วิธีการเขียนจดหมายขอโทษ

อาจมีช่วงหนึ่งในชีวิตของคุณ (หรืออาจจะเกิดขึ้นแล้ว) เมื่อคุณทำให้ใครบางคนขุ่นเคืองหรือทำให้พวกเขาผิดหวัง ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ การพูดว่า “ฉันขอโทษ” ง่ายๆ อาจไม่เพียงพอที่จะชดเชยความผิดพลาดหรือความเจ็บปวดที่คุณสร้างขึ้น

การเขียนจดหมายขอโทษสำหรับข้อผิดพลาดหรือการกระทำผิดอาจเป็นขั้นตอนแรกในการซ่อมแซมศักดิ์ศรีของผู้รับและฟื้นฟูความเคารพและความไว้วางใจในความสัมพันธ์

สารบัญ

จดหมายขอโทษคืออะไร?

เมื่อใดควรเขียนจดหมายขอโทษ

วิธีการเขียนจดหมายขอโทษ

สิ่งที่ไม่ควรรวมไว้ในจดหมายขอโทษ

ตัวอย่างจดหมายขอโทษสั้นๆ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับจดหมายขอโทษ

จดหมายขอโทษคืออะไร?

จุดประสงค์ของจดหมายขอโทษคือการชดใช้ความผิดพลาด ความผิด หรือความเสียหายที่คุณก่อต่ออีกฝ่าย นอกจากการยอมรับความรับผิดชอบของคุณในสถานการณ์นั้นแล้ว ยังเป็นโอกาสในการตรวจสอบประสบการณ์และความรู้สึกของผู้รับอีกด้วย นอกจากนี้ยังเป็นวิธีเริ่มฟื้นความไว้วางใจและการสื่อสารในความสัมพันธ์โดยยืนยันว่าคุณจะทำงานเพื่อซ่อมแซมความเสียหายและหลีกเลี่ยงการก่อให้เกิดความผิดในอนาคตอย่างไร

โปรดทราบว่าจดหมายขอโทษไม่ใช่เครื่องมือในการพิสูจน์การกระทำของคุณหรือทำให้ตัวเองเสียใจ จดหมายนี้มีไว้สำหรับผู้รับซึ่งมีไว้เพื่อกล่าวถึงการกระทำและความรู้สึกของพวกเขา

เมื่อใดควรเขียนจดหมายขอโทษ

จดหมายขอโทษอาจมีค่าในสถานการณ์ที่คุณก่อหรือมีส่วนทำให้เกิดการกระทำผิดหรือความผิดพลาดที่ส่งผลเสียต่อบุคคลอื่น

ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเขียนจดหมายถึงเพื่อน สมาชิกในครอบครัว หรือคนรักที่คุณห่วงใยแต่เคยดูถูกหรือมองข้ามไป จดหมายขอโทษยังมีประโยชน์เมื่อคุณได้ทำลายความสัมพันธ์อื่นๆ เช่น ความสัมพันธ์ ในที่ ทำงาน คุณอาจตัดสินใจเขียนคำขอโทษสำหรับ ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับงาน หรือที่ไม่สามารถให้เครดิตเพื่อนร่วมงานได้

วิธีการเขียนจดหมายขอโทษ

การเขียนจดหมาย ขอโทษเริ่มต้นด้วยคำขอโทษ แต่ก่อนที่จะเขียนความคิดของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้สึกสงบและจิตใจแจ่มใส

ให้เวลาตัวเองเพียงพอในการประมวลผลอารมณ์และสถานการณ์ของตนเองเพื่อที่คุณจะได้เข้าใจมุมมองของผู้รับ เมื่อคุณพร้อมที่จะขอโทษ ให้รวมองค์ประกอบด้านล่างไว้ในจดหมายของคุณด้วย

1 ขอโทษอย่างไม่มีเงื่อนไข

ในตอนต้นของจดหมายขอโทษ ให้เขียนว่า“ฉันขอโทษสำหรับ - -หรือ“ฉันขอโทษสำหรับ. - -ตามด้วยสิ่งที่คุณรู้สึกเสียใจเป็นพิเศษ การแสดงความเสียใจล่วงหน้าแสดงถึงความอ่อนน้อมถ่อมตนและความตระหนักรู้ว่าคุณส่งผลกระทบต่ออีกฝ่ายอย่างไร

2 รับทราบถึงผลกระทบ

จากนั้น ให้รับรู้ถึงผลกระทบที่การกระทำของคุณมี ไม่ว่าจะเป็นต่อผู้รับ กลุ่ม หรือสถานการณ์ที่ใหญ่กว่า การยอมรับความรับผิดชอบต่อผลกระทบที่คุณส่งผลกระทบต่อผู้อื่นแสดงให้เห็นว่าคุณเข้าใจว่าทำไมพวกเขาถึงเจ็บปวด เสียใจ หรือผิดหวัง นี่เป็นขั้นตอนสำคัญเพราะเป็นการตรวจสอบความรู้สึกของพวกเขา ซึ่งสามารถช่วยให้พวกเขารู้สึกว่าได้ยินและมองเห็นได้

บางครั้งการอธิบายสั้นๆ ว่าเกิดอะไรขึ้นซึ่งนำไปสู่ความผิดอาจดูเหมือนเป็นประโยชน์ อย่างไรก็ตาม ควรระมัดระวังในการหาข้อแก้ตัวสำหรับพฤติกรรมของคุณ ผู้รับที่ถูกละเลยอาจไม่สนใจเหตุผลว่าทำไมคุณถึงทำลายความไว้วางใจของพวกเขา มีเพียงคุณเท่านั้นที่มี

3 ชดใช้ความผิด

ในจดหมายขอโทษในส่วนนี้ โปรดแสดงความปรารถนาที่จะแก้ไข เสนอคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการวางแผนการเปลี่ยนแปลงการกระทำของคุณในอนาคต หลีกเลี่ยงข้อความ เช่น“บอกฉันว่าฉันจะทำอะไรได้บ้างเพื่อทำให้สิ่งนี้ถูกต้อง”ซึ่งจะทำให้ผู้รับภาระในการหาหนทางข้างหน้า

ให้ทำงานทางจิตโดยนำวิธีแก้ปัญหาของคุณเองมาใช้เพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณมาจากสถานที่แห่งการเรียนรู้และไมตรีจิตที่แท้จริง

4 ให้ความมั่นใจ

ย้ำความปรารถนาที่จะสร้างใหม่จากประสบการณ์นี้ด้วยกัน และรับรองกับพวกเขาว่าคุณได้เรียนรู้จากความผิดพลาดของคุณ

เมื่อคุณเขียนจดหมายขอโทษเสร็จแล้ว จดหมายควรจะ กระชับ และตรงไปตรงมา ที่สำคัญควรแสดงให้เห็นว่าคุณได้ยินและเห็นอกเห็นใจกับประสบการณ์ของผู้รับ

จำไว้ว่าจดหมายขอโทษไม่ได้รับประกันว่าอีกฝ่ายจะให้อภัยได้ เป็นก้าวแรกในการฟื้นคืนศรัทธาที่สูญเสียไปในความสัมพันธ์ที่สำคัญต่อคุณ

สิ่งที่ไม่ควรรวมไว้ในจดหมายขอโทษ

การรักษาความเป็นกลางในจดหมายขอโทษอาจเป็นเรื่องยาก แม้ว่าคุณจะรู้ว่าการขอโทษเป็นสิ่งถูกต้องก็ตาม ด้านล่างนี้คือเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ เกี่ยวกับสิ่งที่ควรแยกออกจากคำขอโทษที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างแท้จริง:

การกล่าวโทษ:สิ่งนี้อาจดูเหมือน“ถ้าคุณไม่เพิกเฉยข้อความของฉัน ฉันคงไม่อารมณ์เสียขนาดนี้”ภาษาประเภทนี้สร้างความรับผิดชอบให้กับอีกฝ่ายราวกับว่าพวกเขาสามารถ "ทำได้ดีกว่านี้" แทนที่จะรับผิดชอบต่อการกระทำของคุณเอง

คำอธิบายที่ยืดเยื้อ:แม้ว่าการใช้แนวทางอธิบายอาจให้ความกระจ่างว่าสถานการณ์พัฒนาขึ้นอย่างไร แต่ก็มีเส้นแบ่งระหว่างเรื่องนั้นกับการหาเหตุผลเข้าข้างตนเองในสถานการณ์เพื่อหลีกเลี่ยงความผิด ประเด็นของจดหมายอาจหายไปในการย้ำถึงสิ่งที่เกิดขึ้น

การสงสารตัวเอง:การใส่จดหมายขอโทษด้วยข้อความ เช่น“ฉันมันงี่เง่า”“ฉันไม่สมควรได้รับความเมตตา” หรือ“ฉันไม่เคยได้รับอะไรที่ถูกต้อง”จะทำให้ผู้รับเสียสมาธิไปจากประสบการณ์ของผู้รับ มันพยายามดึงพวกเขามาสนับสนุนและสร้างความมั่นใจให้กับคุณ แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่การรับผิดชอบต่อความผิดพลาดของคุณอย่างจริงใจ

คำขอโทษที่ไม่จริงใจ:คำพูดที่มีความหมายว่า“ฉันไม่ได้ตั้งใจอย่างนั้น”หรือ“ผู้คนทำผิดพลาด”จะทำให้ความรู้สึกของอีกฝ่ายเป็นโมฆะ ไม่ว่าคุณจะมีเจตนาอะไร จงรับทราบถึงความผิดของคุณต่อผลลัพธ์ที่ได้

น้ำเสียงที่ก้าวร้าวและเฉยเมย:ความรู้สึกมากมายสามารถเกิดขึ้นได้หลังจากที่รู้ว่าคุณได้ทำร้ายใครบางคน เช่น คุณอาจแอบรู้สึกรำคาญหรือถูกบังคับให้ระงับความขัดแย้งทันทีเพื่อรักษาตนเอง

คำพูดเชิงรุก เช่น“ฉันขอโทษที่คุณรู้สึกขุ่นเคือง”บ่งบอกว่าคุณไม่เสียใจกับความเสียหายที่เกิดขึ้น แต่รู้สึกเสียใจที่ต้องเผชิญกับผลที่ตามมาจากการละเมิดของคุณ ในทางกลับกัน การเขียนคำขอโทษจำนวนมาก เช่น“ฉันขอโทษ ฉันขอโทษ ฉันขอโทษ”จะพยายามทำให้อีกฝ่ายเงียบลงอย่างรวดเร็วโดยไม่รู้ตัวเพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งที่จะเกิดขึ้นต่อไป

ตัวอย่างจดหมายขอโทษสั้นๆ

ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างจดหมายขอโทษสั้นๆ ในสถานการณ์ชีวิตต่างๆ

ตัวอย่างจดหมายขอโทษถึงผู้จัดการ

เรียนคุณเมนโดซา

ฉันขอโทษที่ใช้น้ำเสียงหยาบคายขณะพูดคุยกับลูกค้าของเราระหว่างวิดีโอคอลเมื่อวานนี้ เมื่อไตร่ตรองเพิ่มเติม ฉันตระหนักว่าฉันไม่เพียงแต่นำเสนอตัวเองอย่างไม่เป็นมืออาชีพ แต่ยังขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานของการประชุมด้วยการสร้างความตึงเครียดอีกด้วย ฉันเห็นว่าฉันทำให้ทีมและบริษัทตกอยู่ในสถานการณ์ที่ยากลำบาก

ฉันได้ติดต่อสมาชิกในทีมของฉันเป็นการส่วนตัวเพื่อขอโทษเป็นการส่วนตัวที่ทำให้พวกเขาอยู่ในจุดที่ไม่สบายใจ ฉันมุ่งมั่นที่จะทำให้ดีขึ้นในสถานการณ์ที่มีความกดดันสูงและเรียนรู้กลยุทธ์การแก้ไขข้อขัดแย้งเพื่อช่วยให้ฉันสื่อสารตามมาตรฐานของบริษัทของเรา ฉันขอโทษอย่างจริงใจสำหรับความผิดพลาดของฉัน และแน่นอนว่าจะยอมรับผลที่ตามมาของการกระทำของฉัน

ตัวอย่างจดหมายขอโทษถึงเพื่อน

เรียนคุณคาริส

ฉันเสียใจมากสำหรับความคิดเห็นที่ไร้ความคิดที่ฉันทำเกี่ยวกับการเลือกทำงานเป็นฟรีแลนซ์ของคุณ พวกเขาตัดสินและเจ็บปวด และฉันเสียใจอย่างสุดซึ้งที่ทำให้พวกเขา

คุณเชื่อใจฉันโดยแบ่งปันแผนการในการเปลี่ยนแปลงอาชีพของคุณ และฉันก็ทำลายความไว้วางใจนั้น แทนที่จะเป็นเพื่อนที่คอยสนับสนุน ฉันกลับแสดงความกลัวของตัวเองใส่คุณ นั่นเป็นความผิดของฉัน และมันก็อภัยไม่ได้

หลังจากใคร่ครวญเรื่องนี้มากขึ้น ฉันก็พบว่าฉันตัดคุณออกหลายครั้งในขณะที่คุณพยายามอัปเดตเกี่ยวกับการเปลี่ยนอาชีพของคุณ ต่อไปฉันสัญญาว่าจะให้ความเคารพคุณด้วยการรับฟังด้วยใจที่เปิดกว้างและเปิดใจ

ฉันเสียใจจริงๆ สำหรับคำพูดดูถูก คุณไม่สมควรได้รับสิ่งนั้น และมิตรภาพของเรามีความหมายทุกอย่างสำหรับฉัน ฉันอยากจะพูดคุยถึงแผนการของคุณเมื่อเราพบกันอีกครั้ง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับจดหมายขอโทษ

จดหมายขอโทษคืออะไร?

จดหมายขอโทษคือการรับทราบเป็นลายลักษณ์อักษรว่าพฤติกรรมหรือคำพูดของผู้เขียนส่งผลเสียต่อบุคคลหรือกลุ่มอื่นอย่างไร สามารถใช้แก้ไขข้อผิดพลาดทั้งในสถานการณ์ส่วนตัวและในที่ทำงาน

จดหมายขอโทษมีไว้เพื่ออะไร?

การเขียนจดหมายขอโทษสำหรับความผิดพลาดหรือความผิดอาจเป็นวิธีที่จริงใจในการแสดงความสำนึกผิดและการปลงอาบัติ เป้าหมายสูงสุดของจดหมายขอโทษคือการทำงานเพื่อสร้างความไว้วางใจที่สูญเสียไปในความสัมพันธ์ขึ้นมาใหม่

เคล็ดลับในการเขียนจดหมายขอโทษมีอะไรบ้าง?

ในการเขียนจดหมายขอโทษจากใจ ให้เน้นไปที่ความรู้สึกและประสบการณ์ของผู้รับ หลีกเลี่ยงการใช้จดหมายโดยไม่ได้ตั้งใจเพื่อพิสูจน์ตัวเองและมุมมองของคุณ คุณสามารถบรรลุเป้าหมายนี้ได้ด้วยการเขียนคำขอโทษที่ชัดเจนและรัดกุมสำหรับความผิดนั้นๆ และรับทราบความรับผิดชอบของคุณในสถานการณ์นั้น จากนั้น อธิบายว่าคุณจะหลีกเลี่ยงรูปแบบเก่าๆ ในอนาคตได้อย่างไร