ขอโทษในที่ทำงาน: จำเป็นเมื่อใด

มีหลายครั้งที่ควรขอโทษ แต่ในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ สิ่งต่างๆ อาจซับซ้อนเล็กน้อย เนื่องจากบรรทัดฐานในที่ทำงาน ความคาดหวัง และสภาพสังคม บางครั้งจึงไม่ชัดเจนเมื่อจำเป็นต้องขอโทษและเมื่อใดที่คุณควรปล่อยความผิดพลาด และเมื่อพูดถึงเรื่องงาน การขอโทษอาจทำให้กังวลใจและอึดอัดได้

เพื่อช่วยคุณค้นหาคำถามที่สำคัญนี้ นี่คือสิ่งที่คุณควรทราบเกี่ยวกับการขอโทษในที่ทำงาน รวมถึงเวลาที่ควรขอโทษ สถานการณ์ทั่วไปที่การขอโทษไม่สมเหตุสมผล และสิ่งที่ควรพูดแทนคำขอโทษ

เมื่อต้องขอโทษในที่ทำงาน

ในระดับพื้นฐาน ดูเหมือนง่าย: คุณขอโทษถ้าคุณทำผิดพลาด แต่ขนาดของความผิดพลาดก็มีความสำคัญเช่นกัน ท้ายที่สุด ไม่มีใครอยากเป็นคนที่ขอโทษสำหรับความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ อยู่เสมอ เช่น พิมพ์ผิดในการนำเสนอหรือมาประชุมสายสองนาที ไม่จำเป็นและอาจก่อกวนได้ ในทางกลับกัน คุณคงไม่อยากเป็นคนที่ปฏิเสธที่จะขอโทษในสิ่งใดๆ

นี่คือกรอบการทำงานฉบับย่อที่จะช่วยให้คุณรู้ว่าเมื่อใดควรขอโทษและเมื่อใดควรทำอย่างอื่นแทน:

1 หากข้อผิดพลาดที่เป็นปัญหาอยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ อย่างอื่นที่ไม่ใช่ข้อผิดพลาด หรือเกิดจากคนอื่น คุณไม่จำเป็นต้องขอโทษ หากคุณทำผิดพลาด อาจต้องมีการขอโทษแต่ไม่เสมอไป (ไปต่อกันที่คำถามที่สอง)

2 ความผิดพลาดส่งผลกระทบต่อคนอื่นหรือไม่? ตัวอย่างเช่น หากคุณจับได้และแก้ไขข้อผิดพลาดก่อนที่จะส่งผลกระทบต่อผู้อื่น คุณไม่จำเป็นต้องขอโทษ อย่างไรก็ตาม ถ้ามันมีผลกระทบ (เหมือนทำให้งานของคนอื่นยากขึ้นหรือทำร้ายความรู้สึกของใครบางคน) ก็ ควร ขอโทษ

เคล็ดลับเพื่อหลีกเลี่ยงการขอโทษในที่ทำงานมากเกินไป

การขอโทษโดยค่าเริ่มต้น แม้ว่าคุณจะไม่ได้ทำอะไรผิด แต่อาจรู้สึกว่าเป็นทางเลือกที่ปลอดภัย บางทีคำขอโทษของคุณอาจทำให้ทุกอย่างราบรื่น แต่การขอโทษมากเกินไปอาจสะท้อนถึงคุณที่ไม่ดี ทำให้คนอื่นมองว่าคุณขาดความมั่นใจ หรือรู้สึกไม่สบายใจหรือไม่ปลอดภัย กรอบการทำงานข้างต้นสามารถช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าเมื่อใดที่จำเป็นต้องขอโทษโดยทั่วไป และไตร่ตรองว่ามีบางอย่างที่เป็นความผิดของคุณหรือไม่ แต่อีกแง่มุมหนึ่งที่คุณควรพิจารณาในที่นี้คือบริบท

ตัวอย่างเช่น หากคุณเพิ่งมีเหตุฉุกเฉินในครอบครัว คุณอาจไม่จำเป็นต้องขอโทษที่หยุดงานกะทันหันหรือ ตอบอีเมล ล่าช้า สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่สมเหตุสมผลอย่างยิ่งที่เกิดขึ้นในสถานการณ์เหล่านั้น และคนที่มีเหตุผลจะไม่ยึดถือคุณกับมารยาทในการทำงานที่เข้มงวดในช่วงเวลาดังกล่าว และถ้าปฏิกิริยาโต้ตอบจากสัญชาตญาณของคุณในการขอโทษเกิดจากความไม่มั่นคงหรือความกลัวว่าจะมีปฏิกิริยาเชิงลบจากคนอื่น การตระหนักรู้และหยุดปฏิกิริยานั้นจะช่วยให้คุณต่อสู้กับมันได้ ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีโอกาสน้อยที่จะติดกับดักของการขอโทษมากเกินไปในอนาคต

ในทางกลับกัน คุณอาจไม่ได้ตระหนักในทันทีว่าคุณได้ทำผิดพลาด หรือคุณอาจทำบางสิ่งที่ส่งผลเสียต่อผู้อื่นโดยไม่ได้ตั้งใจ แม้ว่าความตั้งใจจะมีความสำคัญ แต่สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักถึงผลที่ตามมาจากการกระทำของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้ามีคนพูดจาไม่สุภาพโดยอ้อมค้อม พวกเขาอาจไม่ทราบว่าเป็นเชิงรุกในขณะนั้น แต่คนที่โกรธเคืองยังคงได้รับอันตรายจากการมีปฏิสัมพันธ์นั้น สิ่งสำคัญคือต้องยอมรับข้อผิดพลาดดังกล่าวและเป็นเจ้าของด้วยการขอโทษ

ในกรณีที่ดูเหมือนว่าไม่จำเป็นต้องขอโทษ มีวิธีอื่นในการรับทราบสิ่งที่เกิดขึ้น

ต่อไปนี้คือกรณีทั่วไปบางส่วนที่คุณไม่จำเป็นต้องขอโทษ คุณไม่จำเป็นต้องกล่าวขอโทษหากคุณ:

• ขอความช่วยเหลือหรือคำชี้แจง
• แบ่งปันความคิดเห็นของคุณในระหว่างการประชุม
• การมอบหมายงาน (สมมติว่าทำเสร็จแล้วอย่างเหมาะสม)
• เวลาว่างจากงาน
• ขอข้อมูลเพิ่มเติม
• มีปัญหาด้านเทคโนโลยีที่ส่งผลต่องานของคุณ

จะพูดอะไรแทนคำว่า "ขอโทษ"

แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องขอโทษ แต่คำว่า ขอโทษ อาจเป็นการสะท้อนกลับ: คุณพูดออกมาโดยปกติ แต่สิ่งสำคัญคือต้องพูดในสิ่งที่คุณหมายถึงจริงๆ อันที่จริง การใช้คำว่า ขอโทษ มากเกินไป อาจฟังดูกลวงๆ และในกรณีร้ายแรง อาจถึงขั้นทำให้เกิดความขุ่นเคือง สามารถช่วยให้มีถ้อยคำสำรองพร้อมที่สื่อสารความรู้สึกของคุณได้ดียิ่งขึ้น

ตัวอย่างเช่น หากโครงการใช้เวลานานกว่าที่คุณคาดการณ์ไว้ในตอนแรกเนื่องจากปัญหาซัพพลายเชน คุณอาจเลือกที่จะพูดว่า “ขอบคุณที่อดทนรอ” แทน (วิธีการขอบคุณยังใช้ได้ผลในการรับคำติชมเกี่ยวกับงานของคุณ) หรือคุณอาจใช้เส้นทางแสดงความขอบคุณโดยพูดว่า: "ฉันขอขอบคุณที่อดทนรอ" บ่อยครั้ง การแสดงความเข้าใจก็เพียงพอแล้วเมื่อแสดงความเสียใจกับความ ไม่ สะดวก ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณพูดบางอย่างเช่น "ฉันเข้าใจว่าความล่าช้านี้ส่งผลต่อคุณ" คุณกำลังแสดงให้คนอื่นเห็นว่าคุณไม่ได้มองข้ามประสบการณ์ของพวกเขา

คุณอาจเลือกที่จะยอมรับสิ่งที่เกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น คนที่ส่งลิงก์ผิดในอีเมลแต่จับได้ก่อนที่จะอ่านอีเมลอาจพูดว่า “ดูเหมือนว่าฉันส่งลิงก์ผิดในอีเมลฉบับก่อน นี่คือสิ่งที่ถูกต้อง”

หากคุณกำลัง ขอความช่วยเหลือ ในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง สิ่งสำคัญคือต้องสุภาพและตระหนักว่าอีกฝ่ายมีสิทธิ์ปฏิเสธเสมอ ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า: “คุณมีเวลาสำหรับสิ่งนี้ไหม” หรือ “ฉันชอบที่จะได้รับข้อมูลของคุณที่นี่”

ตัวอย่างของ “ฉันขอโทษ” ทางเลือกอื่น

1 สถานการณ์: ต้องการเช็คอินกับเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับโครงการร่วมของคุณ

อย่าพูดว่า: “ขอโทษที่รบกวนคุณ แต่ฉันหวังว่าจะได้รับการอัปเดตอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับการสิ้นสุดโครงการของคุณ”

พูดว่า: “ตอนนี้เป็นเวลาที่ดีสำหรับการเช็คอินอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับโครงการของเราหรือไม่”

2 สถานการณ์: อาสาสมัครแสดงความคิดเห็นของคุณในการประชุมทีม

อย่าพูดว่า: “ขอโทษนะ แต่ฉันไม่เห็นด้วยกับวิธีการนั้น”

พูดว่า: “ฉันมีความคิดเห็นที่ต่างออกไปเกี่ยวกับแนวทางนั้น ฉันไม่แน่ใจว่า X จะทำงานเพราะ Y หากเราทำ Z เราสามารถหลีกเลี่ยงปัญหานั้นได้”

3 สถานการณ์: ขอบริบทเพิ่มเติมเกี่ยวกับโครงการใหม่ในที่ทำงาน

อย่าพูดว่า: “ขอโทษ แต่คุณช่วยอธิบาย X ได้ไหม”

พูดว่า: “คุณช่วยบอกข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ X ให้ฉันได้ไหม ฉันต้องการให้แน่ใจว่าเราอยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับโครงการ”

4 สถานการณ์: คุณกำลังลาพักร้อน แต่ลูกค้าเพิ่งขอกำหนดเวลาในขณะที่คุณจะเป็น OOO

อย่าพูดว่า: “ขอโทษด้วย แต่ฉันจะไปพักร้อนในช่วงเวลานั้นจริงๆ มีโอกาสใดที่เส้นตาย X จะได้ผลสำหรับคุณ”

พูดว่า: “ฉันชอบความคิดของโครงการนี้ แต่ฉันจะเป็น OOO [จากวันที่ X ถึง Y] เราสามารถกำหนดเวลานี้สำหรับกำหนดเวลา EOM แทนได้หรือไม่ ยินดีที่จะหารือเกี่ยวกับตัวเลือกเพิ่มเติมหากไม่ได้ผลสำหรับคุณ”

5 สถานการณ์: ได้รับการตอบรับเชิงลบ

อย่าพูดว่า: “ฉันขอโทษที่ X ไม่เป็นไปตามที่คุณคาดหวัง มีอะไรที่ฉันสามารถทำได้เพื่อแก้ไขปัญหานี้หรือไม่”

พูดว่า: “ขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของคุณ ฉันจะคอยดู X ต่อไป ในระหว่างนี้ มีอะไรที่ฉันสามารถทำได้เพื่อแก้ไขปัญหานี้หรือไม่”

ประเด็นสำคัญ: หากคุณไม่ต้องขอโทษ ทางเลือกอื่นๆ ได้แก่ การยอมรับสถานการณ์ การแสดงความขอบคุณหรือขอบคุณ การแสดงความมีน้ำใจในการขอความช่วยเหลือ และการตอบคำถามเมื่อมอบหมายงาน