ปรับปรุงการเขียนอีเมลของคุณด้วย 9 โพสต์ที่เป็นประโยชน์เหล่านี้

กำลังมองหาเคล็ดลับการเขียนอีเมลอยู่ใช่ไหม

คุณมาถูกที่แล้ว

บล็อกของ Grammarly ได้นำเสนอโพสต์ล่าสุดหลายรายการเกี่ยวกับการเขียนอีเมลทุกเรื่อง เป้าหมายของเราคือให้ผู้อ่านได้รับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับวิธีสร้างอีเมลที่สมบูรณ์แบบสำหรับทุกโอกาส เราได้พูดคุยเกี่ยวกับมารยาทอีเมลที่เหมาะสม เราได้ครอบคลุมวิธีการเพิ่มผลผลิตของคุณ และเราได้แสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการออกจากสำนักงานในช่วงวันหยุดพักร้อนและหลีกเลี่ยงอีเมลจำนวนมากเมื่อคุณกลับมา

ด้านล่างนี้ คุณจะพบประเด็นสำคัญบางส่วนจากหัวข้อการเขียนอีเมลของเรา โปรดทราบว่าตัวแก้ไขของ Grammarly เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการปรับปรุงสำเนาของคุณและรับรองคุณภาพของข้อความอีเมลของคุณ มาดูเคล็ดลับอีเมลยอดนิยมประจำปี 2560 กัน

1. การเริ่มอีเมลอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญในกระบวนการเขียน

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: มีหลายวิธีในการระบุผู้รับที่คุณต้องการ บางครั้งความเรียบง่ายสามารถบันทึกวัน

สวัสดี [ชื่อ] ในทุกการตั้งค่าที่เป็นทางการ การทักทายทางอีเมลนี้เป็นผู้ชนะที่ชัดเจน เรียบง่าย เป็นกันเอง และตรงไปตรงมา หากคุณต้องการน้ำเสียงที่เป็นทางการกว่านี้เล็กน้อย ให้ลองเปลี่ยน สวัสดี เป็น สวัสดี

2. ตั้งหัวเรื่องให้สั้นและชัดเจน

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: คุณอาจไม่ได้รับการตอบกลับไปยังอีเมลที่ใช้ถ้อยคำสมบูรณ์แบบ หากหัวเรื่องของคุณไม่ง่ายต่อการติดตาม

ตั้งชื่อหัวเรื่องให้สั้น (ไม่เกิน 30 อักขระ) เพื่อให้อ่านง่ายบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ มีความเฉพาะเจาะจงและน่าสนใจ ห้ามเขียนตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดหรือใช้บรรทัดทั่วไป เช่น “สวัสดี” (อาจเข้าใจผิดว่าเป็นสแปม) ในการสร้างหัวเรื่องที่ดี คุณสามารถ...

3. บรรทัดเปิดในอีเมลนั้นยุ่งยากเสมอ อย่าพึ่งทางลัด

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: เรารู้ว่าคุณหวังว่าใครบางคนจะทำได้ดี แต่มีวิธีอื่นๆ ในการเขียนเรือตัดน้ำแข็งและลงมือทำธุรกิจของการติดต่อทางอีเมลของคุณ

หากคุณกำลังเขียนอีเมลที่มีเดิมพันสูงซึ่งต้องการผลลัพธ์ การทำบ้านของคุณจะไม่เสียหาย คุณไม่จำเป็นต้องสะกดรอยตามใครบนโซเชียลมีเดีย แต่การค้นคว้าข้อมูลเพียงเล็กน้อยก็สามารถช่วยได้มาก ใส่ประโยคที่หน้าอีเมลของคุณเพื่อแสดงว่าคุณคุ้นเคยกับงานของผู้รับ

ที่มา: 5 วิธีอื่นๆ ในการเขียน “ฉันหวังว่าคุณทำได้ดี” ในอีเมลของคุณ

4. การเรียนรู้ศิลปะการเขียนอีเมลเป็นสิ่งสำคัญในโลกธุรกิจปัจจุบัน คุณจะต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญในการสร้างข้อความที่ไม่อยู่ที่สำนักงาน

เคล็ดลับแบบมือโปร: คุณทำงานมาหลายชั่วโมงและสมควรได้รับวันหยุดพักผ่อน การเตรียมพร้อมสำหรับความสำเร็จเมื่อกลับมานั้นเกี่ยวข้องกับการวางแผนเพิ่มเติมในหน้าอีเมล

ข้อความลางานของคุณเป็นเรื่องง่าย แค่บอกให้คนอื่นรู้ว่าคุณไม่ว่าง คุณจะกลับมาเมื่อไหร่ และใครที่พวกเขาควรติดต่อเมื่อมีความต้องการเร่งด่วนในขณะที่คุณไม่อยู่ หากคุณต้องการเพิ่มความสนุกสนานให้กับข้อความของคุณ ต่อไปนี้คือตัวเลือกบางส่วน

ที่มา: 6 เคล็ดลับที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับวิธีการติดตามอีเมลหลังวันหยุด

5. อีเมลบางฉบับจำเป็นต้องมีความสมดุลระหว่างบุคลิกภาพและความเป็นมืออาชีพ การรู้กฎของมารยาทอีเมลจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความผิดพลาดได้อย่างมาก

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ลองนึกถึงวิธีที่คุณจะพูดในเชิงสนทนาขณะตรวจทานอีเมลที่เขียน

เลิกใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์ฉันรู้ว่าคุณตื่นเต้น! อย่างจริงจัง!!! แต่คุณสามารถถ่ายทอดความตื่นเต้นได้โดยไม่ต้องมีเครื่องหมายอัศเจรีย์ (Golly gee! บันทึกเหล่านั้นเมื่อคุณอุทานจริงๆ.) ความคลั่งไคล้เครื่องหมายอัศเจรีย์เป็นอีกหนึ่งตัวกระตุ้นตัวกรองสแปม ดังนั้นให้ใช้เท่าที่จำเป็นและไม่เคยใช้อย่างน้อยสองครั้งที่ท้ายประโยค เว้นแต่คุณจะเป็นวัยรุ่น แล้วมีที่มัน

6. หากเป้าหมายในการเขียนอีเมลคือการได้รับการตอบกลับ คุณต้องเขียนข้อความโดยมีเป้าหมายในใจ

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: คุณต้องการคำตอบไหม อย่าเป็นแบบทั่วไป

เพิ่มความเป็นส่วนตัวให้กับอีเมลของคุณทุกครั้งที่ทำได้ หากคุณพบผู้รับในการประชุม ให้พูดอย่างนั้น หากคุณอ่านบทความที่พวกเขาเขียน ให้พูดถึงสิ่งที่คุณโปรดปราน หากคุณเคยสัมภาษณ์งานกับพวกเขา ให้อ้างอิงไฮไลท์จากการสัมภาษณ์

ที่มา: วิธีเขียนอีเมลติดตามผลที่ได้รับการตอบกลับ: 7 คำแนะนำการดำเนินการ

7. การเขียนอีเมลอาจยุ่งยากขึ้นเมื่อคุณคำนึงถึงบรรทัดฐานทางวัฒนธรรมและโปรโตคอล

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ทำวิจัยของคุณเมื่อสร้างข้อความแบบมืออาชีพไปยังผู้ชมเฉพาะกลุ่ม ตัวอย่างเช่น หากคุณไม่ใช่เจ้าของภาษาอังกฤษ มีวิธีทำให้ประสบการณ์การเขียนอีเมลน่ากลัวน้อยลง

อีเมลระดับมืออาชีพไม่ควรยาวเกินไป ให้ความเคารพต่อเวลาของผู้อ่าน เพราะหากพวกเขารู้สึกว่าข้อความของคุณยาวเกินควร พวกเขาก็จะเริ่มอ่านคร่าวๆ

หากหัวข้อที่มีน้ำหนักมากต้องมีการอภิปรายยาว ให้มองหาวิธีสื่อสารที่ดีกว่าอีเมล ใช้ข้อความของคุณเป็นวิธีจัดการประชุมหรือการอภิปราย แทนที่จะเป็นสถานที่สำหรับบทความหนาแน่นในหัวข้อ

ที่มา: 7 เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับวิธีการเขียนอีเมลระดับมืออาชีพที่สมบูรณ์แบบเป็นภาษาอังกฤษ

8. ทุกวันนี้อีเมลมีอิโมจิมากขึ้นเรื่อยๆ มีคำอธิบายที่ดีว่าควรใช้อย่างไรและเมื่อใดหากคุณมีความโน้มเอียง

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: มีเวลาและสถานที่ในการเข้าร่วมชุดข้อความอีเมลสนทนา หากคุณต้องการใช้ภาษาชวเลข คำสแลงหรืออิโมจิ ให้พิจารณาผู้ฟังและหัวข้อที่เกี่ยวข้อง

หากมีการโต้เถียงกันเกี่ยวกับอิโมจิในการสื่อสารทางธุรกิจ แล้วทำไมเราถึงรู้สึกว่าถูกบังคับให้ใช้ ทำไมไม่ละเลยพวกเขาทั้งหมด? คำตอบง่ายๆ: เราต้องการที่จะเข้าใจมากขึ้น การสื่อสารทางอีเมลเป็นปัญหาที่ขึ้นชื่อเนื่องจากขาดการชี้นำทางอารมณ์ที่เราต้องใช้ในการสนทนาแบบเห็นหน้าหรือทางโทรศัพท์ หากไม่มีน้ำเสียงหรือสีหน้าที่ชี้นำ เราก็มีพื้นที่มากมายสำหรับความเข้าใจผิดเมื่อเราอ่านอีเมล ข้อความที่เป็นบวกมักจะถูกตีความว่าเป็นกลาง และข้อความที่เป็นกลางจะถูกตีความว่าเป็นข้อความเชิงลบ

9. เสร็จสิ้นการสร้างอีเมลของคุณด้วยการออกจากระบบที่น่าจดจำและไม่ใช่บรรทัดทิ้งทั่วไป

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: หากคุณระบุผู้รับอีเมลได้สำเร็จ ให้พวกเขามีส่วนร่วมกับข้อความที่นำไปใช้ได้จริง และหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนที่ไม่จำเป็น ให้ทำสำเนาของคุณให้เสร็จสิ้นด้วยข้อสรุปที่ดี อย่ามองข้ามคุณค่าในการลงชื่อออกจากอีเมลของคุณ การปล่อยให้จดหมายว่างเปล่าอาจเป็นหลุมพรางที่สำคัญ

เราอาศัยอยู่ในโลกที่ผู้คนมักส่งอีเมลจากอุปกรณ์พกพา ดังนั้นการยกเว้นลายเซ็นจึงไม่ใช่เรื่องต้องห้ามในขณะที่ห่วงโซ่อีเมลดำเนินไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้รับของคุณยกเลิกการลงชื่อออกจากระบบอย่างเป็นทางการด้วย แต่การไม่เซ็นชื่อในอีเมลฉบับแรกหรือใช้เฉพาะลายเซ็นที่เป็นทางการที่คุณสร้างขึ้นเพื่อผนวกกับอีเมลขาออกจะถือว่าไม่มีตัวตน

ที่มา: วิธีสิ้นสุดอีเมล: 9 การลงชื่อออกจากระบบที่ไม่มีวันล้มเหลว และ 9 รายการที่ควรหลีกเลี่ยง