การเขียนจดหมายที่ขับเคลื่อนด้วย AI: คำแนะนำทีละขั้นตอน

ตามประเพณีโบราณของการใช้เครื่องจักรเพื่อทำงานที่น่าเบื่อ AI สามารถเขียนจดหมายให้คุณได้แล้ว! การเขียนจดหมายด้วย AI สามารถช่วยถ่ายทอดความคิดของคุณออกมาเป็นคำพูด ไม่ว่าจะเป็นอีเมล จดหมายส่วนตัว หรือจดหมายโต้ตอบงาน เช่น จดหมายปะหน้า สิ่งที่คุณต้องทำคือเรียนรู้วิธีใช้ผู้ช่วยเขียน AI

คู่มือนี้จะอธิบายวิธีที่ดีที่สุดในการใช้ประโยชน์จากการเขียนจดหมายด้วย AI เราจะกล่าวถึงวิธีการใช้เทคโนโลยีการเขียนด้วย AI สิ่งที่ควรรวมไว้ในข้อความแจ้ง และวิธีเพิ่มความรู้สึกส่วนตัวเพื่อให้ตัวอักษรของคุณฟังดูไม่เหมือนเนื้อหาที่สร้างโดย AI

การเขียนจดหมาย AI คืออะไร?

การเขียนจดหมาย AI คือการใช้เครื่องมือการเขียน AI เพื่อสร้างจดหมายโดยอัตโนมัติตามคำแนะนำของคุณ แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูเหมือนมีคนอื่นเขียนจดหมายถึงคุณ แต่ความจริงก็คือเนื้อหาที่สร้างโดย AI เป็นเพียงก้าวแรก และคุณยังคงต้องแก้ไขหรือทำซ้ำในบางครั้ง ถึงแม้จะน่าประทับใจ แต่เทคโนโลยีการเขียนแบบ AI ก็ยังไม่ถึงจุดที่ร่างแรกสมบูรณ์แบบ

เหตุใดจึงต้องกังวลกับ AI หากคุณยังต้องเขียนจดหมายของคุณเอง? คุณค่าของงานเขียนของ AI อยู่ที่การช่วยเหลือคุณมากกว่าทำเพื่อคุณ การอธิบายให้ผู้ช่วยเขียน AI ฟังถึงสิ่งที่คุณต้องเขียนและดูว่ามีอะไรเกิดขึ้นเป็นก้าวแรกที่ยอดเยี่ยมสำหรับโปรเจ็กต์ใดๆ ก็ตาม แม้แต่เพียงการค้นพบแนวคิดใหม่ๆ ก็ตาม เครื่องมือการเขียนของ AI สามารถจัดระเบียบความคิดของคุณในลักษณะที่อาจไม่เป็นธรรมชาติสำหรับคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ไม่รู้วิธีเขียนจดหมาย

ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถใช้ AI สำหรับจดหมายมืออาชีพหรือจดหมายส่วนตัวได้ ตราบใดที่คุณแก้ไขข้อความในภายหลัง ปัญหาในปัจจุบันของเทคโนโลยีการเขียน AI คือมันฟังดูกลไกและไร้มนุษยธรรม แต่คุณสามารถแก้ไขได้ด้วยการปรับแต่งและแก้ไขเล็กน้อย ดังที่เราอธิบายไว้ด้านล่าง

ตัวอักษรส่วนบุคคล: AI ในการสื่อสาร

การคัดลอกและวางสิ่งที่ผู้ช่วยเขียน AI ของคุณสร้างขึ้นอาจเป็นเรื่องที่น่าสนใจ แต่ไม่แนะนำ ผู้รับไม่เพียงแต่จะรู้ว่าคุณกำลังใช้ AI เท่านั้น แต่ยังเป็นการลอกเลียนแบบทางเทคนิคอีกด้วย การเขียน AI ตามหลักจริยธรรมกำหนดให้คุณต้องเปลี่ยนจดหมาย AI ให้มากพอที่จะทำให้เป็นจดหมายของคุณเอง คล้ายกับการถอดความแหล่งที่มาในการเขียนเชิงวิชาการ

โดยทั่วไป การใช้ AI สำหรับจดหมายมืออาชีพเป็นที่นิยมมากกว่า เช่น จดหมายขาย

จดหมายข่าวการตลาดหรือจดหมายเสนองาน จดหมายระดับมืออาชีพมักจะเป็นทางการและค่อนข้างมีกลไก แม้ว่าจะเขียนโดยมนุษย์ก็ตาม อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณสามารถคัดลอกและวางสิ่งเหล่านั้นได้ แม้แต่ AI สำหรับจดหมายมืออาชีพก็ยังต้องได้รับการแก้ไขก่อนที่จะส่ง

วิธีเขียนจดหมายด้วยเครื่องมือการเขียน AI

1 เลือกผู้ช่วยเขียน AI

ขั้นตอนแรกคือการเลือกผู้ช่วยเขียน AI ที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของคุณ มีเครื่องมือการเขียน AI มากมายในตลาดปัจจุบัน แต่ไม่ใช่ทั้งหมดจะเท่าเทียมกัน ตัวอย่างเช่น หากการรักษารูปแบบการสื่อสารส่วนตัวของคุณเป็นสิ่งสำคัญ Grammarly Pro สามารถเรียนรู้สไตล์ของคุณได้อย่างง่ายดายและสร้างเนื้อหาที่สร้างโดย AI ที่ฟังดูคล้ายกับคุณ ไวยากรณ์ยังสามารถให้คำแนะนำเกี่ยวกับไวยากรณ์ การเลือกใช้คำ และการสร้างอารมณ์ให้กับงานเขียนของคุณ

เครื่องมือการเขียน AI อื่นๆ ก็มีความเชี่ยวชาญเฉพาะทางเช่นกัน ดังนั้นโปรดตรวจสอบดูว่าคุณจำเป็นต้องเขียนจดหมายในรูปแบบเฉพาะหรือเกี่ยวกับหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งหรือไม่ หากเงินเป็นปัญหา คุณสามารถใช้นักเขียนจดหมาย AI ฟรีของเราได้ตลอดเวลา

2 พูดคำพูดของคุณอย่างระมัดระวัง

ข้อความแจ้งการเขียนด้วย AI เป็นหัวใจสำคัญของเนื้อหาเชิงสร้างสรรค์ทั้งหมด หากคุณไม่คุ้นเคยกับคำนี้ AI prompt คือคำแนะนำที่ผู้ใช้ป้อนลงในกล่องแชท AI เพื่อบอกให้ทราบว่าต้องทำอย่างไร ไม่ว่าจะเป็นการสร้างเนื้อหาหรือการตอบคำถาม

ข้อความแจ้งอาจเป็นเรื่องพื้นฐานพอๆ กับการ “เขียนจดหมายขอบคุณ” แต่ยิ่งคุณระบุรายละเอียดมากเท่าไร ผลลัพธ์สุดท้ายก็จะยิ่งดียิ่งขึ้นเท่านั้น ข้อความแจ้งการเขียน AI ของคุณควรระบุทุกสิ่งที่คุณต้องการรวมไว้ในการเขียนของคุณ ซึ่งหมายถึงการระบุหัวข้อ อารมณ์ สไตล์ และความยาว แต่นั่นไม่ใช่ทั้งหมด คุณต้องบอก AI ถึงข้อมูลเฉพาะที่คุณต้องการกล่าวถึง โดยเฉพาะรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังเขียนจดหมายปะหน้า AI สำหรับการสมัครงาน ข้อความแจ้งของคุณจะต้องรวมประวัติการทำงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของคุณ หรืออย่างน้อยก็ลิงก์ไปยังหน้าเว็บที่มีข้อมูลนั้น มิฉะนั้น AI จะสร้างประวัติศาสตร์สมมติขึ้นมา

ข้อความแจ้งของคุณยังสามารถระบุสไตล์ที่คุณต้องการได้ หากคุณกำลังเขียนจดหมายถึงเพื่อน คุณสามารถใช้ข้อความที่กล่าวถึง “สไตล์ที่เป็นมิตร” หรือ “ภาษาที่เป็นกันเอง” คุณยังคงต้องปรับแต่งเพิ่มเติมหลังจากที่สร้างมันขึ้นมาแล้ว แต่แท็กเช่นนี้ในข้อความแจ้งสามารถทำให้ขั้นตอนนั้นง่ายขึ้น

3 ตรวจสอบร่าง AI

ไม่ว่าในกรณีใดก็ตาม เป็นความคิดที่ดีที่จะใช้การเขียนด้วย AI โดยไม่ต้องอ่านก่อน เทคโนโลยี AI ยังอยู่ในช่วงเริ่มต้น ซึ่งหมายความว่าเทคโนโลยีนี้ทำให้เกิดข้อผิดพลาดมากมาย เครื่องมือการเขียน AI บางอย่างยังไม่เชี่ยวชาญไวยากรณ์พื้นฐานด้วยซ้ำ

ดังนั้นสิ่งแรกที่คุณต้องการทำหลังจากที่ AI เขียนจดหมายของคุณคือการทบทวน ให้มันอ่านและให้ความสนใจกับสิ่งที่คุณชอบและไม่ชอบ เขียนรายการสิ่งที่คุณอยากจะเก็บไว้ในใจ เช่น ข้อความของวลีบางวลีหรือลำดับโครงสร้างของย่อหน้า ในขณะเดียวกัน ให้ใส่ใจกับสิ่งที่ต้องทำ ไม่ใช่ทุกสิ่งที่ AI เขียนจะสามารถใช้งานได้

ขั้นต่อไป คุณจะต้องดำเนินการแก้ไขตามจริง แต่ก่อนที่จะดำเนินการ คุณควรมีแผนก่อน พิจารณาว่าคุณควรมุ่งเน้นที่จุดใดก่อนที่จะทำการเปลี่ยนแปลงจริงๆ

4 แก้ไขร่าง AI ด้วยความเป็นส่วนตัว

หากคุณคุ้นเคยกับกระบวนการเขียนแบบดั้งเดิม คุณสามารถถือว่าจดหมาย AI เป็นฉบับร่างฉบับแรกของคุณ และรับในขั้นตอนการแก้ไข อ่านแบบร่าง AI ของคุณและทำการเปลี่ยนแปลงให้ได้มากที่สุด เป้าหมายคือการปรับปรุงการเขียนของ AI และทำให้มันฟังดูเป็นธรรมชาติ

คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการแทนที่ข้อผิดพลาดจริงทั้งหมด ไม่ใช่แค่ไวยากรณ์แต่ตรรกะด้วย AI ยังไม่สามารถบอกข้อเท็จจริงจากนิยายได้ เลยอาจกล่าวอ้างที่ไม่ถูกต้องได้ ยิ่งไปกว่านั้น ตรรกะของ AI ไม่สามารถเข้าใจได้สำหรับมนุษย์เสมอไป ดังนั้นคุณอาจต้องเรียบเรียงคำใหม่หรือปรับโครงสร้างข้อความบางส่วนใหม่ในลักษณะที่สมเหตุสมผล

ยิ่งไปกว่านั้น คุณยังต้องการเพิ่มความคิดดั้งเดิมของคุณเอง การโรยวลีและประโยคของคุณเองให้ทั่วสามารถช่วยให้ตัวอักษร AI ของคุณฟังดูคล้ายกับคุณมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีสไตล์ที่มองเห็นได้ชัดเจนซึ่งผู้รับจดหมายจะจดจำได้

การเขียนจดหมาย AI: ประเด็นสำคัญ

• ผู้ช่วยการเขียนด้วย AI เป็นเครื่องมือที่จะช่วยคุณเขียน แต่คุณไม่ควรใช้การเขียนด้วย AI อย่างที่เคยเป็นและอ้างว่าเป็นการเขียนของคุณเอง
• ใช้ AI เพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้กับแนวคิดใหม่ๆ และช่วยคุณจัดโครงสร้างความคิดของคุณอย่างเป็นระบบ
• ข้อความแจ้งเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากในการเขียนจดหมายด้วย AI เพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายมีทุกสิ่งที่คุณต้องการจะพูดและสะท้อนถึงวิธีที่คุณต้องการพูด
• อ่านร่าง AI และแก้ไขให้ฟังดูเป็นมนุษย์มากขึ้น เพิ่มวลีและประโยคต้นฉบับเพื่อปรับแต่งให้เข้ากับสไตล์ของคุณ เขียนสิ่งที่ฟังดูเป็นหุ่นยนต์หรือไร้สาระขึ้นมาใหม่

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเขียนจดหมาย AI

ฉันจะใช้การเขียน AI อย่างมีจริยธรรมได้อย่างไร

การใช้สิ่งที่เขียนโดย AI และอ้างว่าเป็นของคุณเองไม่เพียงแต่ผิดจรรยาบรรณเท่านั้น แต่ยังเป็นการลอกเลียนแบบอีกด้วย เพื่อติดตามการเขียน AI อย่างมีจริยธรรม ให้เปลี่ยนร่าง AI ให้มากพอที่จะทำให้เป็นแบบฉบับของคุณเอง เช่นเดียวกับการถอดความต้นฉบับในการเขียนเชิงวิชาการ

ฉันจะมอบความเป็นส่วนตัวให้กับเนื้อหาที่สร้างโดย AI ได้อย่างไร

สำหรับผู้เริ่มต้น คุณสามารถพูดถึงสไตล์การเขียนที่คุณต้องการในพรอมต์ AI เช่น “เป็นทางการ” “เป็นมิตร” หรือ “เร่งด่วน” เมื่อเขียนแล้ว เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะอ่านแบบร่าง AI อย่างละเอียดและแก้ไขให้ดูเหมือนคุณมากขึ้น เพิ่มประโยคหรือวลีต้นฉบับลงไปเพื่อปรับแต่งงานเขียน

เทคโนโลยีการเขียน AI มีข้อจำกัดอะไรบ้าง?

ในขั้นตอนนี้เทคโนโลยีการเขียน AI จะถูกนำมาใช้เพื่อการช่วยเหลือได้ดีที่สุด ปัญหาใหญ่ที่สุดของการเขียนด้วย AI คือ มักจะฟังดูเป็นกลไกและเขียนโดย AI คุณยังคงสามารถใช้มันเพื่อสร้างไอเดียและช่วยในการวางโครงสร้างได้ แต่คุณควรแก้ไขมันในสไตล์ส่วนตัวของคุณเองเสมอเพื่อให้ฟังดูเป็นมนุษย์มากขึ้น