4 วิธีที่ดีกว่าในการแสดงความ 'ขออภัยในความไม่สะดวก' ในอีเมล

ไม่มีใครชอบที่จะเป็นผู้แจ้งข่าวร้าย—โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการเขียน เมื่อสื่อสารข่าวร้าย ความผิดพลาด หรือเหตุการณ์พลิกผันที่น่าผิดหวัง เรามักจะพูดวลีหนึ่งเพื่อทำให้เสียงระเบิดเบาลง: "ขออภัยในความไม่สะดวก" การทดลองใช้ประโยคนี้เป็นที่เข้าใจได้ แต่มักใช้มากเกินไป ไม่ว่าเราจะรายงานความรำคาญเล็กน้อย เช่น การเปลี่ยนเวลาของการประชุม หรือสิ่งที่สำคัญกว่านั้น เช่น การยกเลิกสัญญาหลัก

แต่ถึงแม้จะใช้อย่างเอาจริงเอาจัง วลีที่ซ้ำซากจำเจนี้กลับกลายเป็นเรื่องธรรมดามากจนน่าขัน อาจฟังดูไม่จริงใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าผู้รับของคุณเห็นว่าความไม่สะดวกเป็นเรื่องน่ารำคาญมาก คำขอโทษที่บรรจุกระป๋องสามารถสื่อถึงความสำนึกผิดเล็กน้อย คุณเสี่ยงที่จะฟังดูไม่สุภาพหรือไม่ใส่ใจ

มีตัวเลือกที่ดีกว่าสำหรับการพูดขอโทษ บางครั้งก็มีวิธีที่เหมาะสมกว่าในการแสดงความเสียใจเกี่ยวกับสถานการณ์หนึ่งๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามันอยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ บางครั้ง—เมื่อคุณรู้สึกสำนึกผิดจริงๆ และ รู้สึก ผิด—มีวิธีพูดที่ชัดเจนกว่านั้น ที่นี่ เราได้รวบรวมทางเลือกจำนวนหนึ่งสำหรับสถานการณ์ต่างๆ ที่คุณอาจพบ

1 “ฉันเข้าใจความคับข้องใจของคุณ”

โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบทบาทที่ต้องเผชิญหน้ากับลูกค้าในการตั้งค่าแบบมืออาชีพ มันง่ายที่จะใช้ “ขออภัยในความไม่สะดวก” สำหรับปัญหาหลายประการ (เช่น พัสดุสูญหาย การนัดหมายที่ไม่ได้รับ หรือการบริการที่ผิดพลาด) ในกรณีเหล่านี้ วลีดังกล่าวอาจกลายเป็นโมฆะหรือไม่เป็นมืออาชีพแทนการดูแล สิ่งนี้สามารถยกระดับความคับข้องใจ

สิ่งสำคัญคือต้องจัดทำคำตอบเพื่อแสดงว่าคุณเข้าใจมุมมองของผู้รับและต้องการชดเชยการกระทำผิด แทนที่จะเพิกเฉยต่อคำร้องเรียนของพวกเขาว่าเป็นเพียง “ความไม่สะดวก” การยอมรับความรู้สึกและยอมรับคำตำหนิมักจะนำไปสู่การซ่อมแซม การใช้ “ฉันเข้าใจความหงุดหงิดของคุณ” จะเป็นแนวทางในการตอบสนองด้วยการเอาใจใส่ เป็นวิธีที่ดีกว่าในการลดระดับอารมณ์ที่เพิ่มสูงขึ้นโดยหวังว่าจะได้รับ และเข้าถึงวิธีแก้ปัญหาที่ทั้งสองฝ่ายรู้สึกดี

2 “ฉันรู้ว่านี่น่าผิดหวัง”

ลองนึกภาพสิ่งนี้: คุณเหนื่อยจากงานสัปดาห์ที่ยุ่งมาก และจำเป็นต้องยกเลิกในวันที่ทานอาหารเย็น . . สามสิบนาทีก่อนที่จะเริ่ม การส่ง “ขออภัยในความไม่สะดวก” ให้ความรู้สึกเหมือนเป็นการส่งข่าวนั้นอย่างไม่เป็นส่วนตัว แม้ว่าการสื่อสารของเราจะเป็นดิจิทัลมากขึ้น แต่เราไม่ใช่หุ่นยนต์ จำได้ว่ามีคนอยู่อีกด้านหนึ่งของการติดต่อ

การตระหนักถึงความผิดหวังและการเป็นเจ้าของเป็นสิ่งสำคัญที่นี่ แสดงว่าคุณกำลังคิดถึงมุมมองของพวกเขา ให้ลองเริ่มข้อความของคุณด้วยบางสิ่งในแนวของ "ฉันตระหนักดีว่านี่เป็นการแจ้งเตือนสั้น ๆ และเราตั้งหน้าตั้งตารอที่จะได้พบกันที่ร้านอาหารที่คุณชื่นชอบตลอดทั้ง สัปดาห์ . . ด้วยสิ่งนี้ คุณต้องรับผิดชอบ รวมถึงข้อมูลส่วนตัวยังสื่อถึงความห่วงใย

การให้ผู้รับรู้ว่าคุณตระหนักถึงความผิดพลาดและมุ่งมั่นที่จะแก้ไขสิ่งต่างๆ จะสร้างความไว้วางใจและความมั่นใจในความสัมพันธ์ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัวหรือเรื่องอาชีพ

3 “ขอบคุณที่อดทนรอ”

ความเสียใจและความเสียใจไม่ใช่สิ่งเดียวกัน บางครั้ง สิ่งต่างๆ เกิดขึ้นอย่างน่าเสียดายหรือน่าเสียใจแต่อยู่เหนือการควบคุมของเรา สถานการณ์เหล่านี้ไม่รับประกันคำขอโทษของคุณจริงๆ ตัวอย่างเช่น: ลองนึกภาพคุณเป็นพนักงานต้อนรับบนเครื่องบินและพายุหิมะในฤดูหนาวทำให้เที่ยวบินล่าช้าเป็นชั่วโมง คุณไม่รับผิดชอบต่อสภาพอากาศที่รุนแรง ในกรณีนี้ การใช้ “ขออภัยในความไม่สะดวก” อาจกล่าวโทษตัวเองเมื่อไม่มีสิ่งใดเลย

ในการขอโทษ คุณเสี่ยงที่จะรับผิดชอบต่อบางสิ่งที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ ให้เปลี่ยนอารมณ์จากความสำนึกผิดเป็นความกตัญญูแทน การแสดงความขอบคุณที่เข้าใจทำให้สคริปต์พลิกและมีแนวโน้มที่จะจุดประกายความรู้สึกนั้นให้กับผู้รับเช่นกัน ลอง: “ขอบคุณมากสำหรับความอดทนของคุณ เราหวังว่าเงื่อนไขจะปลอดภัยสำหรับการขึ้นบินในเร็วๆ นี้” สิ่งนี้ทำให้ผู้รับรู้ว่าคุณเห็นอกเห็นใจและเข้าใจความรู้สึกโกรธของพวกเขา

4 "ให้ฉันช่วย"

แทนที่จะเสนอคำขอโทษ ให้เสนอวิธีแก้ปัญหา ผู้คนบ่นเมื่อพวกเขาผิดหวัง—ไม่ใช่เพราะพวกเขาชอบบ่น แต่เพราะพวกเขาต้องการที่จะได้ยินหรือต้องการให้ปัญหาของพวกเขาได้รับการแก้ไข “ฉันขอโทษในความไม่สะดวกที่ทำไวน์แดงหกใส่กางเกงขาวของคุณ” จะไม่ทำให้คราบสกปรกออกไป ในทางกลับกัน “ให้ฉันจ่ายค่าซักแห้งของคุณ” จะ

การมีความตระหนักในเชิงรุกในกระบวนการแก้ปัญหาจะพิสูจน์ให้ผู้รับทราบว่าคุณมุ่งมั่นที่จะเป็นผู้ที่มีความรับผิดชอบมากขึ้น วิธีนี้สามารถช่วยให้คุณไม่ต้องปวดหัวระหว่างเดินทาง ครั้งต่อไปที่มีปัญหาที่อยู่ในอำนาจของคุณที่จะแก้ไขได้ เสนอที่จะแก้ไข