7 สิ่งที่ต้องยืนยันในนาทีสุดท้ายก่อนส่งข่าวของคุณ

หากคุณไม่ใช่คนที่มีความละเอียดรอบคอบ การดูรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ของข่าวประชาสัมพันธ์อาจเป็นเรื่องยาก บ่อยครั้งที่มีโครงการยาวและร่างหลายฉบับ คุณไม่ต้องการอ่านซ้ำอีก อย่างไรก็ตาม การส่งข่าวประชาสัมพันธ์ใดๆ ก็ตาม จำเป็นอย่างยิ่งที่เอกสารจะต้องปราศจากข้อผิดพลาด ใช้รายการตรวจสอบ 7 ข้อนี้เพื่อช่วยกำจัดปัญหาที่พลาดง่ายในการแถลงข่าวก่อนเผยแพร่

1. The 5 Ws

ตรวจสอบอีกครั้งว่าข้อมูลหลักของคุณถูกต้องก่อนที่จะส่งข่าวประชาสัมพันธ์ ซึ่งรวมถึงคำตอบว่าใคร อะไร เมื่อไร ที่ไหน ทำไม และอย่างไร

คุณสะกดชื่อทุกคนถูกต้องหรือไม่? ตรวจสอบอีกครั้งเพราะแม้แต่ Smith และ Jones ก็สามารถใช้การสะกดแบบอื่นที่แปลกใหม่ได้ เช่น Smythe และ Jewnes

ให้รู้ว่าวันนี้เป็นวันอะไร การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ล่วงหน้าสองสามวันเป็นเรื่องง่าย จากนั้นจึงเผยแพร่โดยใช้ถ้อยคำที่เป็นวันหยุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าวันนี้เป็นวันใดของสัปดาห์และมีวันที่ที่ถูกต้องทั้งหมด

หากคุณกำลังสร้างรายการตรวจสอบข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณเอง ให้เพิ่มรายการแยกกันสำหรับข้อมูลพื้นฐานแต่ละส่วนเหล่านี้

2. กำหนดการส่งข่าวประชาสัมพันธ์

หากคุณกำลังส่งข่าวประชาสัมพันธ์ผ่านบริการข่าวประชาสัมพันธ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวันที่และเวลาที่คุณกำหนดเวลาเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์นั้นถูกต้อง เมื่อคุณประสานงานบัญชีโซเชียลมีเดีย บล็อกโพสต์ ข่าวประชาสัมพันธ์ อีเมลขยะ และการสื่อสารอื่นๆ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งหมดอยู่ในลำดับที่ถูกต้อง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าของคุณอยู่ในเขตเวลาที่เหมาะสมด้วย แม้ว่าคุณจะตั้งค่าทุกอย่างให้ออกไปทุกๆ 5 นาที แต่ถ้าอันใดอันหนึ่งถูกตั้งเวลาไว้สำหรับเวลาตะวันออกและอีกอันหนึ่งตั้งไว้สำหรับเวลาแปซิฟิก คำสั่งซื้อของคุณจะยังคงยุ่งเหยิงอยู่

3. รวมรูปถ่าย

คุณได้ใส่รูปภาพที่สื่อสามารถเผยแพร่ได้หรือไม่ บทความข่าวจำนวนมากได้รับการเผยแพร่ทางออนไลน์ในขณะนี้ และการรวมรูปภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้เผยแพร่ออนไลน์

ทุกคนที่อ่านออนไลน์คาดว่าจะเห็นรูปถ่าย รูปภาพช่วยดึงดูดความสนใจและถ่ายทอดเรื่องราวบางส่วน

4. AP สไตล์

อ่านทุกอย่างก่อนส่ง มองหาข้อผิดพลาดเกี่ยวกับรูปแบบการแถลงข่าว ข่าวควรอยู่ในรูปแบบ AP เสมอ ดังนั้นแม้ว่าจะมีบางอย่างที่ไม่ถูกต้องในทางเทคนิค หากรูปแบบไม่ถูกต้อง สื่อก็จะสังเกตเห็น

พวกเขาจะต้องใส่เวลาเพิ่มเติมในการแก้ไข และพวกเขาอาจเลือกที่จะไม่รวมเลยหากใช้เวลาในการแก้ไขมากเกินไป

วิธีหนึ่งที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจับคำที่สะกดผิดทั้งหมดคือตั้งค่าข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณเป็นเวลาสองสามชั่วโมง หรือแม้แต่ข้ามคืนหากคุณมีเวลา วางมันทิ้ง บันทึกไฟล์ของคุณ แล้วกลับมาใหม่ในภายหลัง วิธีนี้จะช่วยให้คุณมีสายตาที่สดใสในการมองเห็นข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น

ให้เพื่อนร่วมงานอ่านรายละเอียดให้คุณ การให้คนที่ยังใหม่กับเอกสารตรวจสอบสามารถช่วยจับข้อผิดพลาดที่เด่นชัดหรือการใช้ถ้อยคำที่ไม่สุภาพได้ คุณต้องเปิดกว้างต่อการวิพากษ์วิจารณ์ แต่ถ้าคุณไปเส้นทางนี้

5. รวมข้อมูลการติดต่อ

สื่อมวลชนควรติดต่อใครหากมีคำถามเพิ่มเติม บริษัทของคุณอาจเล็กพอที่จะสัมภาษณ์สื่อทั้งหมดได้เพียงคนเดียว

แต่คุณอาจมีคนที่จะพูดกับสื่อมวลชนในแต่ละแผนก คุณอาจต้องปรับข้อมูลติดต่อพื้นฐานที่คุณรวมไว้ในแต่ละรุ่น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข่าวและข้อมูล

มีแผนในการลงพื้นที่สอบถามข้อมูล คุณจะรวมสายตรงของผู้ติดต่อหรือหมายเลขทั่วไปที่พนักงานต้อนรับหรือผู้รักษาประตูคนอื่น ๆ สามารถช่วยภาคสนามได้หรือไม่?

มีกล่องจดหมายอีเมลทั่วไปที่มีผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบมากกว่าหนึ่งคนหรือคำถามทั้งหมดจะถูกส่งไปยังอีเมลเฉพาะสำหรับผู้ติดต่อหลักหรือไม่?

6. หัวข้อข่าวลวง

พาดหัวของคุณได้รับความสนใจหรือไม่? หากคุณต้องการให้คนอื่นอ่านข้อมูลที่คุณกำลังนำเสนอ คุณต้องใส่พาดหัวข่าวที่ดึงดูดผู้อ่าน

มีหลายวิธีที่จะดึงดูดความสนใจของใครบางคน หัวข้อที่แหวกแนวจะดึงดูดความสนใจอยู่เสมอ แต่คุณไม่ควรปลอมเป็นพาดหัวเพียงเพื่อใส่คำว่า "ฆาตกรรม" หรือภาษาที่หยาบคายอื่นๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวข้อข่าวของคุณไม่ได้ทำให้เข้าใจผิด

ใช้ตัวเลขเป็นตัวเลขในหัวข้อข่าวของคุณเพื่อดึงดูดความสนใจ หากคุณเปลี่ยนข้อความพาดหัวให้ทำงานเป็นตัวเลขได้ คุณจะเปลี่ยนความคิดมากกว่าที่จะพูดตามข้อเท็จจริงหรือพูดตรงประเด็น

ภาษาลึกลับยังสามารถสร้างความอยากรู้ได้ ใช้คำที่ทำให้คนสงสัย เช่น “ไม่ปกติ” หรือ “น่าสงสัย” ต่อไปนี้เป็นคำอื่นๆ ที่กระตุ้นความอยากรู้:

• ความลับ
• หากิน
• แปลก
• เจ็บปวด
• ฟรี

กระตุ้นผู้คนโดยไม่ทำให้พวกเขาขุ่นเคือง คุณคงไม่อยากหันหลังให้ผู้อ่าน แต่คุณต้องการกดสวิตช์ที่ทำให้พวกเขากลับมาดูอีกครั้ง

ฝึกฝนการทำงานกับพาดหัวข่าวแม้ว่าคุณจะไม่ได้เขียนเรื่องในทันทีก็ตาม คุณจะพัฒนาทักษะและฝึกฝนได้ดีขึ้น!

7. การวิจัย

คุณแน่ใจว่าการวิจัยทั้งหมดของคุณถูกต้องหรือไม่? หากคุณไม่แน่ใจ ก็ไม่ควรเผยแพร่ ก่อนที่คุณจะอ้างสิทธิ์บางอย่างในข้อเท็จจริง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือ

วารสารวิทยาศาสตร์และผู้เชี่ยวชาญเป็นแหล่งที่ดี เช่นเดียวกับนักวิจัยของบริษัทที่ได้รับค่าจ้าง และแหล่งข่าวที่เชื่อถือได้ องค์กรภาครัฐมักเป็นแหล่งที่น่าเชื่อถือเช่นกัน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ให้ข้อมูลแก่สื่อมวลชนที่พวกเขาสามารถอ้างอิงได้โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับความน่าเชื่อถือ

หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด

เมื่อคุณมีการส่งข่าวประชาสัมพันธ์ คุณต้องออกไปภายในกำหนดเวลาที่แน่นอน คุณสามารถส่งได้โดยไม่ต้องตรวจสอบข้อผิดพลาด เพราะคุณแก้ไขมันมาหลายชั่วโมงหรือหลายวันแล้ว และไม่น่าจะมีอะไรผิดพลาด

ทว่าข้อผิดพลาดเล็กน้อยสามารถทำลายข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณและลดผลกระทบได้ การใช้เคล็ดลับข้างต้นสามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาที่น่ารำคาญเหล่านี้ และนำเสนอเรื่องราวที่ราบรื่นสำหรับรอบข่าวถัดไป

สำหรับความช่วยเหลือเพิ่มเติมเกี่ยวกับข่าวประชาสัมพันธ์ ติดต่อเรา