4 วิธีที่ดีกว่าในการแสดงความ “ขออภัยในความไม่สะดวก” ทางอีเมล

ไม่มีใครสนุกกับการเป็นผู้ถือข่าวร้าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการเขียน เมื่อแจ้งข่าวร้าย ข้อผิดพลาด หรือเหตุการณ์พลิกผันที่น่าผิดหวัง เรามักจะใช้วลีเฉพาะเจาะจงเพื่อทำให้คำพูดนั้นเบาลง: “ขออภัยในความไม่สะดวก” การล่อลวงให้ใช้ประโยคนี้เป็นที่เข้าใจได้ แต่มักจะถูกใช้มากเกินไป ไม่ว่าเราจะรายงานเรื่องน่ารำคาญเล็กน้อย เช่น การเปลี่ยนแปลงเวลาการประชุม หรือเรื่องอื่นที่สำคัญกว่านั้น เช่น การยกเลิกสัญญาสำคัญ

แต่ถึงแม้จะใช้อย่างเอาจริงเอาจัง วลีที่ซ้ำซากซ้ำซากก็กลายเป็นเรื่องธรรมดามากจนอาจฟังดูไม่จริงใจอย่างแดกดัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้รับของคุณเห็นว่าความไม่สะดวกเป็นเรื่องน่ารำคาญ คำขอโทษแบบกระป๋องสามารถสื่อถึงความสำนึกผิดได้เพียงเล็กน้อย คุณเสี่ยงที่จะฟังดูไม่จริงใจหรือไม่รู้สึกเลย

มีตัวเลือกที่ดีกว่าในการกล่าวคำขอโทษ บางครั้งมันก็มีวิธีที่เหมาะสมกว่าในการแสดงความเสียใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามันอยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ บางทีอาจจะเป็นการเขียน จดหมาย ขอโทษ ในเวลาอื่น—เมื่อคุณสำนึกผิดจริงๆและรู้สึกผิด—มีวิธีพูดที่ง่ายกว่านี้ เราได้รวบรวมทางเลือกต่างๆ ไว้จำนวนหนึ่งสำหรับสถานการณ์ต่างๆ ที่คุณอาจพบ

1 “ฉันเข้าใจความหงุดหงิดของคุณ”

โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบทบาทที่ต้องพบปะกับลูกค้าในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ การใช้ "ขออภัยในความไม่สะดวก" เป็นคำขอโทษที่ครอบคลุมทั้งหมด (เช่น พัสดุสูญหาย การนัดหมายที่ไม่ได้รับ หรือการบริการที่ผิดพลาด) เป็นเรื่องง่าย ในกรณีเหล่านี้ วลีนี้อาจถือเป็นโมฆะหรือไม่เป็นมืออาชีพ แทนที่จะเอาใจใส่ สิ่งนี้สามารถเพิ่มความคับข้องใจได้

สิ่งสำคัญคือต้องประดิษฐ์คำตอบเพื่อแสดงให้คุณเข้าใจมุมมองของผู้รับและต้องการชดเชยการกระทำผิด แทนที่จะมองว่าการร้องเรียนของพวกเขาเป็นเพียง "ความไม่สะดวก" การยอมรับความรู้สึกและการยอมรับคำตำหนิมีแนวโน้มที่จะนำไปสู่การซ่อมแซมมากกว่า การใช้ “ฉันเข้าใจความคับข้องใจของคุณ” จะช่วยนำทางตอบสนองด้วยความเอาใจใส่ วิธีนี้เป็นวิธีที่ดีกว่าในการลดความรุนแรงของอารมณ์ และเข้าถึงวิธีแก้ปัญหาที่ทั้งสองฝ่ายรู้สึกดี

2 “ฉันรู้ว่านี่น่าผิดหวัง”

ลองนึกภาพสิ่งนี้: คุณเหนื่อยล้าจากสัปดาห์การทำงานที่ยุ่งวุ่นวายและจำเป็นต้องยกเลิกในการออกเดททานอาหารเย็น - - สามสิบนาทีก่อนที่จะเริ่ม การส่ง "ขออภัยในความไม่สะดวก" ถือเป็นวิธีการส่งข่าวสารดังกล่าวอย่างไม่มีตัวตน แม้ว่าการสื่อสารของเราจะเป็นแบบดิจิทัลมากขึ้น แต่เราไม่ใช่หุ่นยนต์ จำไว้ว่ามีคนอยู่อีกด้านหนึ่งของจดหมาย

การตระหนักถึงความผิดหวังและการเป็นเจ้าของเป็นสิ่งสำคัญที่นี่ แสดงว่าคุณคิดในมุมมองของพวกเขา ให้ลองเริ่มข้อความด้วยข้อความประมาณว่า “ฉันรู้ว่านี่เป็นเพียงการแจ้งเตือนสั้นๆ และเราตั้งตารอที่จะได้พบกันที่ร้านอาหารที่คุณชื่นชอบมาตลอดทั้งสัปดาห์ - - ด้วยเหตุนี้ คุณจะต้องรับผิดชอบ รวมถึงรายละเอียดส่วนบุคคลยังสื่อสารถึงความห่วงใย

การให้ผู้รับรู้ว่าคุณตระหนักถึงความผิดพลาดของคุณและตั้งเป้าที่จะแก้ไขสิ่งต่างๆ จะช่วยสร้างความไว้วางใจและความมั่นใจในความสัมพันธ์ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัวหรือเรื่องอาชีพก็ตาม

3 “ขอบคุณสำหรับความอดทนของคุณ”

ความเสียใจและความสำนึกผิดไม่ใช่สิ่งเดียวกัน บางครั้งเรื่องร้ายๆ หรือน่าเสียใจก็เกิดขึ้น แต่อยู่นอกเหนือการควบคุมของเรา สถานการณ์เหล่านี้ไม่รับประกันคำขอโทษของคุณจริงๆ ตัวอย่างเช่น ลองจินตนาการว่าคุณเป็นพนักงานจองตั๋วเครื่องบิน และพายุหิมะในฤดูหนาวทำให้เที่ยวบินล่าช้านานหลายชั่วโมง คุณจะไม่รับผิดชอบต่อสภาพอากาศที่รุนแรง ในกรณีนี้ การใช้คำว่า “ฉันขอโทษสำหรับความไม่สะดวก” สามารถตำหนิตัวเองเมื่อไม่มีก็ได้

ในการขอโทษ คุณเสี่ยงที่จะยอมรับความรับผิดชอบต่อบางสิ่งที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ แทนที่จะทำเช่นนั้น ให้เปลี่ยนอารมณ์ที่เกิดขึ้นจากความสำนึกผิดเป็นความกตัญญูแทน การแสดงความขอบคุณสำหรับความเข้าใจพลิกสคริปต์และมีแนวโน้มที่จะจุดประกายความรู้สึกนั้นให้กับผู้รับเช่นกัน ลอง: “ขอบคุณมากสำหรับความอดทนของคุณ เราหวังว่าเงื่อนไขต่างๆ จะปลอดภัยสำหรับการบินขึ้นในเร็วๆ นี้” สิ่งนี้จะทำให้ผู้รับรู้ว่าคุณมีความเห็นอกเห็นใจและเข้าใจความโกรธเคืองของพวกเขา

4 “ให้ฉันช่วย”

แทนที่จะเสนอคำขอโทษ ให้เสนอวิธีแก้ปัญหา ผู้คนบ่นเมื่อพวกเขาผิดหวังเพราะต้องการรับฟังหรือต้องการให้ปัญหาได้รับการแก้ไข “ฉันขอโทษสำหรับความไม่สะดวกที่ทำไวน์แดงหกใส่กางเกงสีขาวของคุณ” จะไม่ช่วยขจัดคราบ ในทางกลับกัน “ให้ฉันจ่ายค่าซักแห้งให้คุณ” จะ

การมีความตระหนักรู้ในเชิงรุกในกระบวนการแก้ไขปัญหาจะพิสูจน์ให้ผู้รับเห็นว่าคุณมุ่งมั่นที่จะเป็นคนที่มีความรับผิดชอบมากขึ้น วิธีการนี้สามารถช่วยให้คุณไม่ต้องปวดหัวอีกต่อไป ครั้งต่อไปที่มีปัญหาที่อยู่ในอำนาจของคุณในการแก้ไข ให้เสนอที่จะแก้ไข