วิธีการเขียนจดหมายขอโทษ

อาจมีบางครั้งในชีวิตของคุณ (หรืออาจจะเคยเกิดขึ้นแล้ว) เมื่อคุณทำให้ใครบางคนขุ่นเคืองหรือทำให้พวกเขาผิดหวัง ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ คำง่ายๆ ว่า “ขอโทษ” อาจไม่เพียงพอสำหรับการชดเชยความผิดพลาดหรือทำร้ายจิตใจคุณ

การเขียนจดหมายขอโทษสำหรับความผิดพลาดหรือการกระทำผิดอาจเป็นขั้นตอนแรกในการซ่อมแซมศักดิ์ศรีของผู้รับและฟื้นฟูความเคารพและความไว้วางใจในความสัมพันธ์

จดหมายขอโทษคืออะไร?

จุดประสงค์ของจดหมายขอโทษคือเพื่อชดใช้ความผิดพลาด ความผิด หรืออันตรายที่คุณก่อขึ้นต่ออีกฝ่ายหนึ่ง นอกจากการยอมรับความรับผิดชอบในสถานการณ์แล้ว ยังเป็นโอกาสในการตรวจสอบประสบการณ์และความรู้สึกของผู้รับอีกด้วย นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่จะเริ่มต้นฟื้นฟูความไว้วางใจและการสื่อสารในความสัมพันธ์โดยยืนยันว่าคุณจะทำงานเพื่อซ่อมแซมความเสียหายและหลีกเลี่ยงการก่อให้เกิดความขุ่นเคืองในอนาคตอย่างไร

จำไว้ว่าจดหมายขอโทษไม่ใช่เครื่องมือในการพิสูจน์การกระทำของคุณหรือกล่าวโทษตัวเอง จดหมายนี้มีไว้สำหรับผู้รับซึ่งมีไว้เพื่อจัดการกับการกระทำและความรู้สึกของพวกเขา

เมื่อใดควรเขียนจดหมายขอโทษ

จดหมายขอโทษอาจมีค่าในสถานการณ์ที่คุณก่อหรือมีส่วนในการกระทำผิดหรือความผิดพลาดที่ส่งผลเสียต่อบุคคลอื่น

ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเขียนจดหมายถึงเพื่อน สมาชิกในครอบครัว หรือคู่ที่คุณห่วงใยแต่ได้ดูถูกหรือถูกมองข้าม จดหมายขอโทษยังมีประโยชน์เมื่อคุณประนีประนอมความสัมพันธ์อื่นๆ เช่น ความสัมพันธ์ ใน ที่ ทำงาน คุณอาจตัดสินใจที่จะเขียนคำขอโทษสำหรับความ ผิดพลาดเกี่ยวกับงาน หรือการไม่ให้เครดิตเพื่อนร่วมงาน

วิธีเขียนจดหมายขอโทษ

การเขียนจดหมาย ขอโทษเริ่มต้นด้วยการขอโทษ แต่ก่อนที่จะเขียนความคิดของคุณ ให้แน่ใจว่าคุณรู้สึกสงบและชัดเจน

ให้เวลากับตัวเองเพียงพอในการประมวลผลอารมณ์และสถานการณ์ของตัวเอง เพื่อให้คุณเข้าใจมุมมองของผู้รับ เมื่อคุณพร้อมที่จะขอโทษ ให้ใส่องค์ประกอบด้านล่างในจดหมายของคุณ

1 ขอโทษโดยไม่มีเงื่อนไข

ในตอนต้นของจดหมายขอโทษ ให้เขียน ว่า “ฉันขอโทษสำหรับ . ” หรือ “ฉันขอโทษสำหรับ . ” ตามด้วยสิ่งที่คุณสำนึกผิดเป็นพิเศษ การแสดงความสำนึกผิดล่วงหน้าแสดงถึงความอ่อนน้อมถ่อมตนและความตระหนักรู้ว่าคุณส่งผลต่ออีกฝ่ายอย่างไร

2 รับทราบผลกระทบ

ต่อไป ให้รับรู้ถึงผลกระทบที่การกระทำของคุณมี ไม่ว่ากับผู้รับ กลุ่ม หรือสถานการณ์ที่ใหญ่กว่า การยอมรับความรับผิดชอบต่อผลกระทบที่คุณมีต่อผู้อื่นแสดงให้เห็นว่าคุณเข้าใจว่าทำไมพวกเขาถึงเจ็บปวด เสียใจ หรือผิดหวัง นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญเพราะมันจะตรวจสอบความรู้สึกของพวกเขา ซึ่งสามารถช่วยให้พวกเขารู้สึกได้ยินและมองเห็นได้

บางครั้งอาจดูเหมือนเป็นประโยชน์ที่จะอธิบายสั้นๆ ว่าเกิดอะไรขึ้นที่นำไปสู่ความขุ่นเคือง อย่างไรก็ตาม จงระมัดระวังในการหาข้อแก้ตัวสำหรับพฤติกรรมของคุณ ผู้รับที่เมินเฉยอาจไม่สนใจเหตุผลที่ ว่าทำไม คุณถึงทำลายความไว้วางใจของพวกเขา มีเพียงคุณเท่านั้นที่มี

3 ชดใช้ความผิด

ในส่วนนี้ของจดหมายขอโทษ โปรดแสดงความปรารถนาที่จะชดใช้ เสนอคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีที่คุณวางแผนจะเปลี่ยนแปลงการกระทำของคุณในอนาคต หลีกเลี่ยงข้อความเช่น "บอกฉันว่าฉันจะทำอะไรได้บ้างเพื่อให้สิ่งนี้ถูกต้อง" ซึ่งทำให้ภาระในการหาทางส่งต่อผู้รับ

แทนที่จะใช้แรงงานทางจิตโดยนำเสนอวิธีแก้ปัญหาของคุณเองเพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณมาจากสถานที่แห่งการเรียนรู้และความปรารถนาดีอย่างแท้จริง

4 เสนอความมั่นใจ

ย้ำความปรารถนาของคุณที่จะสร้างใหม่จากประสบการณ์นี้ด้วยกัน และรับรองพวกเขาว่าคุณได้เรียนรู้จากความผิดพลาดของคุณ

เมื่อคุณเขียนจดหมายขอโทษเสร็จแล้ว ควร กระชับ และตรงไปตรงมา ที่สำคัญควรแสดงให้เห็นว่าคุณได้ยินและเห็นอกเห็นใจกับประสบการณ์ของผู้รับ

จำไว้ว่าจดหมายขอโทษไม่ได้รับประกันการให้อภัยของอีกฝ่าย เป็นขั้นตอนแรกในการฟื้นคืนศรัทธาที่สูญเสียไปในความสัมพันธ์ที่สำคัญสำหรับคุณ

สิ่งที่ไม่ควรรวมไว้ในจดหมายขอโทษ

การรักษาความเป็นกลางในจดหมายขอโทษอาจเป็นเรื่องยาก แม้ว่าคุณจะรู้ว่าการขอโทษเป็นสิ่งที่ควรทำ ด้านล่างนี้คือเคล็ดลับบางประการเกี่ยวกับสิ่งที่ควรแยกจากคำขอโทษที่เป็นลายลักษณ์อักษร:

การกล่าวโทษ: สิ่งนี้อาจดูเหมือน ภาษาประเภทนี้ทำให้อีกฝ่ายเป็นภาระราวกับว่าจะบอกว่าพวกเขา “ทำได้ดีกว่านี้” แทนที่จะรับผิดชอบต่อการกระทำของคุณเอง

คำอธิบายที่ยืดยาว: ในขณะที่ใช้วิธีการอธิบายอาจชี้แจงว่าสถานการณ์พัฒนาขึ้นอย่างไร มีเส้นบางๆ ระหว่างสิ่งนั้นกับการหาเหตุผลเข้าข้างตนเองสถานการณ์เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด ประเด็นของจดหมายอาจหายไปในการย้ำถึงสิ่งที่เกิดขึ้น

ความสงสารตัวเอง: การเขียนจดหมายขอโทษด้วยข้อความเช่น มันพยายามดึงพวกเขามาสนับสนุนและสร้างความมั่นใจให้คุณแทนที่จะมุ่งเน้นไปที่การที่คุณยอมรับความผิดพลาดของคุณอย่างจริงใจ

คำขอโทษที่ไม่จริงใจ: คำพูดที่ส่งผลต่อ โดยไม่คำนึงถึงเจตนาของคุณ รับทราบความผิดของคุณสำหรับผลลัพธ์

น้ำเสียงที่ไม่โต้ตอบและก้าวร้าว: ความรู้สึกมากมายอาจเกิดขึ้นได้หลังจากตระหนักว่าคุณทำร้ายใครซักคน ตัวอย่างเช่น คุณอาจแอบรู้สึกรำคาญหรือถูกบังคับให้ระงับความขัดแย้งทันทีเพื่อรักษาตัวเอง

ข้อความเชิงโต้ตอบเชิงก้าวร้าว เช่น “ฉันขอโทษที่คุณรู้สึกขุ่นเคือง” บ่งบอกว่าคุณไม่ได้เสียใจสำหรับอันตรายที่คุณก่อขึ้น แต่ควรเสียใจที่คุณต้องเผชิญกับผลที่ตามมาของการล่วงละเมิดของคุณ ในทางกลับกัน การเขียนคำขอโทษ เช่น “ฉันขอโทษ ฉันขอโทษ ฉันขอโทษ” จะพยายามทำให้อีกฝ่ายเงียบโดยเร็วเพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งที่จะเกิดขึ้นต่อไป

ตัวอย่างจดหมายขอโทษสั้นๆ

ด้านล่างนี้คือตัวอย่างจดหมายขอโทษสั้นๆ ในสถานการณ์ต่างๆ ในชีวิต

ตัวอย่างจดหมายขอโทษถึงผู้จัดการ

เรียน คุณเมนโดซา

ฉันขอโทษสำหรับน้ำเสียงที่หยาบคายของฉันขณะพูดคุยกับลูกค้าระหว่างการสนทนาทางวิดีโอเมื่อวานนี้ จากการไตร่ตรองเพิ่มเติม ฉันรู้ว่าฉันไม่เพียงแต่นำเสนอตัวเองอย่างไม่เป็นมืออาชีพ แต่ยังขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานของการประชุมด้วยการสร้างความตึงเครียด ผมเห็นว่าผมทำให้ทีมและบริษัทอยู่ในสถานการณ์ที่ยากลำบาก

ฉันได้ติดต่อกับสมาชิกในทีมของฉันที่เข้าร่วมเป็นการส่วนตัวเพื่อขอโทษที่ทำให้พวกเขาอยู่ในจุดที่ไม่สบายใจ ฉันมุ่งมั่นที่จะทำให้ดีขึ้นในสถานการณ์ที่มีความกดดันสูงและเรียนรู้กลยุทธ์ในการแก้ไขข้อขัดแย้ง เพื่อช่วยให้ฉันสื่อสารตามมาตรฐานของบริษัท ฉันขอโทษอย่างจริงใจสำหรับความผิดพลาดของฉันและแน่นอนว่าจะยอมรับผลที่ตามมาจากการกระทำของฉัน

ตัวอย่างจดหมายขอโทษถึงเพื่อน

คาริสที่รัก

ฉันเสียใจมากเกี่ยวกับความคิดเห็นที่ฉันไม่ได้คิดเกี่ยวกับการเลือกของคุณทำงานเป็นฟรีแลนซ์ พวกเขามีวิจารณญาณและทำร้ายร่างกาย และฉันเสียใจอย่างสุดซึ้งที่ทำให้พวกเขา

คุณเชื่อใจฉันด้วยการแบ่งปันแผนการของคุณในการเปลี่ยนอาชีพ และฉันก็ทำลายความไว้วางใจนั้น แทนที่จะเป็นเพื่อนที่คอยสนับสนุน ฉันแสดงความกลัวของตัวเองไว้กับคุณ นั่นเป็นความผิดของฉัน และมันก็อภัยไม่ได้

หลังจากไตร่ตรองเรื่องนี้มากขึ้น ฉันก็ตระหนักว่าฉันตัดขาดจากคุณหลายครั้งในขณะที่คุณพยายามอัปเดตเกี่ยวกับการเปลี่ยนอาชีพของคุณ ก้าวไปข้างหน้าฉันสัญญาว่าจะเคารพคุณด้วยการฟังด้วยใจที่เปิดกว้างและเปิดใจ

ฉันเสียใจจริง ๆ กับคำพูดดูถูก คุณไม่สมควรได้รับสิ่งนั้น และมิตรภาพของเรามีความหมายทุกอย่างสำหรับฉัน ฉันชอบที่จะคุยเรื่องแผนการของคุณเมื่อเราพบกันอีกครั้ง

จดหมายขอโทษคำถามที่พบบ่อย

จดหมายขอโทษคืออะไร?

จดหมายขอโทษเป็นการรับทราบเป็นลายลักษณ์อักษรว่าพฤติกรรมหรือคำพูดของผู้เขียนส่งผลเสียต่อบุคคลหรือกลุ่มอื่นอย่างไร สามารถใช้เพื่อชดใช้ทั้งในสถานการณ์ส่วนตัวและในที่ทำงานสำหรับความผิดพลาด

จุดประสงค์ของจดหมายขอโทษคืออะไร?

การเขียนจดหมายขอโทษสำหรับความผิดพลาดหรือความผิดอาจเป็นวิธีที่จริงใจในการแสดงความสำนึกผิดและการปลงอาบัติ เป้าหมายสูงสุดของจดหมายขอโทษคือการทำงานเพื่อสร้างความไว้ใจที่สูญเสียไปในความสัมพันธ์

เคล็ดลับในการเขียนจดหมายขอโทษมีอะไรบ้าง?

ในการเขียนจดหมายขอโทษอย่างจริงใจ ให้เน้นที่ความรู้สึกและประสบการณ์ของผู้รับ หลีกเลี่ยงการใช้จดหมายเพื่อพิสูจน์ตัวเองและมุมมองของคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณสามารถบรรลุสิ่งนี้ได้โดยการเขียนคำขอโทษที่ชัดเจนและรัดกุมสำหรับความผิดนั้น ๆ และยอมรับความรับผิดชอบของคุณในสถานการณ์นั้น จากนั้นอธิบายว่าคุณจะหลีกเลี่ยงรูปแบบเก่าได้อย่างไรในอนาคต