Марта, можем ли мы назначить время для обсуждения нашего общения и моих целей? Когда я недавно спросил о своих целях в области продаж, мне кажется, что я не получил четких ответов о том, к чему я должен стремиться. Я хотел бы связаться с вами в течение следующей недели, чтобы достичь своих целей к концу квартала. Вы свободны в среду?

Пример электронного письма с ежегодным обзором

Привет Эрик,

Благодарим за участие в нашем ежегодном обзорном собрании сегодня. В приложении вы найдете полную форму отзыва. Я включил основные моменты ниже.

Что идет правильно: вы были сильным и своевременным коммуникатором и прилежным, ориентированным на детали руководителем проекта. Ваша команда хвалит вас (см. прикрепленный документ), и ваши совместные усилия не остаются незамеченными!

Что нужно улучшить: в этом году вы уложились только в два из шести сроков проекта. Это приводит к тому, что проекты выходят за рамки бюджета, и мешает нам правильно планировать подрядчиков.

Следующие шаги: как мы обсуждали на нашей встрече, расставьте приоритеты в отношении сроков в следующем году. Не стесняйтесь, дайте мне знать, если вам нужно больше персонала, меньше проектов или любые другие ресурсы.

Я здесь для вас, если вам нужно обсудить ситуацию или у вас есть другие вопросы или проблемы.

Искренне,

Лорен

Пример обратной связи с коллегами

Привет, Мак, ваше сотрудничество с командой было отличным на прошлой неделе, но я почувствовал, что мои собственные проекты были отодвинуты на второй план, когда вы попросили меня помочь с графикой для кампании по электронной почте. Я видел достаточно вашей работы в прошлом, чтобы быть уверенным, что вы могли бы придумать отличный набор самостоятельно. Как вы думаете, вы могли бы попробовать заняться ими в одиночку на следующей неделе? Если нет, дайте мне знать, и мы обсудим некоторые альтернативы.

Обратная связь – ключ к профессиональному развитию

Создание эффективной обратной связи требует работы. Чтобы создать продуктивную, удобоваримую обратную связь, убедитесь, что она ясна, эмпатична и действенна.

Приведите примеры, когда их работа или поведение не были идеальными, и поставьте четкие достижимые цели для последующих действий. Кроме того, укажите на достижения и подчеркните, почему обратная связь важна. Поставьте себя на место получателя и систематизируйте свои письменные отзывы. Придерживайтесь этого подхода, и вы будете на пути к эффективной письменной обратной связи.

Как положительные, так и отрицательные отзывы требуют, чтобы вы писали с некоторым тактом. Так что помните об этих основах:

1. Начните с положительных сторон.
2. Укажите, чего не хватает, если что.
3. Закончите с четкими, достижимыми следующими шагами.

У вас может быть определенная цель, когда вы предоставляете письменный отзыв. Но помните, что лучший результат заключается в том, что человек ценит понимание и знает, что делать с информацией.