9 ข้อผิดพลาดทางอีเมลที่อาจทำให้คุณเสียข้อเสนองาน

เผยแพร่แล้ว: 2018-08-16

เมื่อคุณกำลังหางาน คุณตื่นตัวอยู่เสมอสำหรับทุกๆ ความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น: คุณเรียกใช้ประวัติย่อโดยเพื่อนทุกคนที่คุณมี จัดทำจดหมายสมัครงานอย่างรอบคอบ กลั่นกรองทุกรายละเอียดที่คุณใส่ในการสมัครงาน และใช้เวลาหลายชั่วโมง การเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์ของคุณ

แต่คุณเคยหยุดคิดบ้างไหมว่าคุณสามารถไปถึงการสัมภาษณ์ครั้งสุดท้ายเพียงเพื่อจะสูญเสียการเสนองานให้กับสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ อย่างอีเมล?

เจนนี่ เอลลิส ผู้ก่อตั้งและซีอีโอของ Recruiting Bandwidth ต้องการให้ผู้หางานเข้าใจว่าทุกปฏิสัมพันธ์ที่พวกเขามีกับนายจ้างที่คาดหวังจะสะท้อนถึงพวกเขา ในส่วนที่มองเห็นได้ชัดเจนของการหางาน (เช่น ประวัติย่อ จดหมายสมัครงาน และการสัมภาษณ์) และการสื่อสารเบื้องหลังในกล่องจดหมายอีเมล

หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณนำเสนอตัวเองอย่างมืออาชีพตลอดเวลา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ทำข้อผิดพลาดทั่วไปเกี่ยวกับอีเมลเก้าประการเหล่านี้:

1 การเขียนหัวเรื่องอีเมลที่ทำให้เข้าใจผิด

วิธีที่คุณสื่อสารควรแสดงความเคารพ และนั่นเริ่มด้วยความถูกต้องและซื่อสัตย์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้หัวเรื่องอีเมลที่สื่อถึงสิ่งที่คุณหมายถึง ไม่ใช่พาดหัวอีเมลคลิกเบตที่กระตุ้นให้ผู้อ่านเปิดอ่าน แต่ทำให้พวกเขาผิดหวังในเนื้อหา

“ฉันไม่ซาบซึ้งกับแนวทางที่ก่อกวนและตื่นตระหนก” เอลลิสอธิบาย “ตัวอย่างเช่น หัวเรื่องอีเมลที่ระบุว่ามีคนต้องการคุยกับฉันอย่างเร่งด่วน แต่เมื่อฉันเปิดมัน มันเป็นเพียงการชักชวน [สำหรับ] งาน พูดอย่างโปร่งใส—รวมชื่อตำแหน่งในเรื่องหรือถ้าคุณถูกอ้างอิงโดยคนที่รู้จักผู้รับ ให้ระบุว่า”

2 ใช้ชื่อหรือชื่อเรื่องผิด

ในยุคอินเทอร์เน็ต การส่งอีเมลถึง "ผู้ที่อาจกังวล" หรือชื่อที่ไม่ถูกต้องมักแสดงว่าไม่มีความคิดริเริ่ม ข้อมูลนั้นมีอยู่ทั่วไปทางออนไลน์ นอกจากนี้ การทักทายโดยไม่รู้ตัวอาจเป็นเบาะแสสำหรับผู้สรรหาและว่าจ้างผู้จัดการที่คุณอาจไม่เข้ากับวัฒนธรรม

“ตัวอย่างเช่น ผู้หญิง [บางคน] มักไม่ชอบให้ใครส่งอีเมลถึงคุณหรือนาง” เอลลิสกล่าว “ถ้ามีใครทำสิ่งนี้กับฉัน ฉันจะคิดว่าพวกเขาเป็นโรงเรียนเก่าและ [ไม่ได้] เข้าใจวัฒนธรรมเทคโนโลยีที่ไม่เป็นทางการของเรา”

3 ไม่ไปถึงจุดนั้น

อันตรายประการหนึ่งในการสื่อสารกับนายจ้างที่คาดหวังทางอีเมลคือคุณมีเวลาเหลือเฟือที่จะจดจ่ออยู่กับร่างของคุณจนกว่าจะขยายเป็นบทความสั้น ๆ เกี่ยวกับสาเหตุที่คุณควรได้รับการว่าจ้าง ข้ามการติดต่อที่ยาวเหยียดและพยายามเก็บอีเมลของคุณไว้ไม่เกิน 3-5 ประโยค

“อีเมลยาวเหยียดที่ฉันไม่ได้ขอตั้งแต่แรก ถือว่าฉันไม่มีอะไรจะดีไปกว่าการฟังผู้สมัครพูดถึงตัวเอง” เอลลิสอธิบาย “แต่ให้คิดถึงสิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องถ่ายทอดและมีความชัดเจนและรัดกุมเกี่ยวกับเรื่องนี้”

4 มุมตัดของภาษา

คุณไม่ต้องการที่จะปฏิบัติกับอีเมลเหมือนกระดาษเทอมสิบหน้า แต่คุณก็ไม่ต้องการที่จะปฏิบัติต่อมันเหมือนข้อความถึงเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณ ไม่ว่าวัฒนธรรมของบริษัทจะเป็นทางการแค่ไหน คุณก็ต้องเขียนด้วยคำเต็ม ประโยคเต็ม และไวยากรณ์และการสะกดคำที่ดีเสมอ

“ฉันทนไม่ได้เมื่อมีคนใช้ตัวย่อของข้อความในข้อความอีเมลในสิ่งที่ควรเป็นทางการเหมือนจดหมายปะหน้า” เอลลิสกล่าว “มันแสดงถึงความไม่บรรลุนิติภาวะและการไม่ให้เกียรติผู้หางานที่พูดไม่เป็นทางการกับคนที่พวกเขาไม่รู้จัก”

5 เป็นส่วนตัวเกินไป

การใช้อีเมลเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับนายหน้าหรือผู้จัดการการจ้างงานนั้นไม่เหมือนกับการสมมติว่าคุณมีความสัมพันธ์ส่วนตัวตั้งแต่เริ่มต้น พยายามรักษาน้ำเสียงให้อบอุ่นแต่อย่าใกล้ชิดจนเกินไป

“หลีกเลี่ยงสิ่งที่ฟังดูเป็นส่วนตัวเกินไป” เอลลิสกล่าว “แม้แต่ 'ขอแสดงความนับถืออย่างดีที่สุด' ก็อาจตีความได้ว่าเป็นเรื่องส่วนตัวเกินไป ท้ายที่สุดแล้วทำไมบางคนถึงให้ความเคารพฉันอย่างดีที่สุดหากพวกเขาไม่รู้จักฉันด้วยซ้ำ เท่าที่พวกเขารู้ ฉันอาจเป็นคนงี่เง่าได้ ดังนั้นมันจึงรู้สึกไม่น่าเชื่อถือ”

6 ไม่ปรับแต่งโน้ตของคุณ

นายหน้าเข้าใจแล้ว—คุณอาจเป็นผู้สมัครที่มีงานยุ่งและเป็นที่ต้องการมากที่พยายามประสานงานการสัมภาษณ์และเอกสารติดตามผลกับบริษัทหลายแห่งในคราวเดียว แต่นั่นไม่ใช่ข้ออ้างในการส่งเนื้อหาเดียวกันให้ทุกคน

“การส่งอีเมลที่คลุมเครือซึ่งเห็นได้ชัดว่าเป็นส่วนหนึ่งของการหลอกลวงครั้งใหญ่นั้นเป็นความผิดพลาดครั้งใหญ่” เอลลิสกล่าว “นายหน้าหลายรายกำลังคัดกรองอีเมลของคุณเพื่อดูว่าคุณใส่ใจในรายละเอียดหรือไม่ และการได้รับคำตอบที่คัดลอกและวางอย่างชัดเจนโดยไม่มีรายละเอียดส่วนบุคคลถือเป็นสัญญาณอันตราย”

7 กำลังทดลองเกินไป

มีเวลาและสถานที่สำหรับทดลองวิธีทำงานของคุณ แต่ไม่ได้อยู่ในวิธีที่คุณสื่อสารกับนายหน้าหรือผู้จัดการการจ้างงาน สิ่งเดียวที่ควรโดดเด่นเกี่ยวกับตัวคุณในกระบวนการสัมภาษณ์คือคุณภาพและประสิทธิภาพของงานของคุณ

“นายหน้าอ่านอีเมลสำหรับเนื้อหา ไม่ใช่เพื่อการแสดงออกที่สร้างสรรค์ผ่านสีและรูปแบบ” เอลลิสอธิบาย “ตัวเลือกสไตล์ เช่น การจัดรูปแบบผิดปรกติและสีหรือฟอนต์ขนาดใหญ่ผิดปกติไม่ได้ให้บรรยากาศแบบมืออาชีพมากที่สุด และใบหน้าที่ยิ้มและการไม่มีการแบ่งย่อหน้าเพียงแค่ส่งข้อความที่สร้างความสับสน”

8 การใช้ที่อยู่อีเมลที่ไม่เป็นมืออาชีพ

ที่อยู่อีเมลของคุณควรเป็นชื่อ ชื่อย่อ และนามสกุลผสมกัน สิ่งอื่นใดควรสงวนไว้สำหรับใช้ส่วนตัวเท่านั้น

“การใช้ที่อยู่อีเมลส่วนตัวที่ไม่เหมาะสมในการสมัครงานนั้นไม่เป็นมืออาชีพจริงๆ และอาจส่งผลกระทบต่อผู้จัดการการจ้างงานที่จริงจังกับคุณหรือไม่” Ellis กล่าว “ตัวอย่างเช่น ฉันเคยได้รับอีเมลจาก 'stoner54@' ผ่าน ATS ครั้งหนึ่ง และฉันคิดว่ามันเป็นเรื่องตลก!”

9 ติดตามอย่างก้าวร้าวเกินไป

ในตลาดงานที่มีการแข่งขันสูง มีความกดดันอย่างมากในการแสดงความสนใจในตำแหน่งของคุณ น่าเสียดายที่สิ่งนี้อาจทำให้ผู้สมัครจำนวนมากก้าวร้าวมากกว่าที่ควรจะเป็น ซึ่งเสี่ยงต่อการปิดผู้จัดการการจ้างงาน

คุณควรมุ่งความสนใจไปที่การทำตามคำแนะนำในการสมัครงานและอ่านคำแนะนำทั้งหมดที่คุณได้รับอย่างรอบคอบตลอดกระบวนการสัมภาษณ์—และไม่มีอะไรมากไปกว่านี้

“การส่งอีเมลบ่อยเกินไปในระหว่างกระบวนการสัมภาษณ์—โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณได้รับคำสั่งให้รอการตอบกลับภายในสองสามวัน—อาจเป็นเรื่องน่าหงุดหงิดมากสำหรับผู้สรรหา” เอลลิสกล่าว “ในทำนองเดียวกัน การไม่ตอบกลับอีเมลที่ต้องการคำตอบจากผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างอย่างทันท่วงทีอย่างทันท่วงที อาจทำให้คุณออกจากงานได้”

เวอร์ชันของโพสต์นี้เดิมปรากฏบนบล็อกของ Glassdoor

เพิ่มเติมจาก Glassdoor:

สุดยอดคู่มือประวัติย่อ

3 ข้อผิดพลาดในการหางานที่จะเลิกทำวันนี้

งานที่ไม่ใช่ด้านเทคนิค 10 อันดับแรกที่คุณทำได้ที่บริษัทเทคโนโลยี