10 เคล็ดลับสำหรับมารยาททางอีเมลเมื่อต้องรับมือกับนักข่าว

เผยแพร่แล้ว: 2012-07-17

ส่งอีเมล์เสนองานของคุณไปยังนักข่าว? อย่าลืมปฏิบัติตามกฎมารยาทง่ายๆ เหล่านี้:

ออกจากตัวพิมพ์ใหญ่ในหัวเรื่อง พยายามที่จะแสดงความตื่นเต้นในหัวเรื่อง? ฉันขอรับรองกับคุณว่าการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดไม่ใช่วิธีการทำ ลืมความคิดทั้งหมดที่แคปถือเป็นการตะโกนในโลกของการส่งข้อความ ยิ่งไปกว่านั้น คุณต้องจำไว้ว่ากล่องจดหมายของนักข่าวนั้นเต็มไปด้วยสแปม และหัวเรื่องที่มีตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดจะกรีดร้องว่าเป็นสแปม และถึงแม้ว่ามันจะไม่… ก็น่ารำคาญธรรมดาๆ
ห้ามเครื่องหมายอัศเจรีย์ เครื่องหมายอัศเจรีย์มากเกินไปเป็นเครื่องหมายของนักเขียนมือใหม่ ดูเหมือนผู้คนจะคิดว่าการใช้ซ้ำๆ จะทำให้สื่อถึงความน่าสนใจและน่าตื่นเต้นของข่าวได้ อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับตัวพิมพ์ใหญ่ การใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์มากเกินไปอาจทำให้ระคายเคืองได้ และไม่ต้องพูดถึงว่าเมื่อคุณใช้ซ้ำ ๆ พวกเขาจะสูญเสียคุณค่าของมันไป อย่างไรก็ตาม เครื่องหมายอัศเจรีย์หนึ่งหรือสองอันที่วางไว้อย่างดีสามารถเพิ่มความตื่นเต้นที่คุณต้องการได้ เพียงแค่วางพวกเขาอย่างชาญฉลาด
ใส่ข้อมูลที่ดีที่สุดในหัวเรื่อง เป็นการไม่สุภาพที่จะเสียเวลากับนักข่าว และถ้าชื่ออีเมลของคุณไม่มีอะไรให้เลย อีเมลนั้นก็จะถูกลบแน่นอน ที่กล่าวว่าตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวเรื่องอีเมลของคุณให้ข้อมูลที่สำคัญที่สุดแก่พวกเขา อย่าทำให้พวกเขาทำงานเพื่อค้นหาว่าทำไมพวกเขาจึงควรฟังสำนวนการขายของคุณ เพราะพวกเขาจะไม่ทำ ไม่ว่าจะเนื่องมาจากไม่มีเวลาหรือความเย่อหยิ่งธรรมดา ไม่ว่าส่วนที่ใหญ่ที่สุดของคุณ "เป็นอย่างไร" ให้ทำให้ชัดเจนก่อนที่พวกเขามีโอกาสคลิก
ตรวจสอบการสะกด. อย่างแท้จริง เราผ่านวันแก้ตัวสำหรับการสะกดผิดแล้ว โดยพื้นฐานแล้วอีเมลของเราทำเพื่อเรา แม้ว่าคุณจะไม่ได้คลิกปุ่มตรวจตัวสะกด แต่มักจะขีดเส้นใต้การสะกดผิด การไม่แก้ไขจะเป็นการบอกนักข่าวว่าอีเมลนั้นไม่สำคัญสำหรับคุณมากนัก
ไม่ได้รับแฟนซี ฉันไม่เคยเข้าใจความหลงใหลของผู้คนที่มีต่อพื้นหลังและแบบอักษรของอีเมล สำหรับฉันมันดูเหมือนเด็กและเยาวชนธรรมดา เพราะมันเป็น! ฟังนะ เมื่อคุณเริ่มเปลี่ยนสีข้อความและเพิ่มกราฟิก สิ่งที่คุณทำก็แค่เบี่ยงเบนความสนใจและทำให้สำนวนการขายของคุณอ่านยากขึ้น พวกมันไม่น่าสนใจในฟอนต์ที่น่ารักของคุณ เพียงแค่ได้รับไปยังจุด และเพื่อประโยชน์ของพระเจ้า อย่าใช้ Comic Sans
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์แนบของคุณแนบอยู่จริง “โปรดค้นหาเอกสารแนบ…” หมายถึงน้อยมากหากเอกสารแนบไม่มีอยู่จริง คุณโชคดีมากที่นักข่าวได้เปิดอีเมลของคุณ พยายามดาวน์โหลดไฟล์แนบน้อยกว่ามาก และถ้าสิ่งที่แนบของคุณไม่มีอยู่จริง โอกาสที่คุณคิดออกแล้วส่งใหม่ จะไม่แม้แต่จะมองหาเพราะพวกเขาคิดว่าคุณไร้ความสามารถ
อย่าพูดกับอีโมติคอน อีกวิธีหนึ่งที่จะทำให้นักข่าวกังวลและดูเหมือนเป็นมือใหม่ ดูสิ แนวคิดนี้มีไว้เพื่อให้พวกเขาพาคุณและสำนวนการขายอย่างจริงจัง แต่เอาเถอะ พูดตามตรงแล้วใครจะเอาจริงกับคนที่ทำตามลายเซ็นด้วยหน้ายิ้มสามหน้าล่ะ เก็บไว้ในข้อความที่คุณทำกับเพื่อนของคุณ
สุภาพ. คุณไม่มีสิทธิได้รับแจ็ค ที่กล่าวว่าอ่อนน้อมถ่อมตนและสุภาพ พูดว่า "ได้โปรด" และ "ขอบคุณ"
อย่าส่งอีเมลหลายฉบับ การติดตามผลก็ไม่เป็นไร แต่ถ้าคุณไม่ได้รับการตอบกลับ การส่งอีเมลเพื่อดูว่า "พวกเขาได้สำนวนการขายของคุณ" ไม่เพียงแต่ไร้ประโยชน์เท่านั้น แต่ยังเป็นสแปมอีกด้วย ดังนั้น หากคุณต้องการถูกขึ้นบัญชีดำ ให้ทำลายกฎนี้
หากพวกเขาตอบสนอง ให้แน่ใจว่าคุณตอบแทนความโปรดปราน พวกเขาส่งอีเมลถึงคุณกลับ? ยอดเยี่ยม! ตอนนี้อะไร? พวกเขาถามคำถามคุณหรือไม่? พวกเขาต้องการสัมภาษณ์หรือไม่? สิ่งใดที่พวกเขาร้องขอให้ทำทันที พวกเขาใจดีพอที่จะสังเกต ดังนั้นอย่าปล่อยให้พวกเขารอ

คุณนึกถึงกฎเกณฑ์อื่นๆ ในการส่งอีเมลมารยาทที่ฉันควรเพิ่มลงในรายการของฉันได้ไหม กรอกฉัน!

บทความนี้เขียนขึ้นโดย Mickie Kennedy ผู้ก่อตั้ง eReleases (https://www.ereleases.com) ซึ่งเป็นผู้นำออนไลน์ในการแจกจ่ายข่าวประชาสัมพันธ์ในราคาประหยัด หยิบหนังสือ Big Press Releases ฉบับ 160 หน้าฟรี - ข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับทุกโอกาสและอุตสาหกรรมที่นี่: https://www.ereleases.com/free-offer/big-press-release-samples-book/